Una de las grandes ventajas de Microsoft 365 es su amplia oferta de herramientas de colaboración. Al ser un servicio por suscripción basado en la nube, le permite a sus usuarios trabajar en equipo a tiempo real y desde varios dispositivos.

Pero antes de empezar a colaborar, deberás aprender a compartir archivos con otros. Te explicamos cómo compartir documentos en Microsoft Word, Excel y PowerPoint (el mismo proceso sirve para OneNote y Publisher).

Lo más habitual es trabajar en equipo desde la distancia desde un ordenador o portátil, pero debes saber que existen funciones similares para móvil e incluso a través de la app Microsoft Teams.

Cómo colaborar en documentos desde un ordenador

Aunque hay más funciones disponibles en las apps de escritorio de Office que en su equivalente web, las herramientas de colaboración son prácticamente las mismas.

Tendrás que abrir el documento que has compartido o que han compartido contigo. Si tienes permiso para editar, ya puedes empezar a escribir y los demás podrán verlo a tiempo real.

Puede darse el caso que solo tengas la opción de comentar:

1. Subraya el texto al que quieres añadir un comentario y haz clic derecho.

2. Elige 'Nuevo comentario' y escribe lo que quieras. También puedes usar '@' para etiquetar a una persona en concreto de las que tienen acceso al documento.

Cómo colaborar en Microsoft 365

3. El propietario o propietarios del documento podrán contestarte, eliminar el comentario o señalar como resuelto.

Por otro lado, algunos documentos solo serán compartidos para que puedas verlos, lo que significo que podrás leer la información en ellos pero no realizar ningún cambio.

Para poder editarlo, tendrás que crear una copia por separado para ti, pero los cambios que realices aquí no los verá nadie más a no ser que no compartas este segundo documento con ellos aparte.

Cómo colaborar en documentos desde un móvil

El proceso de compartir un documento es prácticamente el mismo en un móvil que en un ordenador, pero las funciones puede que estén situadas en sitios diferentes.

Lo primero que verás cuando abras un documento serán estos cuatro botones en la parte superior de la pantalla.

Cómo colaborar en Microsoft 365

Para empezar a editar, haz clic en el primer icono de la izquierda, que tiene forma de un lápiz. La lupa te permite buscar dentro del documento, mientras que el icono a su derecha es para cambiar la vista (impresión o móvil) desde la que editar. También hay opciones para compartir, guardar e imprimir.

Para añadir un comentario, lo más fácil es subrayar el texto desde la vista móvil y elegir 'Nuevo comentario'. Esto funciona prácticamente igual que con la versión para ordenador.

Los documentos que solo son de lectura suelen mostrarse en vista de impresión, aunque lo cierto es que puede que ni siquiera necesites abrir la app correspondiente para leerlos.

Cómo colaborar en documentos desde Microsoft Teams

Microsoft Teams ha sido diseñado para cubrir todas tus necesidades de compartir (chat, videollamadas...), y eso se extiende también a los documentos que quieras editar desde la app de escritorio o móvil.

1. Abre la app Teams y busca el canal (o crea una nueva conversación privada) donde quieres compartir el documento.

2. En el chat general del grupo, haz clic en el icono del clip debajo de la caja de texto para adjuntar el archivo.

3. Una vez subido, dale a 'Enter' para compartir dicho archivo con el grupo.

4. Deberías ver el mensaje que acabas de enviar con un enlace al documento. Haz clic en los tres puntos de la izquierda del documento y elige 'Editar en Teams'.

5. Ahora, verás una versión web de Word (o de la app Office que estés usando) con los cambios guardados a tiempo real. También tendrás la posibilidad de mostrar la conversación a la vez.

Cómo colaborar en Microsoft 365

Si no quieres pagar por una suscripción a Microsoft 365, te interesará consultar nuestras guías para obtener Word, Excel y PowerPoint gratuitamente.