Las tradicionales (y aburridas) presentaciones basadas única y exclusivamente en PowerPoint son cosa del pasado. Si quieres aprovechar todo el potencial que una reunión o presentación tiene, las redes sociales (especialmente Twitter) juegan un papel primordial. Te explicamos cómo exprimir al máximo todo el arsenal de posibilidades de unir redes sociales con eventos de toda índole.

El backchannel posee la capacidad de transformar la conferencia clásica unidireccional, donde una persona habla y el resto escucha pasivamente, en una conversación viva entre docenas de personas, presentes o no en el evento. El backchannel derriba los muros de los salones de conferencias, añadiendo una nueva dimensión a la experiencia de las presentaciones. Además, permite conservar un registro para la posteridad de lo que aconteció durante un evento. Representa uno de los triunfos de la Web 2.0 como herramienta de intercambio y polinización de ideas. En este artículo se explica cómo los organizadores de eventos, los ponentes y la audiencia pueden sacar el máximo partido a Twitter y otras herramientas 2.0 para revolucionar el mundo de las presentaciones de negocios.

Mientras hablas, el público conversa. No, no se trata de que los asistentes estén charlando y alborotando entre ellos, ahogando con sus voces tus palabras. Su conversación es silenciosa, pero pública. Tiene lugar en Twitter y es mostrada en tiempo presente en una gran pantalla, a la vista de todos, incluso de los oradores. Supone para estos una realimentación instantánea sobre qué temas están interesando a la audiencia, qué les llama la atención, qué frases o pensamientos consideran dignos de ser tuiteados de entre todo el discurso; aporta a los organizadores información sobre la marcha del evento; comunica a los usuarios entre sí, quienes pueden ampliar la información de los ponentes y enriquecerse mutuamente.

Según Cliff Atkinson, autor del libro The Backchannel: How Audiences are Using Twitter and Social Media and Changing Presentations Forever, “un backchannel es una línea de comunicación creada por los miembros de una audiencia para conectar con otros dentro o fuera de la sala, con o sin el conocimiento del ponente sobre el escenario. Normalmente facilitado por las tecnologías de Internet, es espontáneo, autodirigido y limitado en tiempo a la duración del evento. Un backchannel puede ser constructivo cuando mejora y extiende la información útil y las relaciones, y puede ser destructivo cuando articula y amplifica emociones y sentimientos contraproducentes”.

Aunque puede resultar amenazador a primera vista, lo cierto es que un backchannel supone una oportunidad única de involucrar a organizadores, ponentes y audiencia en una gran conversación como nunca antes había sido posible. En este artículo se explica cómo cada uno de estos grupos que se dan cita en eventos y salas de conferencias pueden ayudarse mutuamente a ofrecer a los demás lo mejor de sí mismos.

Cómo organizar eventos que faciliten la creación de conversaciones en línea

Por muy cuidadosamente que un organizador planifique un evento, siempre quedan detalles e incidencias más allá de su control. Por su propia naturaleza, la formación y evolución de un backchannel escapa al control de la organización: no puede hacerse nada por evitarlo. Así que, una vez reconocida su utilidad, sí que puede facilitarse su creación y dirigir su uso.

El organizador debería crear una cuenta de Twitter corporativa para el evento, que sea la fuente oficial de toda información sobre el mismo. Debería, además, publicitar esta cuenta a través de todos sus canales y animar a los participantes a seguirla. Twitter constituye una magnífica herramienta para promocionar el evento, informar de novedades en los días anteriores, publicar noticias de último minuto durante el evento y anunciar recursos y materiales tras su finalización.

También pueden ofrecerse descuentos, premios y ventajas especiales a los seguidores del evento en Twitter. El objetivo de estos incentivos es motivar a la gente para seguir a la cuenta del evento y retuitear sus tweets: que el público esté pendiente de sus palabras.

Debe crearse un hashtag para el evento. El hashtag permite identificar un backchannel y resulta crucial para su formación. Consiste en el carácter # seguido de un identificador creado por el organizador, como por ejemplo #FICOD o #EBE10. Conviene utilizar una combinación de letras lo más corta posible, ya que se incluirá en cada tweet y aún debe quedar espacio para el contenido. Debería ser único y representativo. En eventos con varias sesiones en paralelo puede crearse un hashtag para cada una, derivado del hashtag general: por ejemplo, #FICODsocial para una sesión del evento FICOD que trate “medios sociales”.

Debe difundirse el hashtag oficial a través de todos los canales de comunicación del organizador: página web, blog, boletines electrónicos, publicidad vía web o papel, materiales de marketing, comunidades en línea... Nadie que asista al evento debe ignorarlo. Para asegurarse, conviene incluirlo en el programa, en la carpeta de bienvenida, en los carteles, en las tarjetas de identificación... Hay que animar a la audiencia a utilizarlo en todo el contenido que creen, dentro y fuera del backchannel. Facilitará posteriormente la recuperación de información sobre el evento desde todo tipo de fuentes.

Las salas deben estar preparadas para el backchannel. La gente acudirá con sus portátiles y teléfonos móviles. No debe asumirse que todo el mundo dispondrá de conexión a Internet por 3G. Incluso puede que la cobertura sea mala. Importa proporcionar un acceso WiFi de calidad. Es más, si el evento se va a prolongar durante varias horas al día, debería buscarse la manera de proporcionar enchufes repartidos por toda la sala para recargar baterías de portátiles y móviles. Hoy en día, el WiFi en los eventos es como el agua caliente en los hoteles: se da por hecho.

Contratar un reportero para Twitter mejorará la cobertura a través de este medio. Cada vez más gente sigue eventos por Twitter. Los asistentes que espontáneamente tuitean sobre la charla proporcionan una secuencia viva de información, pero descoordinada y muy personal. Para que nada importante sea pasado por alto, conviene contratar a un twitterreportero. Puede ser un periodista profesional o alguien con juicio crítico sobre el tema y rapidez de reflejos, cuya misión consistirá en tuitear la información más relevante de las charlas y las noticias más destacadas del evento. A la audiencia le ayudará saber que existe un twitterreportero.

El moderador de cada sesión debería seguir el backchannel en su propio portátil o teléfono. De esta forma, estará al tanto de la conversación que está teniendo lugar durante la charla. Esta información le proporciona una cierta ventaja si debe reaccionar ante algún comportamiento negativo o malestar de la audiencia.

Puede mostrarse el contenido del backchannel en una gran pantalla para toda la sala pensando en los que no tienen acceso directo a Twitter. Es importante valorar su riesgo, ya que puede convertirse en una distracción para la audiencia e incluso para el ponente. No obstante, existen ocasiones en las que resulta muy recomendable: al utilizar herramientas de votación basadas en Twitter tras haber interrogado al públic