La rápida y constante evolución tecnológica obliga a las empresas a renovar cada vez más a menudo sus recursos y sistemas tecnológicos. Esto, unido a los ajustados presupuestos destinados a TI con los que generalmente cuentan las compañías, ha hecho que emerja una modalidad para la disponibilidad de equipos y servicios informáticos que cada día cobra mayor relevancia. Hablamos de renting informático.

Aunque ya hace muchos años que el renting informático es una modalidad de adquisición de equipos adoptada en no pocas empresas, lo cierto es que la incesante y rápida renovación de los parques informáticos ha llevado a que esta opción haya experimentado un considerable auge en los últimos años.

De hecho, tal y como señala Javier de la Peña, responsable de marketing de IT Renting, firma especializada en esta modalidad de arrendamiento, “el mercado de renting informático crece de una manera constante en torno a un 15 o un 20 por ciento anual”. Al hilo de esta evolución, cada vez proliferan más las empresas especializadas en ofrecer renting informático que, junto a las entidades bancarias y los propios proveedores, brindan una oferta acorde a las necesidades de las empresas. Y todo pensando en el hecho de que las compañías actualmente deben ser flexibles y dinámicas, por lo que la continua adquisición y renovación de sus equipos informáticos ya que, como señala el responsable de IT Renting, “a los tres o cuatro años, estos productos adquieren un alto grado de obsolescencia y, aunque continúan formando parte del mobiliario de oficina, desgraciadamente, han perdido parte de su valor”.

Aspectos a considerar

Es este sentimiento de propiedad al que hace referencia el responsable de IT Renting el que, según algunos expertos, ha frenado a no pocas empresas a la hora de alquilar equipamiento informático. Bien es cierto que, en algunos casos, la compra de determinados equipos puede resultar igual de beneficioso que su alquiler debido a la utilización y amortización que hacen de los mismos. Es por ello que, a la hora de plantearse la opción de compra o la de alquiler, hay que tener en cuenta una serie de consideraciones para sopesar qué puede resultar más interesante para el negocio.

Como explica Javier de la Peña, en primer lugar, es necesario tener claro para qué se van a utilizar los nuevos equipos que se quieren incorporar a la infraestructura tecnológica y, pasados unos años, prever qué uso les vamos a dar. Para el responsable, hay que plantear si estos equipos seguirán cubriendo nuestras necesidades transcurridos unos años y si la empresa seguirá siendo competitiva en este sentido. Una vez aclarados estos aspectos, para el responsable, es necesario que la compañía sopese “si le interesa más un contrato de renting cerrado, como el que proponen las entidades financieras, y que no es más que una financiación con limitaciones en cuanto a los productos y servicios que puede incluir en él; o una opción más flexible, que permita renovaciones constantes e incluir todos los servicios con mayor valor añadido, como el que ofrecen las empresas independientes y especializadas”.

De hecho, el renting informático es algo que las entidades financieras hace años que ofertan y que proporciona un alquiler de equipos a largo plazo en el que se incluyen los gastos habituales derivados del uso y disfrute del mismo, tales como la gestión, el mantenimiento, las reparaciones o la asistencia. Un ejemplo de los muchos bancos y cajas que ofertan esta modalidad es La Caixa que dispone de CaixaRenting, programa a través del que ofrecen un alquiler de los equipos acorde a las necesidades del cliente. CaixaRenting compra el bien elegido por el cliente, se pacta un plazo de contratación y uso y, al final del contrato, recoge los equipos con la posibilidad de renovarlos mediante la firma de un nuevo contrato. Según apuntan desde esta entidad financiera, esto permite sustituir los equipos en cualquier momento por otros sin ningún tipo de penalización y cubre la cancelación del contrato en caso de robo y las reparaciones derivadas en caso de necesitarlas.

Perspectivas halagüeñas

Como es natural, a lo largo de los últimos años, el renting informático ha ido evolucionando y adaptándose a las nuevas necesidades que han ido irrumpiendo en el mercado. Así, una de las tendencias que más se está dando en los últimos tiempos es la adopción de un servicio global de renting, en el que los contratos son abiertos y flexibles, frente a las constantes renovaciones que deben realizar las compañías. Esto suele ser más frecuente en aquellas grandes compañías en las que, por motivos diversos, deciden que la gestión de un determinado departamento esté externalizada y dependa de una empresa experta. Javier Heredia, director general de EcoCatalunya, firma dedicada al renting informático, explicaba durante un encuentro que, “en ocasiones, las empresas deciden externalizar su departamento de informática, pudiendo escoger un modelo en el que el desarrollo de software se realice dentro de la propia compañía, o contratando empresas externas que lo hagan”.

Sin embargo, hay que puntualizar que ambos conceptos, renting y outsourcing, no son exactamente lo mismo. De hecho, dentro de un contrato de outsourcing, los equipos, así como los profesionales encargados del cumplimiento de las expectativas de servicio, están dentro de un contrato global, por lo general de cinco años de duración. De esta forma, ni los equipos ni los profesionales tienen que estar dentro de las instalaciones, algo que, en algunas compañías es visto como un aspecto inquietante aunque ya empieza a ser más usual. Bajo esta modalidad, si dentro del plazo estipulado en el contrato surgen necesidades no previstas al inicio del mismo, los cambios pueden llegar a tener consecuencias económicas de una magnitud considerable. Por el contrario, bajo la modalidad de renting informático, las empresas pueden disponer de los equipos dentro de sus propias instalaciones, sino que, además, se pueden realizar cuantos cambios sean necesarios “y con unos impactos económicos totalmente controlados”.

Ventajas económicas y operativas

Si la modalidad del renting informático ha cosechado éxito en los últimos años es, sin duda, por las ventajas que las empresas han visto en ella. No obstante, Javier De la Peña apunta que “estos beneficios, que son muchos, también dependen de si el contratante es una empresa, un autónomo o una persona física ya que esta modalidad favorece la renovación constante de equipos y servicios relacionales aportando un alto valor diferencial respecto a entidades financieras y empresas no independientes”.

Así, cuando se habla de beneficios del renting informático, normalmente se relaciona con ventajas económicas. La principal y más directa es la subvención fiscal ya que los gastos realizados en renting son 100 por cien deducibles.

Ademá