La mini torre en la mesa, el tablet en la mesilla de noche, el netbook que utiliza en el transporte público, el smartphone 3G… Dispositivos todos ellos muy potentes y casi herramientas fundamentales en una oficina actual y que nos ayudan a aumentar la productividad como una línea de ensamblaje en una fábrica. Aunque puede que no tanto.

El secreto de la tecnología de oficina es que nadie coincide en cuánto de aumento de productividad suponen cada uno de sus componentes. Porque, aunque es cierto que pueden suponer una ventaja en muchos aspectos, también es cierto que abren la puerta a nuevos “problemas” o situaciones que antes no se daban.

Así pues, algunos expertos se han puesto manos a la obra para averiguar a qué dedican realmente su tiempo los trabajadores. Los resultados señalan que, contrariamente a lo que se piensa sobre su utilidad, los ordenadores personales, teléfonos inteligentes, portátiles, netbooks y otros productos parecidos pueden llegar a ser muy cautivadores y adictivos. Tanto que pueden, incluso, ser un problema económico.

No en vano, hubo un tiempo en el que una llamada de teléfono no esperada o una visita por sorpresa eran consideradas como “interrupciones”, cuando el correo sólo se entregaba una vez al día. Hoy en día los trabajadores están siempre enfrascados con el correo electrónico, la mensajería instantánea, los textos, el tráfico de la Blackberry, las actualizaciones de los blogs, la noticias en RSS, los Tweets, los recordatorios del calendario… y el teléfono, tanto fijo como móvil, sigue sonando y, aunque menos, el correo ordinario también sigue llegando.

El simple hecho de tener que gestionar todo este diluvio de información da a las personas la sensación (o la ilusión) de que son productivos. Pero los datos demuestran que no todo es oro lo que reluce.

Nadie está reclamando volver a los días en los que no había ordenadores, pero sí que debe ser entendida (y tenida en cuenta) la capacidad que tienen los PC de minar la productividad. Hay maneras muy sencillas de lograr esto, según los expertos en eficiencia. A veces basta con desactivar prestaciones en apariencia inocentes que para lo único que sirven es para distraernos. Otras veces deberemos utilizar otras herramientas que permiten eliminar tareas que consumen mucho tiempo y, en ocasiones, deberemos ser nosotros mismos los que no hagamos caso a los cantos de sirena de aquellas cosas que nos distraentecnología en la oficina

La llegada del PC

Los ordenadores llegaron en masa a las oficinas en la década de los 80 con el fin de aumentar la productividad a través de los que entonces se denominaba automatización de la oficina. El esfuerzo se basaba en experiencias anteriores en las que se automatizaba la producción en las fábricas. Los expertos trataron de calcular el impacto de los ordenadores tratando la oficina como si fuera una fábrica. Algo que no dio los resultados esperados, ya que no se pueden medir igual los bienes que se producen en uno y otro escenario. Es decir, si una oficina se dedica a elaborar informes financieros periódicos para una empresa, ¿cuánto valen esos bienes? No hay un valor de mercado fijado para estos informes. Se puede calcular cuánto cuesta producirlo, pero no nos sirve de ayuda si no sabemos cuánto valen. ¿Contribuyen al éxito de la empresa? Y, en caso afirmativo, ¿en cuánto ayudan?

“Hacemos cálculos de gestión desde la perspectiva industrial utilizando la economía del conocimiento”, explica Jonathan Spira, principal analista de Basex. Costó 150 años a la era industrial producir una ciencia de la gestión adecuada, según su visión, mientras que la economía del conocimiento apenas tiene un par de décadas de vida. Aunque Spira no cree que nos cueste otro siglo y medio para dar con una métrica buena, también señala que no hay pistas de que se esté logrando ya o por dónde pueden ir los tiros.

Así que, mientras, los expertos de eficiencia se dedican a estudiar a qué dedican realmente su tiempo los trabajadores.

La ilusión de la multitarea

Más concretamente, los expertos en eficiencia están alarmados por los efectos de la multitarea que permiten los ordenadores en el trabajo de oficina. “Solía decir que la multitarea ha hecho que cada trabajo lleve un 15 por ciento más de tiempo. Ahora digo que es un 50 por ciento”, sentencia Bary Sherman, cabeza visible de PEP" Target=1>http://www.pepproductivitysolutions.com/">PEP Productivity Solutions, una empresa consultora de gestión que se especializa en ayudar a las empresas a ser más eficientes.

“La multitarea, como término aplicado a las personas, no existía antes de Windows”, aclara Dave Crenshaw, de la empresa de formación para directivos Saratoga Springs, quien considera, además, que utilizamos el término cuando “pensamos que podemos hacer varias cosas a la vez como los ordenadores”.

El problema es que la multitarea humana implica dejar de hacer una cosa por otra. “En nuestras investigaciones hemos encontrado que ocurre algo muy interesante si soy yo quien te interrumpe a ti. Primero está la interrupción en sí misma, y luego está lo que nosotros llamamos el tiempo de recuperación: el que te cuesta volver al sitio en el que estabas antes de que te distrajera”, explica Spira. Este tiempo de recuperación es, según sus conclusiones “entre 10 a 20 veces lo que ha durado la interrupción”. Así, una llamada de teléfono que haya podido durar sólo 30 segundos puede suponer hasta cinco minutos para que el empleado recupere su posición anterior.

Según los cálculos de Spira, cerca del 28 por ciento del tiempo de un trabajador en la oficina se pierde en interrupciones y tiempo de recuperación. Trasladando esta métrica a los Estados Unidos, se podría decir que estas interrupciones cuestan unos 900.000 millones de dólares al año sólo en ese país.

Crenshaw coincide con estos cálculos de Basex, ya que sus propios estudios determinan que entre el 25 y el 30 por ciento del tiempo que un trabajador pasa en la oficina se pierde. “Esto significa que, cada mes, se pierde una semana entera de trabajo”, remarca Crenshaw, quien también destaca este afán por ser multitarea que tienen la mayoría de las personas, que van “de web en web, de mensaje en mensaje, de conversación en conversación. Al final del día, aseguran que han estado muy ocupados y que ha sido una jornada muy larga, pero si les preguntas qué han hecho, no pueden pensar en nada. El sentimiento es haber estado constantemente ocupado, pero sin habe