Google Docs es una alternativa a Microsoft Word que en poco tiempo se ha instaurado en los hogares como herramienta ofimática. Con una amplia gama de funciones de colaboración, el procesador de textos es bueno tanto para uso personal como profesional.

A pesar de esto, Google Docs puede parecer un poco complejo para los usuarios nuevos. Esto puede deberse a la variedad de herramientas y opciones que se pueden encontrar en el procesador de textos.

Para mejorar un poco la experiencia de edición general, ofrecemos a continuación, algunos consejos sobre cómo aprovechar al máximo Google Docs. Aquí hay más de una docena de consejos de Google Docs que todo el mundo debería conocer.

Utiliza Google sin cambiar las ventanas

Google ha agregado sus capacidades de motor de búsqueda en Google Docs, por lo que puedes añadir las opciones de búsqueda a tu trabajo sin tener que salir de la ventana principal en la que te encuentras trabajando. 

La herramienta explorar de Doc se encuentra en la pestaña ‘Explorar’, o bien, haciendo clic en ‘Ctrl-Alt-Shift-I’ o ‘Cmd-Alt-Shift-I’ si se trata de usuarios con equipos de Apple. Podrás añadir imágenes de Google, resultados de búsquedas o documentos relevantes. 

Añadir una firma electrónica

Las firmas electrónicas son una opción ampliamente utilizada para agregar ese toque personal a los documentos. Te ahorran la necesidad de imprimir documentos, firmarlos físicamente, escanearlos de nuevo al PC y luego enviarlos por correo electrónico.

Para crear uno tan solo debes seguir unos sencillos pasos. Acude a la pestaña 'Insertar', selecciona 'Dibujo' y luego la opción 'Garabato'. Desde allí podrás esbozar tu firma de forma sencilla.

Gestionar textos repetidos

Supongamos que eres un director de proyecto que escribes con mucha frecuencia una palabra concreta en los borradores de los documentos del proyecto. Para ahorrar tiempo, ve a ‘Herramientas > Preferencias’ desde dentro de un documentos de Google Docs.

En la ventana emergente que aparece, debajo de sustitución automática, escribe debajo del encabezado la palabra con la que desees reemplazar y a continuación, haz clic en ‘aceptar’. 

Si no funcionase como deseas, vuelve a la opción de ‘Herramientas > Preferencias’ para asegurarte de que la opción de ‘Sustitución automática’ está marcada. Intenta elegir sustituciones que sean breves con combinaciones de letras únicas. 

Reclamar más bienes y visualización

Para ganar más espacio en la pantalla de visualización, debes acudir a la pestaña de ‘Ver > Pantalla Completa’ o bien, presionar la combinación de teclas ‘Ctrl-Shift-F’. Esta función reduce el tamaño de la barra de menú para documentos de texto, dibujos y hojas de cálculo. 

Tendrás que establecer esta preferencia para cada tipo de documento por separado. Entonces, si configuras controles compactos en documentos de texto, por ejemplo, tus hojas de cálculo no usarán este diseño hasta que también lo configures igual.

Si deseas más espacio todavía, intenta ver tus documentos a pantalla completa. Esta configuración no se expande a tu tamaño de pantalla completa, pero se hace cargo de toda la pestaña del navegador y oculta todos los menús y barras de herramientas de Google Docs. 

Agregar marcadores

Si resulta que estás escribiendo un documento bastante extenso, es posible que desees dividirlo en secciones para que sea más fácil de leer, colaborar o incluso localizar secciones o apartados concretos. 

Las secciones de marcadores crearán una barra lateral de contenido que son básicamente hipervínculos a ciertas partes de tu documento. Además de distribuir mejor el documento, te permitirán desplazarte por el mismo con gran rapidez. 

Debes ir a la sección de ‘Insertar’ y seleccionar la opción de ‘Marcador’ para crear una señal que luego se insertará a modo de enlace cuando el documento te lo solicite. 

Ver archivos de texto sin formato

Si prefieres usar editores de texto sin formato de escritorio como puede ser el caso de Emacs, Gedit, NotePad o Vim, es posible que los archivos creados en esas aplicaciones no se muestren en Google Docs de forma adecuada. 

Antes de cargar un archivo de texto sin formato en Google Docs, haz clic con el botón derecho del ratón sobre el archivo y selecciona cambiar el nombre. Añade la extensión de nombre de archivo .txt al final. Ahora no tendrás problemas en leer el documento en Docs. 

Escribe un documento con Speech

Google ha implementado en Docs la opción de conversión de voz a texto de manera que puedes llegar a escribir y editar textos con simples comandos de voz. Por ejemplo, podrás decir ‘resaltar palabra’ para luego decir ‘eliminar palabra’ entre otras funciones. 

