Antes de empezar: pregúntate si realmente necesitas sincronizar los calendarios de Google y Outlook. Inicialmente, puedes pensar que sí, pero debes saber que hay varios enfoques alternativos que podrían resolver tu problema.

Por ejemplo, si tienes un iPhone, un teléfono Android o cualquier otro smartphone, es posible agregar varias cuentas y, por lo tanto, varios calendarios.

Este enfoque normalmente significa que los calendarios de Google y Outlook aparecen juntos en la misma aplicación. Esto no es sincronización, pero podrás también ver dos o más calendarios en la misma aplicación.

Si utilizas la aplicación de Outlook para Windows en un ordenador o portátil, podría ser el momento de deshacerse de ella y pasar a utilizar la versión en línea, Outlook.com, ya que admite varios calendarios.

Hay otras ventajas de utilizar un servicio de correo electrónico y calendario en línea: puedes iniciar sesión desde cualquier equipo con conexión a Internet y no tienes problemas de sincronización, ya que todo se almacena en línea.

Elige solo un servicio de email

Usar dos servicios de calendarios de dos compañías diferentes puede llevar a problemas y confusiones. Es por ello que vale la pena considerar usar sólo una cuenta de correo, si es posible.

Entendemos que es útil utilizar varios proveedores de correo electrónico, pero cuando se trata del calendario, ¿por qué no elegir uno y poder ver todas tus citas y eventos en el mismo sitio?

Simplificar la programación de citas y eventos resuelve el problema de sincronización al instante. Tanto Google como Microsoft admiten varios calendarios, como el de trabajo y el privado, y ofrecen vistas únicas o combinadas.

Al añadir un nuevo evento, puede elegir a qué calendario añadirlo. Esta es la única complicación, ya que es demasiado fácil añadir un evento al calendario equivocado. Pero al menos no tendrás problemas con la sincronización.

Si lo deseas, puedes consultar nuestra guía con los mejores servicios de email gratis de 2018, para que puedas comparar unos con otros y elegir el que mejor se ajuste a tus necesidades.

Cómo exportar un calendario de Google

Para exportar Google Calendar tendrás que utilizar la versión web desde un ordenador o Mac. Cuando abras el calendario correspondiente, haz clic en el icono de ‘Ajustes’, en la esquina superior derecha de la pantalla.

Después haz clic en ‘Configuración’ y aparecerá un menú con distintas opciones. En el menú de la izquierda verás la opción de ‘Importar y exportar’, haz clic sobre ella.

Aparecerán en pantalla dos categorías: la de importar, y la de exportar. Tendrás que hacer clic en el botón de ‘Exportar’ en este caso, y se descargará un archivo .zip.

Cómo importar un calendario de Google a Outlook

Para importar un calendario de Google a la app de Outlook para Windows, dirígete a ‘archivo’, ‘abrir’ y ‘exportar’. Selecciona la opción de importar un iCalendar (archivo .ics).

¿Puedo exportar un calendario Outlook?

Para exportar tu calendario Outlook (desde la aplicación de Outlook), dirígete a ‘archivo > abrir y exportar > importar y exportar’. Selecciona ‘exportar a un archivo’ y guárdalo con formato .cvs.

Para importarlo al calendario de Google haz clic en la flecha justo al lado de ‘otros calendarios’ y selecciona ‘importar calendario’.

En caso de que estés utilizando una versión más moderna, haz clic en los tres puntos en la parte derecha de uno de tus calendarios, después en ‘ajustes’ y en ‘compartir’. La opción de importar aparecerá a mano izquierda, en la parte superior.

Cómo importar un calendario con Outlook.com

Si utilizas la sección de calendario dentro de Outlook.com, entonces no podrás exportar, pero sí que podrás importar.

Para importar haz clic en ‘Añadir calendario’, elige ‘desde archivo’ en el menú que aparecerá y navega hasta encontrar el archivo .ics del calendario de Google que habrás descargado anteriormente para importarlo a Outlook.

Cómo visualizar ambos calendarios

Android

En un teléfono o tablet Android, podrás instalar la aplicación gratuita de Microsoft Outlook desde Google Play Store. (Desafortunadamente, en Android no se puede simplemente ‘añadir una cuenta’ como en casos anteriores).

Cuando instalas la app por primera vez en el teléfono, aparece un mensaje preguntándote si quieres vincularlo a otra cuenta, incluido Gmail. Elige esta opción, y tus calendarios estarán sincronizados.

iPhone & iPad

La aplicación Calendario para iPhone y iPad también puede configurarse para que muestre un calendario combinado de Google y Outlook al mismo tiempo. Ve a ‘Configuración > Correo > Contactos > Calendarios’ y toca sobre ‘Añadir cuenta’.

Utiliza las opciones para añadir cuentas de Google y Outlook.com. Acepta la solicitud de sincronizar calendarios y ya está: los eventos añadidos a Google y Outlook.com o Outlook si están sincronizados con Outlook.com, aparecerán automáticamente en la aplicación de calendario iOS.

Utiliza invitaciones

Una forma de hacer que una cita aparezca simultáneamente en los calendarios de Google y Outlook es simplemente invitarse a sí mismo introduciendo tu dirección de correo electrónico al crear un nuevo evento.

Básicamente, creas una reunión contigo mismo, por lo que en Google Calendar te invitarías a ti mismo añadiendo tu dirección de correo electrónico de Outlook o Outlook.com.

Outlook añade una invitación de calendario de Google como un evento no confirmado. Puedes dejarlo así o hacer clic en el botón ‘Aceptar’ en el correo electrónico para confirmarlo. Outlook.com no agrega automáticamente invitaciones al calendario, por lo que deberás hacer clic en ‘Aceptar’ en el correo electrónico.

Puedes aceptar manualmente las invitaciones enviadas por correo electrónico desde Outlook/Outlook.com a Google Calendar en Gmail, pero hay una forma más sencilla.

Haz clic en el botón de cambio de velocidad de Google Calendar y selecciona Configuración. En la pestaña General hay una opción para añadir automáticamente invitaciones a tu calendario.