Más allá de lo que siempre ha aportado la suite de herramientas de Office, su disponibilidad ahora en la nube extiende su manejo al acceso desde cualquier dispositivo, con una ubicación única de documentos, eventos y tareas críticas para la elaboración de proyectos en colaboración.

A quienes interesará

Para cualquier pequeña o mediana empresa actual, el proceso de tener que adquirir nuevo software, lleva implícitos gastos adicionales, más allá del precio de adquisición de cada una de las licencias. La concesión de licencias a las que suele ir asociado el software empresarial, ya sean aplicaciones, o un simple sistema operativo, conlleva un coste adicional que no está contemplado en el precio inicial. Es el caso del mantenimiento y actualización de cada uno de los puestos de red, los parches necesarios que deben desplegarse para hacer frente a aspectos de seguridad, su instalación en máquinas que son renovadas, o el mantenimiento que requiere la infraestructura de servidores. A estos menesteres hay que añadir el preciado tiempo que debe emplear el administrador de sistemas, o su equipo de soporte.

Con el fin de hacer frente a este tipo de gastos adicionales para las empresas, Microsoft ha diseñado Office 365, como un modelo de negocio basado en el uso de las aplicaciones y servicios. Digamos que, aunque no contempla por el momento el modelo de pago por uso, si ofrece un sistema que se le asemeja bastante, con un coste mensual asociado a las licencias empleadas, y posibilidad de modificar al instante los servicios que son contratados.

Modelo en la nube

office 365 - suite de productividad en la nube Para los que tengan ciertos conocimientos de los productos de Microsoft, cabe indicar que Microsoft Office 365 no es otra cosa que el sucesor del actual Business Productivity Online, con herramientas y funciones añadidas, no sólo relacionadas con la suite de Office, de la que obtiene su nombre, sino también con servicios de comunicaciones y hospedaje que hasta el momento venían ofreciéndonos los servidores Exchange en modo local.

Con lo indicado, y basando todo en un modelo de “cloud computing”, se consigue abaratar la compra de la infraestructura hardware, así como el tiempo asociado necesario para su mantenimiento. En función de la modalidad de licencias de Office 365 que contratemos, tendremos unos u otros servicios activos, con la ventaja de mover licencias entre usuarios, adquirir nuevas, o proporcionar servicios en base a las necesidades surgidas.

Por regla general, Office 365 incluye Microsoft Exchange con Microsoft Forefront Online Protection para antivirus y spam, Sharepoint, Lync OnLine para el apartado de comunicaciones, y Office Web Apps con la versión correspondiente de Office Professional, que dependerá de la elección que hagamos. Además de los mencionados, el portal web en el que se basa SharePoint para poder compartir los contenidos, es proporcionado de serie por la solución. No obstante, para más detalles, consultar la tabla de versiones.

Puesta en marcha

Cuando cualquier empresa se plantea el uso de Office 365, existen dos posibles opciones para adquirirlo. Por un lado se encuentran el grupo de empresas que actualmente cuentan con licencias de la suite de Microsoft Office, las cuales van a tener precios especiales para poder dar el salto a esta modalidad basada en el uso de las herramientas Online. En el caso de las empresas que partan desde cero, es posible contratar paquetes de licencias asociadas de igual modo a un pago mensual. En función de los proyectos y necesidades puntuales de cada empresa, podrán ampliarse o reducirse la contratación de licencias, así como asociarlas al mejor plan que exista.

portal de acceso para administrar a los usuariosZona práctica

Dado que la idea de Microsoft Online Services es que se encuentre accesible desde cualquier lugar y plataforma desde la que accedamos, basándose en la conexión vía web, accedemos a nuestro portal como si se tratara de nuestro gestor de correo típico, mediante el nombre de empresa y contraseña establecida, utilizando un navegador Web. El administrador dispone en todo momento de amplia información en su idioma, con el fin de poder adaptar lo mejor posible cada uno de los servicios. En la columna de la parte izquierda quedan englobados los parámetros del programa de instalación, la administración de usuarios, la gestión de suscripciones y licencias, así como el área de soporte técnico (muy amplio este último con planificación de mantenimiento). El paso inmediato será ir dando de alta a los diferentes usuarios, agrupándolos por departamentos. Para los que dispongan de una infraestructura de red Exchange típica, indicar que podrán realizar una sincronización directa con Active Directory de Windows, lo que permitirá clonar la estructura de usuarios con la que cuenten actualmente en su empresa. En este punto también es posible manejar los parámetros de cada uno de los dominios activos. Las empresas que cuenten con el suyo propio, también podrán usarlo con los servicios de Microsoft Online Services.

Los administradores encontrarán cierta similitud con la gestión de servidores Exchange, añadiendo funcionalidad extra de Lync y SharePoint. El administrador principal puede definir nuevos administradores con control de usuarios, y es posible importar usuarios y políticas ya desplegadas del Active Directory de servidores Windows.

A pesar de la multitud de planes de suscripción que ha creado Microsoft, para que cualquier empresa pueda acogerse al que más le interese, la elección de uno u otro dependerá de dos factores importantes. Por un lado, como reemplazo del gestor de correo electrónico para acceder de manera online, aprovechando las comunicaciones unificadas, y fijando un lugar común de intercambio de ficheros que podrán utilizar todos los empleados, manejando las herramientas de la suite de Office. La otra modalidad está pensada para las empresas que decidan mantener la infraestructura de servidores en su propia organización, proporcionando el mismo nivel de control y configuración, pero ofreciendo la posibilidad de colaboración de ficheros basada en la suite de Office 365. En este caso, se pueden manejar configuraciones de nubes híbridas, con un mismo dominio pero asociado a múltiples escenarios.

Sobre el papel, para una pequeña empresa, resulta mucho más barato que el hecho de tener que comprar un servidor y gestionarlo por su cuenta. En el caso de las grandes organizaciones, también reduce el despliegue de políticas de actualización y parches de seguridad, con la ventaja de poder