Cuando te das cuenta de que has borrado o no has guardado los cambios en un documento de Word, Excel o PowerPoint tiende a cundir el pánico. Puede que hayas sido víctima de un fallo de Windows, o incluso de un corte de luz. Pero las horas de trabajo duro pueden no estar perdidas, ya que hay varias formas de intentar recuperar los documentos de Office.

Te explicaremos dónde buscar archivos temporales, copias de seguridad y versiones antiguas de tus archivos, así como el software que puede intentar recuperar un archivo eliminado. 

Puede que también quieras saber cómo descargar Microsoft Word gratis en tu ordenador. 

El mejor consejo: Si has borrado accidentalmente algo en un documento (o todo el documento) pero Word, Excel o PowerPoint sigue abierto, pulsa Ctrl-Z para deshacer el error.

Esto funciona en la mayoría de las situaciones, incluso en los navegadores web, así que si has perdido un correo electrónico entero o un mensaje largo en un foro, prueba el truco de Ctrl-Z.

Si no funciona, puede que aún sea posible recuperar el documento. En realidad, depende de cómo esté configurado tu ordenador (y Office en particular), de la versión de Office que utilices y de cómo se haya perdido, borrado o corrompido el archivo.

No hay garantías, pero intenta lo siguiente y podría volver a funcionar.

Busca la versión de recuperación automática o de copia de seguridad

Por defecto, Office guarda una copia de tu archivo de vez en cuando en caso de un corte de luz u otro fallo. En teoría, cuando vuelvas a iniciar Word, Excel u otro programa de Office, debería presentar una lista de archivos en los que puedes seguir trabajando, pero a veces no verás nada en absoluto.

Si esto sucede, aquí está cómo encontrar los archivos de AutoRecover: 

Word 2002 / 2003

  • En el menú Herramientas, haz clic en 'Opciones'
  • Ve a la pestaña 'Ubicaciones de archivos' y haz doble clic en 'Archivos de recuperación automática'
  • Copia o escribe la ruta del archivo, haz clic en 'Cancelar' y luego en 'Cerrar'
  • Con el 'Explorador de Windows', vaya a la ubicación del archivo de recuperación automática
  • Busca los archivos con nombres que terminen en .asd

Word 2007

  • Haz clic en el botón de Office (arriba a la izquierda) y elige 'Opciones de Word'
  • En el panel de navegación, haz clic en 'Guardar'
  • En el cuadro de ubicación del archivo de recuperación automática, anota la ruta y haz clic en 'Cancelar'.
  • Utilizando el Explorador de Windows, navega hasta la ubicación del archivo de recuperación automática
  • Busca los archivos con nombres que terminen en .asd

Word 2010

  • Ve al menú 'Archivo' y selecciona 'Recientes'
  • Haz clic en 'Recuperar documentos no guardados' (en la parte inferior)

Esto te lleva a la carpeta en la que Office guarda automáticamente tu trabajo, aunque nunca hayas pulsado 'Guardar' y le hayas dado un nombre de archivo.

Del mismo modo, en Office 2013 o posterior, aparecerá un panel con la lista de documentos recuperados la próxima vez que abra un documento:

Búsqueda manual

Si todo esto falla, entonces puedes hacer un poco de trabajo de detective. Puede utilizar la Búsqueda de Windows (o el cuadro de búsqueda del menú Inicio en Windows Vista, 7 o 10) para buscar el nombre del archivo (suponiendo que lo haya guardado al menos una vez).

Solo tienes que recordar una palabra del nombre del archivo, o si no, buscar todos los documentos de Word. Para ello, escriba *.doc o escriba *.docx para encontrar todos los archivos de Word. (El '*' se llama comodín y significa que Windows devolverá cualquier archivo con extensión .doc o .docx).

Si sabes que has utilizado un tipo de archivo diferente, como RTF, busque *.rtf en su lugar. (Los archivos de Excel son .xls o .xlsx, mientras que los documentos de PowerPoint tienen extensiones .ppt o .pptx).

Si esto falla, intenta buscar archivos de copia de seguridad de Word utilizando los comodines *.wbk o *.asd. Si no encuentras nada, prueba con *.tmp o ~*.*. Puedes encontrar información más detallada en la página de solución de problemas de Microsoft.

Recuperar documentos

Es fácil borrar un documento sin querer, pero las posibilidades de recuperarlo son bastante altas, sobre todo si actúas con rapidez.

En primer lugar, busca en la papelera de reciclaje de Windows (debería haber un acceso directo en el escritorio). Lo más probable es que el documento se encuentre en esta carpeta temporal, a menos que tengas la costumbre de pulsar Mayúsculas-Suprimir, en cuyo caso se salta la papelera de reciclaje y se elimina "correctamente".

Sin embargo, en realidad no se borra del disco duro: Windows simplemente "olvida" dónde está el archivo y ese espacio de disco puede sobrescribirse con un nuevo archivo.

Es en este punto donde debes probar una utilidad de recuperación de archivos. Hay muchas opciones gratuitas, pero una de las más populares es Recuva, que viene en versiones instalables y "portátiles".

Esto es importante, ya que no quieres descargar o instalar una utilidad en el ordenador en el que reside tu archivo eliminado, ya que el nuevo programa podría sobrescribirlo.

En lugar de ello, instala la versión portátil de Recuva en una práctica unidad flash USB (utilizando un ordenador diferente para descargarla) y luego ejecútala en el ordenador donde se ha eliminado tu archivo. Siempre que no se haya sobrescrito, deberías poder recuperar el documento, aunque puede faltar el nombre del archivo.

Encuentra una copia del documento

Es posible que haya una copia más antigua de tu archivo, lo que podría ahorrarte algo de trabajo, ya que sólo tendrás que actualizarlo si se han realizado cambios entre la copia y la versión que se ha perdido.

Pero a menos que tú (o alguien) haya marcado la opción, Office no crea automáticamente copias de tus documentos. Pero si está activada, debería haber una segunda versión de tu archivo llamada 'Copia de seguridad de xxxx', donde xxxx es el nombre del archivo original.

Para futuras referencias, y no es que quieras oírlo ahora, pero para forzar a Office a hacer copias tienes que ir a las opciones, encontrar la sección Guardar y buscar un ajuste de "Crear siempre una copia de seguridad".

No todas las versiones de Office lo tienen, pero allí encontrarás opciones para guardar los datos de la recuperación automática: establece el tiempo entre los guardados automáticos a unos pocos minutos, y así solo perderás una pequeña cantidad de trabajo.

Algunos servicios de almacenamiento en la nube, incluido Dropbox, crean automáticamente copias (versiones) de tus archivos cada vez que los editas, así que merece la pena comprobarlo si tu archivo se ha guardado en la nube.

Otro rayo de esperanza para encontrar tu archivo viene en forma de Windows Shadow Copy. No está disponible en todas las ediciones de Windows, pero puedes comprobar si la tuya la tiene y si está activada o no.

Para ver si existe una versión anterior de tu archivo, inicia el Explorador de Windows y haz clic con el botón derecho del ratón en el archivo que contiene tu documento. Haz clic en Propiedades y busca la pestaña Versiones anteriores.

Si hay una, haz clic en ella y deberías ver una lista de fechas. Haz doble clic en la fecha en la que crees que debería haber existido el archivo y búscalo.

Artículo original publicado en inglés en nuestra web hermana TechAdvisor.