Si alguien es consciente de los costes que acarrea un negocio, son, sin duda, las pequeñas y medianas empresas. Por eso, muchas de ellas están estudiando la Voz sobre el Protocolo de Internet (VoIP), con el firme propósito de reducir su factura telefónica mensual, muy amplia y costosa en muchas ocasiones.

Así pues, el conectarse a este servicio puede ser especialmente valioso si una compañía hace muchas llamadas de larga distancia, ya sea a empleados, socios u otro tipo de contactos. Si ya tiene conexión con estas terceras partes a través de redes de área local o amplia (LAN/WAN), puede hacer esas mismas llamadas a través de una línea que en la actualidad ya está pagando.

Enviar la voz a través de redes IP, junto a sus comunicaciones de datos, tiene además otra serie de efectos beneficiosos. Por una parte, su empresa puede utilizar mensajería unificada, lo que permite gestionar sus mensajes de voz y de correo electrónico en el mismo lugar. También se puede emplear prestaciones de las denominadas de “presencia” para ver el estado (al teléfono, ocupado, reunido, disponible…) de otros colegas y contactos.

El primer paso es comprar o alquilar una conexión de voz y datos que sea lo suficientemente ancha para poder gestionar el tráfico tanto de voz como de datos. Este tipo de línea (denominada T1) será dinámica, en el sentido de que de manera automática reserva más o menos capacidad a la telefonía o al acceso a internet, según sean las necesidades.

Una vez que esté conectados la voz y los datos a la línea, entonces deberá decidir qué tipo de centralita (PBX) capaz de gestionar la VoIP es la adecuada para su negocio y dónde deberá estar ubicada. Las centralitas más modernas son, por decirlo de alguna manera, la aplicación cerebro que maneja y gestiona el tráfico de llamadas VoIP, basándose en los comandos establecidos por el usuario. En este sentido, existen tres opciones, según John Macario, presidente de la consultora Savatar.

Algunas empresas, especialmente aquellas que necesitan avanzadas prestaciones de llamadas, preferirán tener su propia centralita en sus oficinas. Dispositivos como los de Avaya o Cisco son muy populares, también en precio, para que las pequeñas empresas puedan establecerlas y operarlas en su casa sin muchos problemas. Tener las centralitas en las oficinas, ofrece mucho más control administrativo sobre el sistema, aunque para eso se requiere el tiempo y conocimientos necesarios. La pega está en qué hacer cuando la empresa crece, lo que obliga a comprar más equipamiento, según explica Macario.

La alternativa está en tener un servicio externo, que permite ligar la centralita analógica ubicada en la oficina y pagar a un proveedor de servicio para que gestione las llamadas de la empresa en sus propios servidores IP.

Estos dispositivos actúan como centralitas y ofrecen muchas prestaciones de las centralitas VoIP. Y si el negocio de la empresa crece, sólo tendrá que añadir algunas licencias en lugar de tener que invertir en nuevo hardware. Quizá por esta razón, esta modalidad está creciendo en popularidad, tal y como constata el analista de Yankee Group, Patrick Monaghan, quien añade que la tecnología ha mejorado hasta el punto de que los distribuidores de valor añadido pueden vender el servicio y garantizar un nivel de calidad y disponibilidad aceptable. Estos distribuidores generalmente pueden vender un paquete que incluye la centralita IP gestionada, la línea de datos, un plan para larga distancia (para llamadas a teléfonos que no sean VoIP) y otro tipo de adaptadores de hardware o routers que sean necesarios.

¿Y los teléfonos? Las pequeñas empresas suelen comprar nuevos teléfonos IP (como los que están fabricados por Cisco o Polycom) para poder sacar todo el partido de las características que poseen estas modernas centralitas IP. Dichos teléfonos suelen tener mejor calidad de sonido que sus predecesores y cuentan con una pantalla amplia en la que puede aparecer información útil como la lista de contactos. Además, el precio de estos productos ha ido cayendo progresivamente, lo que les hace más accesibles para las PYMES.

Pero, además, existe una tercera vía. Si no se quiere abandonar aún la antigua centralita y sus correspondientes teléfonos, aún puede adentrarse en la VoIP. Se puede optar por un servicio que integre voz y datos que conecte su actual sistema analógico a través de lo que se denomina Integrated Access Device (dispositivo de acceso integrado). “Tienes menos prestaciones, pero al mismo tiempo puedes reducir tus costes de voz y datos”, asegura Macario.

Sea cual sea su decisión, es importante tener en mente algunos conceptos claros. Por ejemplo, no hay que perder de vista lo que se denomina Coste Total de Propiedad (CTO, de sus siglas en ingles). A la hora de decantarse por alguna modalidad de VoIP hay que calcular los costes de inversión (equipamiento, red, establecimiento), los mensuales (servicio) y anuales (formación y soporte).