Es difícil imaginar que un archivo Excel almacenado en la nube pueda resultar dañado. Pero puede pasar. Cualquier cosa que no sea el almacenamiento en la nube en sí puede ser una posible causa de daños en archivos Excel. Esta es una lista incompleta de posibles causas de daños en archivos:

  • funcionamiento incorrecto de Microsoft Excel
  • cierre incorrecto del archivo de Excel
  • sincronización incorrecta de archivos con el almacenamiento en la nube
  • funcionamiento incorrecto de los programas de control de versiones
  • errores de hardware (interrupciones del suministro de energía, errores de RAM, etc.)

Intenta abrir un archivo de Excel desde diferentes dispositivos y se muestran mensajes de error similares:

Fig. 1.1. Error al abrir en un dispositivo Windows

Fig. 1.2. Error al abrir un archivo .xlsx en un dispositivo Android

Fig. 1.3. Error al abrir un archivo con la extensión .xls en un dispositivo Android

Fig. 1.43. Error al abrir un archivo con la extensión .xlsx en un dispositivo iOS

Fig. 1.5. Error al abrir un archivo con la extensión .xls en un dispositivo iOS

Puede que el archivo esté dañado y los datos se hayan perdido para siempre. Pero vale la pena intentar reparar el archivo. Existen varias opciones para solucionar el problema de un documento de Excel dañado utilizando:

  1. la función integrada de Microsoft Excel
  2. la función integrada de OpenOffice
  3. servicios en línea especiales
  4. programas especiales

Pruebe todas las opciones y puede que lo consiga.

Opción 1: Función integrada de Microsoft Excel

Al intentar abrir un documento dañado almacenado en la nube, Microsoft Excel le sugerirá restaurarlo. Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

Debe hacer clic en el botón 'Sí' para iniciar el proceso de recuperación.

A veces, Microsoft Excel informa inmediatamente de que el formato del archivo es incorrecto y no ofrece la opción de reparar los errores al intentar abrirlo:

La funcionalidad de recuperación está disponible en todas las versiones recientes de Microsoft Office a partir de Office 2007. Esta característica está disponible en el menú principal:

  1.   Seleccione «Archivo» en el menú principal.
  2.   Seleccione «Abrir».
  3.   Busque el documento dañado en la nube y selecciónelo.
  4.   En el botón «Abrir», seleccione el menú desplegable a la derecha.
  5.   Haga clic en el subelemento «Abrir y restaurar».

La funcionalidad integrada de Microsoft Office permite recuperar hojas de cálculo dañadas en el 10-20 %% de casos reales. Si no ha podido recuperar las hojas de cálculo con la funcionalidad integrada o se muestran datos sin sentido, en lugar de los que necesita, tendrá que probar otras opciones.

Opción 2: Función integrada de OpenOffice

Los formatos de almacenamiento de datos de Microsoft Office y OpenOffice son compatibles a partir de la versión 2007 de Microsoft Office. Dicha compatibilidad permite utilizar OpenOffice con el fin de reparar documentos de Microsoft Office. Descargue e instale una copia de OpenOffice desde OpenOffice.org. A continuación, utilice la función de OpenOffice integrada para recuperar documentos de Excel con las extensiones .xls o .xlsx.

Si OpenOffice no puede restaurar el archivo Excel, pase a la siguiente opción.

Opción 3: Servicios en línea de recuperación de hojas de cálculo de Excel

En realidad, no hay un gran número de servicios en línea de recuperación de hojas de cálculo de Excel:

Todos son de pago (entre 5 y 40 dólares o más), pero funcionan en todos los sistemas operativos (iOS, Android, macOS, Windows) y en todos los tipos de dispositivos (equipos de sobremesa o portátiles, tabletas e incluso teléfonos). Debe cargar el archivo en el servicio, hacer un par de clics y revisar los resultados de recuperación de cada uno de los servicios. Si el servicio en línea puede reparar el archivo y muestra la información perdida de las hojas de cálculo, realice el pago y descargue el documento restaurado.

En cuanto al precio, el servicio más asequible y fácil de usar podría ser el ofrecido por OnlineFile Repair. El precio de recuperación de un documento es de solo 5 dólares. La interfaz del servicio está disponible en español. El servicio es fácil de usar e intuitivo para cualquier usuario.

Todos los servicios en línea son fáciles de usar en general, pero existen riesgos asociados con la transferencia de información confidencial a terceros. Además, se debe pagar por cada documento por separado. Por este motivo, puede usar otros métodos de recuperar documentos.

Opción 4: Herramientas especiales de recuperación de hojas de cálculo de Excel

Existen muchas herramientas especiales diseñadas para la restauración de documentos de Excel. Prácticamente todos los programas de este tipo son compatibles con Windows. Pero llevan entre 15 y 20 años en el mercado y sus algoritmos de recuperación integrados funcionan mucho mejor que los que se usan en Microsoft Office.

Las versiones de demostración de las herramientas permiten comprobar si se puede recuperar un archivo de Excel que no funciona. A continuación, el usuario puede seleccionar el programa capaz de recuperar la mayor cantidad de información y comprar su licencia. La versión con licencia permite guardar la información recuperada del archivo XLS/XLSX dañado en un nuevo documento de Excel.

Durante las pruebas, utilizamos más de una docena de hojas de cálculo de Excel que habíamos dañado a propósito. Recovery Toolbox for Excel funcionó algo mejor que el resto de los programas:

Puede que dicha herramienta solo sea capaz de restaurar más información en el conjunto de hojas de cálculo dañadas que usamos para realizar las pruebas. Posiblemente, Recovery Toolbox for Excel ofrecerá un resultado completamente distinto en algún otro archivo de Excel. Para no equivocarse en este sentido, pruebe la versión de desmostración de cualquier herramienta que vaya a comprar.

Consejos útiles sobre Microsoft Excel

Asegúrese de habilitar la función de guardado automático en Microsoft Excel. En caso de producirse un error, si la función de guardado automático está habilitada, podrá disponer de una copia del archivo de 10 o 15 minutos de antigüedad. Puede configurarlo con solo un par de clics como se muestra en la imagen: