Si usas Microsoft Teams con regularidad, es probable que ya estés familiarizado con los conceptos básicos de la aplicación. Cambiar tu apariencia, crear equipos separados o colaborar en documentos y compartir pantalla son cosas que la mayoría saben hacer. 

Sin embargo, aunque te sientas cómodo con la herramienta, debes saber que hay características menos conocidas que Microsoft no destaca, pero que conviene conocer para moverte con soltura en tus videollamadas. 

Por este motivo, hemos reunido 10 trucos y consejos muy valiosos que te ayudarán a aprovechar al máximo Microsoft Teams. Esto cubre tanto las funciones básicas, como las más avanzadas, aunque no siempre las de Windows están disponibles en Mac y viceversa. 

Compartir pantalla

La función de compartir pantalla en Microsoft Teams quizá sea una de las más usadas en videollamadas y, sin embargo, la gente suele tener dificultades para encontrarla. Cuando tengas una llamada activa, haz clic en el botón de ‘bandeja Compartir’ de la barra inferior. 

Esta barra, en ocasiones se mantiene oculta durante la videollamada, pero haciendo clic en cualquier parte de la pantalla, vuelve a aparecer. La función te permite compartir todo el escritorio, la ventana abierta, o una aplicación en concreto.  

Mensajes durante una videollamada

Durante las videollamadas, hay situaciones en las que es probable que tengas que presentarte a un grupo, o bien, verter alguna opinión sin interrumpir al ponente. Para abrir el canal de chat, haz clic en el icono del globo de diálogo situado a la derecha de la barra.

Se abrirá una ventana a la derecha en la que podrás escribir tu mensaje, o bien, consultar lo que otros hayan escrito. Todos recibirán una notificación emergente cuando se envíen nuevos mensajes. 

Si la llamada se estableció en un canal o un grupo específico, estos mensajes aún estarán disponibles una vez que la llamada haya concluido. 

Grabar reuniones

Grabar una reunión puede ser tremendamente útil, especialmente si estás siguiendo una clase online o una charla de gran interés sobre formación. También para aquellos casos en los que tengas que compartir la reunión con alguien que no pudo unirse a la llamada.

Para grabar la reunión, haz clic en los tres puntos del menú que se muestra arriba y selecciona ‘Iniciar grabación’. Tanto las imágenes, como el audio, se grabarán y luego quedarán almacenadas bajo un archivo. 

Ten en cuenta que se notificará a todos los participantes que la llamada está siendo grabada, con imágenes y audio disponibles como video poco después de que finalice la reunión. El anfitrión también puede optar por compartirla externamente.

Crea subgrupos con etiquetas específicas

Es posible que desees hablar con miembros específicos del equipo sobre un tema determinado, pero preferirías no pasar por la molestia de crear un canal completamente nuevo. 

Ahí es donde entran en juego las etiquetas, que te permiten agrupar personas según su tipo de trabajo o un proyecto específico. Es posible que el administrador de la empresa tenga que activar esta función para todos los miembros, pero es algo que merece la pena hacerlo. 

  1. Haz clic en ‘Equipos’ en el panel izquierdo y busca el equipo de personas que buscas.
  2. Coloca el cursor sobre él y haz clic en los tres puntos.
  3. Selecciona ‘Administrar etiquetas’.
  4. Elige a las personas que te gustaría agregar a una etiqueta específica y cómo te gustaría llamarla.

Ahora, ya puedes usar estas etiquetas para @mencionar a este grupo específico de personas, con la seguridad de que solo se les notificará a ellas lo que compartas.

Usar Microsoft Outlook y Teams juntos

Teams está diseñado para ser una ventana única de colaboración, por lo que puede ser un poco engorroso tener que salir a una aplicación separada para gestionar el correo electrónico mientras atiendes una videollamada. 

Sin embargo, Microsoft ahora te permite integrar dos herramientas como Outlook y Teams, lo que significa que puedes redactar un mensaje en Teams que también se envía como correo electrónico.

Para usar esta característica, primero deberás enviar el mensaje en Teams. Luego, coloca el cursor sobre el mensaje específico y haz clic en esos mismos tres puntos de antes. Haz clic en la opción que dice ‘Compartir en Outlook’. 

Suponiendo que Outlook está vinculado a la misma cuenta de Microsoft que Teams, se te pedirá que selecciones cualquier destinatario y añadas los comentarios oportunos. 

Guarda los chats para el futuro

Al tocar esos mismos tres puntos en cualquier mensaje, también podrás guardar las conversaciones para referencias futuras. Una vez guardados, puedes acceder a ellos haciendo clic en tu icono de la esquina superior derecha y eligiendo ‘Guardado’. 

Silenciar y ocultar notificaciones

Las notificaciones son geniales, hasta que te bombardean con ellas. Teams te da el control sobre quién puede y quién no enviarte notificaciones, lo que puede ser útil si eres miembro de muchos canales activos. 

Para canales específicos, dirígete al encabezado ‘Equipos’ y coloca el cursor sobre el canal para el que deseas cambiar las notificaciones. Haz clic en los tres puntos que aparecen y luego elige ‘Notificaciones’ del canal. 

A continuación, tendrá opciones para ‘Toda la actividad’, ‘Desactivado’ o ‘Personalizado’. Para un chat en particular, elige ‘Chat’ en el panel izquierdo y haz clic en los mismos tres puntos. Verás la opción de ‘Silenciar’ esa conversación en particular. 

Usa diferentes cuentas

Con Microsoft animando a las personas a usar Teams también para un uso generalizado, está claro que algunos querrán poder cambiar entre cuentas personales y profesionales. Todavía no hay una solución dentro de la aplicación, aunque puedes ejecutar una versión separada de Teams. 

Optar por el uso de la aplicación en modo Web puede ser una solución. Dirígete a teams.microsoft.com para comenzar, aunque es posible que debas cerrar sesión en tu cuenta antes de poder iniciar sesión en otra. 

Añadir aplicaciones importantes

Puede ser molesto el hecho de tener que cambiar entre varias aplicaciones todo el tiempo, especialmente si usas el mismo puñado todos los días. 

Para agregar una aplicación, simplemente tendrás que hacer clic en el icono ‘+’ junto a la persona o canal que has seleccionado y elegir entre una gran selección de aplicaciones. Si no ves esa opción, significa que el propietario no te ha otorgado permisos para los cambios. 

Colaborar en documentos de Microsoft Office

Las aplicaciones de Office de Microsoft han avanzado mucho desde que se centraran en el hecho de la colaboración en tiempo real, de manera que las personas pueden compartir y editar documentos directamente dentro de la interfaz de Teams, sin cambiar de app. 

Te animamos a consultar este contenido relacionado: Cosas divertidas que puedes hacer en Microsoft Teams.

Dado que la herramienta Zoom es otra gran alternativa, te ofrecemos un artículo sobre como traspasar el límite de 40 minutos de las videollamadas de Zoom.

Este artículo ha sido publicado previamente por Hans Christian en la publicación PC Welt.