Para usar esta función tan solo deberás dirigirte a la pestaña de ‘Herramientas’ y luego marcar la opción de ‘Dictado por voz’. 

Etiquetar a alguien en un comentario

Si resulta que colaboras con diferentes personas en un mismo documento de Google, puedes hacer un comentario en un sitio determinado y etiquetar a una determinada persona. Esto significa que recibirá una notificación por correo electrónico y podrá responder desde allí. 

Para ponerlo en marcha, dirígete a ‘comentarios’, coloca un símbolo ‘+’ y escribe la dirección de correo electrónico de la persona que debe contestar, añadiendo el comentario que desees hacer. 

Crear un diccionario personal

Si utilizas mucho la jerga en tus redacciones y no quieres que se interprete como errores ortográficos, puedes crear tu propio diccionario personal.

Acude a la opción de ‘herramientas’ y luego marca la opción de ‘diccionario personal’. Ahora podrás agregar palabras fácilmente desde este lugar. 

Utiliza la búsqueda

Aquí también resulta muy interesante la opción de búsqueda de Google. Dirígete a ‘Documentos’, inicia sesión y busca lo que deseas encontrar. Google Docs encontrará cualquier término de búsqueda esté en el documento o en el propio archivo. 

Desactiva las notificaciones

Para detener las notificaciones por correo electrónico,  abre el documento deseado, haz clic en el menú desplegable de comentarios situado en la esquina superior derecha de la pantalla y selecciona notificaciones.

En la ventana emergente, selecciona no enviarme notificaciones por correo electrónico para este documento (no recomendado). Siempre puedes optar por recibir una notificación solo cuando se te mencione en un comentario o cuando alguien responda a algo. 

Buscar opciones de menú adicionales

En Google Docs hay más opciones de menú contextual de lo que parece. Cuando estés en un documento, mantén presionada la tecla ‘Alt’ y presione la tecla /, y verás la opción 'Buscar en los menús'. 

Podrás buscar prácticamente cualquier función que hayas utilizado en otra aplicación de procesador de textos, y probablemente, la encontrarás aquí.

Abrir Google Docs en diferentes pestañas

De forma predeterminada, Google Docs abre cada uno de tus documentos tan pronto como haces clic en ellos (obviamente), pero puedes cambiar su comportamiento para que abra los documentos en una nueva pestaña. Es ideal si estás trabajando con muchas cosas a la vez.

Haz clic en los tres puntos situados a la derecha del documento. Con esto, abrirás un menú desplegable. Haz clic en 'abrir en una pestaña nueva'.

Descubre quién cambió un artículo

Google Docs te permite ver quién realizó cambios en cualquier documento de colaboración, con tantos detalles como necesites. Para comenzar, haz clic en archivo y consulta el historial de versiones. 

Se abrirá una barra lateral en el lado derecho, detallando todos los cambios recientes del documento. Cada persona que editó el documento aparece en la barra lateral, con el color correspondiente.

Los cambios de diferentes editores se resaltan en su color asignado. Si deseas ver detalles adicionales, como revisiones celda por celda en una hoja de cálculo, haz clic en el botón ‘Mostrar revisiones’ más detalladas en la parte inferior de la barra lateral. 

Para restaurar tu documento a una versión anterior, busca la versión que desees en el historial y luego haz clic en ‘Restaurar’ esta revisión bajo el nombre del editor. Si deseas ver las revisiones del documento sin resaltar el color, desmarca la casilla ‘Mostrar cambios’. 

Para salir del historial de revisión sin realizar ningún cambio, haz clic en la X de la parte superior de la barra lateral. 

Inserta imágenes de forma rápida

En Google Docs, es posible insertar casi cualquier imagen en un nuevo documento de texto simplemente arrastrando y soltando el archivo desde tu escritorio (siempre que estés usando una versión reciente de Chrome, Firefox, Explorer, o Safari). 

Trabajar sin conexión a Internet

Google Docs ofrece la posibilidad de crear y editar documentos sin conexión para todos los usuarios. Hay una configuración para habilitar la sincronización sin conexión donde los usuarios pueden descargar archivos en sus dispositivos y editarlos sin conexión. 

Cuando se restablezca la conexión a Internet, Docs sincronizará y actualizará estos archivos automáticamente. En la página de inicio de Documentos, haz clic en la opción del menú de la izquierda que se muestra con tres líneas horizontales. 

Luego elige la configuración y 'activa' la sincronización sin conexión. Esto abrirá una nueva ventana en la que podrás elegir habilitar la sincronización sin conexión desde allí.