ZyLAB es una empresa holandesa que, aunque en España está empezando su andadura, ya tiene 15 años de experiencia a sus espaldas en el campo de la gestión documental. Esto se nota al ver el funcionamiento de su software estrella: ZyIMAGE. Se trata de un sistema de gestión de documentos que se basa en el archivo de los documentos originales, escaneados y almacenados en formato TIF, a los cuales se aplica un potente OCR para identificar e indexar todas las palabras que lo forman. Cada palabra está vinculada con la zona del documento gráfico donde aparece, de manera que al buscar una de ellas lo que se nos muestra es el original, en el que se marcan en amarillo todas las apariciones. Este modo de funcionamiento nos permite trabajar siempre con los documentos originales, añadiéndoles la potencia de un buscador rápido.

El sistema se basa en una serie de módulos a los que se encomiendan determinadas tareas. Así, ZySCAN es el encargado de escanear los originales y aplicarles el OCR en caso de que sean documentos en papel o archivos de formato gráfico, pues también es posible trabajar con prácticamente cualquier formato electrónico. Una de las cosas que nos permite ZySCAN es la asignación de campos clave para categorizar los documentos y hacer más sencillas las búsquedas posteriores.

Después deberemos utilizar ZyINDEX, que es el encargado de generar el índice de términos a partir de las imágenes digitalizadas. ZyINDEX puede trabajar en modo manual, o bien configurarlo para que indexe automáticamente cualquier documento que llegue a su directorio de entrada, lo cual supone un modo de funcionamiento muy eficaz. En ZyINDEX se integran dos características importantes: ZyPUBLISH, que nos permitirá generar CD-ROM de contenidos completamente independientes de la aplicación, y ZyWEB, un módulo que se debe adquirir aparte y que permite el acceso a toda la información gestionada a través de cualquier navegador. Esta última es una característica perfecta para aquellas empresas en que sean muchas las personas que precisen acceso a la información, pues les ofrece acceso sin necesidad de instalar nada en los puestos locales, e incluso se puede acceder desde fuera de la red corporativa si la publicación se hace en Internet en lugar de en intranet.

Una vez indexados los contenidos sólo queda buscarlos, lo cual se realiza con ZyFIND. Desde esta aplicación se puede seleccionar cualquiera de los índices generados por ZyINDEX, de modo que las búsquedas se restrinjan a los documentos deseados. Permite hacer búsquedas lógicas y, lo que es más importante, búsquedas difusas. Esta característica consiste en indicarle al programa el número de letras de las que no estamos seguros en una búsqueda, y es especialmente útil al buscar términos técnicos, marcas o palabras extranjeras. Así, si no estamos seguros de si AT&T se escribe con ‘&’ o con ‘-’, podemos buscarlo de cualquiera de las dos formas e indicar que hay una letra dudosa. De este modo encontrará todos los sitios donde ponga AT&T y AT-T, como también CT&T o AT&Z, pues lo que no se puede indicar es la posición de las dudas. Con este método podemos especificar hasta cuatro caracteres dudosos. Una vez localizadas todas las ocurrencias de la búsqueda, nos mostrará el documento original y podremos saltar de una a otra hasta encontrar lo que buscamos.

La licencia de ZyIMAGE se puede ampliar con ZyALERT y ZyIMAGE Webserver. El primero permite automatizar la distribución de documentos por correo electrónico, enviando cada nuevo documento que entre en el sistema a las personas interesadas. El segundo permite la consulta por web que hemos comentado, convirtiendo la publicación del buscador en la web en una tarea de apenas unos minutos.

En definitiva, es un sistema potente y flexible, que ha demostrado ser capaz de hacer búsquedas rápidas y precisas en multitud de tipos de documentos entremezclados, entre los que se encontraban recortes de prensa escaneados, documentos PDF, documentos gráficos y bases de datos. Además, el uso de Webserver facilita enormemente la tarea de poner la búsqueda a disposición de toda la empresa.

El precio del sistema depende del número de licencias adquiridas. Mientras que de Webserver sólo es necesaria una licencia para que puedan acceder múltiples usuarios desde sus navegadores, de ZyIMAGE se requerirá una licencia por cada usuario que precise realizar búsquedas. Una solución completa para una pequeña empresa puede rondar los 25.000 €.

Licencia PVP (E)

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Licencia Básica: 2.995

ZyINDEX, ZySCAN, ZyFIND y ZyPUBLISH

Licencia ZyIMAGE Webserver 14.995

(Provee de accesos ilimitados a ZyIMAGE, vía navegador)

Licencias por estación de trabajo

1 995

5 3.995

10 6.995

100 24.995

1.000 114.995

10.000 399.995

Licencias concurrentes

1 1.495

10 12.995

50 49.995

100 89.995

> 100 795/lic.

ZyIMAGE

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FABRICANTE: ZyLAB

DISTRIBUIDOR: ZyLAB Iberia

Tel: 914 185 811 www.zylab.es

IDIOMA: castellano

PVP: consultar

Calificación: ****

[email protected]