Son muchos los que han dejado ya atrás las listas de tareas por hacer escritas a mano o los calendarios físicos colgados en la pared. En parte, eso es porque encuentran mucho más útiles y prácticas sus alternativas digitales.

De hecho, las herramientas digitales suelen ser accesibles desde cualquier dispositivo, lo que significa que podrás consultarlas en cualquier momento y en cualquier lugar. Eso sí, deberás tener acceso a Internet ya que la información se guarda en la nube.

Hay tantas apps para organizarse que es fácil perderse. Por suerte, si tienes un dispositivo con Windows 10, la elección es mucho más sencilla, ya que este te ofrece muchas herramientas que te ayudarán a llevar una vida más organizada.

Calendario

Una de las primeras cosas en las que piensas cuando quieres organizar tu día, semana, mes o incluso año es en un calendario. Todo parece mucho más fácil cuando puedes ver todas tus tareas y eventos programados de golpe.

Los calendarios online te permiten programar un mismo evento varias veces, enviar invitaciones o añadir la localización, algo que no es posible en calendarios de papel. Además, te permite sincronizar la información en todos tus dispositivos.

La app Calendario de Windows 10 también te permite gestionar todos tus eventos offline (los cambios se aplican cuando vuelves a estar conectado a Internet) y además es compatible con los servidores más populares, incluidos Outlook, Google Calendar y Yahoo.

Microsoft To Do

Existen en el mercado muchas apps para hacer listas de tareas pendientes, pero la de Microsoft es una de las más intuitivas y refinadas. Ofrece todas las prestaciones que esperarías, como los recordatorios y la organización por prioridad.

Microsoft To Do, también disponible para iOS y Android, te permite sincronizar tus notas en todos tus dispositivos e incluso hacer listas personalizadas y compartirlas con tus familiares, amigos o compañeros de trabajo.

Lo que hace que esta app sea diferente del resto es que te permite, por ejemplo, coger un correo electrónico de Outlook y crear una alerta para que no te olvides de responder. O incluso separar una gran tarea en tareas más pequeñas.

Microsoft Excel

Si estás intentando coordinarte con tu equipo y dividir las tareas por persona, puede resultar algo complicado a no ser que cuentes con un programa como Microsoft Excel. Sus funciones pueden ayudarte a dividir todo lo que hay que hacer entre el grupo.

Gracias a las funciones para compartir y colaborar de Microsoft 365, varias personas pueden editar el mismo documento de forma simultánea. Hay otras herramientas que te permitirán ver, de un vistazo, lo que están haciendo tus compañeros.

Aunque hay formas de conseguir Microsoft Excel gratis y existen alternativas que no cuestan un duro como Google Sheets, puede resultar una buena inversión para tu empresa o tu familia suscribirse a uno de los planes de Microsoft 365 por un mínimo de 69 € al año.

Microsoft Teams

Microsoft Teams es una de las plataformas online que más popularidad han ganado durante esta crisis del coronavirus, ya que muchas empresas la han visto como la solución ideal para facilitar el teletrabajo a sus empleados.

Además del cambio de nombre, el recién estrenado Microsoft 365 también incluye novedades, como por ejemplo que Teams está disponible también ahora para las suscripciones pensadas para familias y particulares.

La mayoría de sus herramientas están pensadas para mejorar la comunicación y colaboración en un equipo de trabajo, pero Microsoft Teams también puede usarse para conversar y hacer videollamadas con nuestros amigos, entre otras funciones.

Aunque fue introducida con el lanzamiento de Windows 10 en 2015, quizás no te hayas dado cuenta de que existe una herramienta llamada Vista de tareas. Quizás sí que la hayas utilizado alguna vez pero no conozcas todo su potencial.

Si pulsas la tecla ‘Windows’ y la tecla ‘Tab’ a la vez (o clicas en el tercer icono desde la izquierda en la barra de tareas), se te abrirá una especie de vista previa de todas las ventanas que tienes abiertas en ese momento.

Eso te permite ir de una a otra muy rápidamente (como ya lo hacen los usuarios de macOS con Mission Control). También te permitirá añadir varios escritorios virtuales para separar tus tareas. Con la opción de líneas de tiempo, podrás ver qué ventanas tenías abiertas en el pasado.

Pomodoro

No, Microsoft no se ha puesto a vender tomates. El nombre de esta aplicación hace referencia a la Técnica Pomodoro desarrollada por Francesco Cirillo que puede ayudar a mejorar la administración del tiempo dedicado a una tarea.

Según Cirillo, es recomendable utilizar un temporizador que divida el tiempo en intervalos de 25 minutos de actividad (los llamados “pomodoro”) y 5 minutos de descanso. Cada cuatro “pomodoros”, esa pausa debe ser más larga.

La app Pomodoro, disponible tanto para Android como para Windows, te permite centrarte en tu trabajo durante un tiempo y luego utilizar una pausa para hacer otras cosas que, en otras circunstancias, te hubieran distraído de tu tarea principal.