Si eres de los que está cansado de tener que usar el ordenador para manejar documentos digitales, hojas de cálculo y archivos PDF debes saber que la aplicación Office de Microsoft para iOS y móviles Android, ofrece la oportunidad de trabajar a la antigua. 

De esta forma, los niños podrán trabajar a la antigua usanza en formato de papel para luego escanear el documento con tu móvil y enviar el trabajo a su profesor. 

Microsoft lanzó su aplicación Office para iOS y Android a principios de año, y es mucha la gente que ha aprovechado su potencial para manejar documentos desde casa durante la pandemia. 

Y es que las herramientas englobadas bajo el paraguas de Office permiten gestionar las tareas diarias de documentos para adultos y menores, ahorrando tiempo en procesos como la captura de información, corrección de textos o la firma digital del documento.

A continuación, hemos preparado una serie de tutoriales rápidos sobre cómo hacer las cosas más fáciles con Office. Podrás convertir una foto a PDF, firmar un PDF ya creado, capturar una página de un libro y extraer el texto con el modo de OCR, y así mucho más. 

A diferencia del resto de programas editores de documentos PDF que suelen ser de pago, las funciones ofrecidas por la aplicación de Office para tu móvil son totalmente gratuitas. 

Cómo escanear los deberes de tus hijos

Existen infinidad de formas de poder escanear documentos para almacenarlos en el móvil y compartirlos. La forma que aquí te proponemos, se basa en el uso de la aplicación de Office. Si tienes un móvil Android, navega hasta el icono de ‘Acciones’ de la parte inferior de la pantalla. 

Verás una lista completa de elementos de menú interesantes. Haz clic en la opción de ‘Escanear a PDF’. Esto te llevará a una pantalla de captura de fotos bastante convencional con algunas opciones interesantes. 

De forma predeterminada, ‘Documento’ está resaltado. Si colocas la hoja de trabajo de tu hijo sobre la mesa, verás un pequeño rectángulo fantasma que le rodea. El fruto de aplicar IA, para detectar los bordes del documento y alinearlos para que tu PDF aparezca ordenado. 

En otras palabras, no pierdas demasiado tiempo intentando alinear los bordes de la hoja, dado que la aplicación se encargará de hacerlo por tí. 

Office escaner

Elegir la opción ‘pizarra’ te permitirá capturar la foto de una obra de arte que esté colgada en la pared y nuevamente, Office la encuadrará perfectamente. Office te permite ajustar los marcos según tu elección y guardar el archivo como PDF para acceder desde la pantalla principal. 

Office modo pizarra

Office tiene la opción de convertir una foto existente (almacenada en el álbum de fotos de tu cámara) a formato PDF, pero todo lo que hace es convertir la imagen en un PDF sin aplicar recortes de IA. Es más sencillo tomar una nueva foto si tienes delante el documento original. 

Cómo firmar un PDF desde tu teléfono móvil

Si resulta que te ves en la necesidad de firmar un documento que tienes que enviar de vuelta al profesor o a alguna persona de forma electrónica, la aplicación de Office también lo facilita. 

¿Tienes un documento impreso? Utiliza la función de ‘Escanear a PDF’ indicada anteriormente para convertirlo en un documento PDF.

¿Tienes un documento electrónico, como un archivo de Word o Google Docs? Si es un archivo de Google Docs, guárdalo en formato Word. Estos archivos se pueden abrir con la herramienta de conversión a PDF, que es parte de la aplicación móvil de Office que usas. 

Una vez que tengas un PDF de tu archivo, deberías ver la opción de ‘Firmar un PDF’ dentro del encabezado de ‘Acciones’, debajo del subtítulo ‘Hacer más con PDF’. 

La aplicación abrirá tu PDF y seleccionará un lugar para añadir la firma. No te preocupes por la ubicación si no es precisa. Una vez pulsado, se abrirá una ventana diferente donde podrás agregar tu firma. 

Office foto firma

Una vez que hayas representado tu firma, el PDF se volverá a abrir con una superposición gigantesca de tu firma superpuesta. Pellizca o amplía la firma para reducirla o ajustarla al espacio deseado y luego guarda el PDF. 

Office PDF en móvil

Cómo enviar un PDF desde la aplicación de Office

La pantalla principal de la app de Office permite compartir un documento por mensaje de texto o correo, incluidos los PDF que acabas de crear. Si lo que necesitas es mover el archivo de tu ordenador a otro lado, deberás hacer uso de la opción de ‘Transferir archivos’. 

La opción ‘transferir archivos’ situada en la parte superior de la página ‘Acciones’ te dirigirá a transfer.office.com, un sitio web donde se te pedirá que escanees un código con tu teléfono para autenticarte. 

Office Acciones

Debido a que está basado en la web, deberías poder transferir el PDF independientemente de si el ordenador portátil es una Chromebook o un PC con Windows. 

En tu teléfono, deberás seleccionar ‘Enviar o Recibir’ para asegurarte de que el archivo va en la dirección correcta. Busca el archivo en el ‘Explorador de archivos’ y guárdalo donde debería estar.

Cómo usar tu teléfono como OCR para escanear texto

Hay otro truco la mar de interesante del que pueden beneficiarse los niños que trabajan con un libro de texto impreso y necesitan capturar notas: lo hace convirtiendo tu teléfono en un dispositivo OCR (reconocimiento óptico de caracteres). 

No estamos escaneando una página como lo haría un escáner, pero estamos leyendo y copiando el texto de la página.

Office usar OCR

Para comenzar el proceso, debes dirigirte a la página ‘Acciones’ una vez más y seleccionar la opción ‘Imagen a texto’. Esto funcionará tanto con una foto como con una imagen almacenada. 

Office hace esto bastante bien, aunque siempre querrás corregirlo. Obtendrás mejores resultados si la página es plana y está bien iluminada.

Office escáner documento

Como habrás podido comprobar, las herramientas que engloba Office para usuarios de Android e iOS son una forma práctica de ahorrar algo de tiempo y esfuerzo en tareas que repetimos con mucha frecuencia. ¡Ponlas en práctica y ahorra tiempo!.

El contenido fue elaborado por Mark Hachman y publicado en PCWorld USA.