Hablar de una aplicación que promete gestionar las auditorías con “cero-papeles”, cuando la norma obliga al auditor a documentarlas con “papeles de trabajo”, parece un contrasentido. Y sin embargo no lo es.

Lo que Gesia 2000 ofrece, en realidad, es la posibilidad de obviar muchos de los engorros tradicionales fatalmente asumidos en los procesos de creación, cruce y archivo de los papeles clásicos relativos a una auditoría. Papeles que se repiten en su mayoría para las auditorías siguientes o similares, sin posibilidad de aprovechar el esfuerzo realizado una vez, y sin que, además, se pueda ahorrar espacio físico, pues estos papeles deberán guardarse durante años, con la consiguiente exigencia de mantener voluminosas carpetas y legajos debidamente clasificados.

En su lugar, Gesia 2000 permite la creación y gestión de unos papeles electrónicos que, por su característica intrínseca, son documentos susceptibles de impresión en papel físico y se amparan, por ende, perfectamente en la norma legal. Con sus muchas ventajas (replicables, fáciles de almacenar, consultar, modificar, cruzar, etc.) y algunas importantes desventajas (eliminaciones por error, virus, anomalías) exigen pericia informática y no siempre resultan accesibles con comodidad.

La solución del fabricante Audinfor nos parece en bastantes puntos modélica, y en otros pocos perfectible, pero en todo caso muy bien orientada hacia la imparable sustitución del papel físico por el papel electrónico. Este análisis persigue dos finalidades: a) Subrayar los condicionantes fundamentales que debería cumplir toda aplicación informática concebida como soporte a los trabajos de auditoría, y b) Examinar cómo y en qué puntos principales ha enfocado Gesia 2000 el tratamiento de dichos condicionantes.

Los papeles de trabajo, una necesidad

Los trabajos desarrollados en una auditoría los realiza un cierto número de personas, lo que supone una división y un reparto de las tareas que puede ser más o menos importante en función del volumen de la empresa. La primera regla fundamental es, por tanto, que el auditor pueda conocer las tareas realizadas por los integrantes del equipo.

La división de tareas y el número de integrantes de un equipo obliga a precisar la redacción de los papeles de trabajo con la finalidad de poder coordinar el trabajo y asegurar que se desarrolla correctamente. Los papeles de trabajo constituyen un compendio de la información utilizada y de las pruebas efectuadas en la ejecución de su trabajo, junto con las decisiones que ha debido tomar para llegar a formarse su opinión.

Es indispensable que los papeles de trabajo se preparen con un adecuado sistema de referencias, de tal modo que sea posible para el usuario encontrar el origen de la información utilizada. Lo que al principio era una simple cuestión de buen sentido organizativo, con el tiempo se ha convertido en una práctica obligada, por lo que los auditores han de obedecer a una serie de normas de clasificación y como mínimo han de indicar:

a) La denominación de la empresa auditada

b) La fecha de cierre del ejercicio auditado

c) Las iniciales del auditor correspondiente

d) La fecha de realización del papel de trabajo

Todo documento confeccionado por un miembro del equipo de auditoría ha de estar clasificado de acuerdo con normas homogéneas. Un principio que regirá para cada carpeta o cédula, al tiempo que se aplican normas específicas adicionales.

Índices, cruces y conservación

Los trabajos se van encadenando lógicamente, lo que conduce a una serie de elementos que constituyen la síntesis de otros elementos más detallados. Siempre que sea posible conviene referenciar un documento o “papel de trabajo” con respecto a otros. La utilización de un cruce de referencias se hace indispensable.

Cada una de las diferentes carpetas clasificatorias de estos papeles ha de tener un índice preestablecido destinado a servir de guía obligatoria. Este documento ha de permitir la rápida localización de cualquier sección o de una cuestión determinada precisando el origen de la información utilizada y los objetivos planteados al elaborar el papel de trabajo.

Otro aspecto a destacar es el hecho de que el auditor debe conservar todos los documentos de trabajo que puedan constituir las debidas pruebas de su actuación, encaminadas a formar su opinión sobre los estados financieros auditados.

Papeles probatorios

Desde un punto de vista formal es importante que las carpetas se creen de forma estrictamente homogénea, con el fin de facilitar la consulta y poder así encadenar en todo momento los trabajos independientemente de las personas que hayan intervenido e independientemente de las circunstancias en las que se encuentre el proceso de una auditoría, obteniendo como resultado una mejora en la eficacia y eficiencia en la realización de los trabajos, una reducción del tiempo invertido y una mejora de la rentabilidad.

El soporte informático ideal para un auditor

La decisión sobre el empleo de herramientas informáticas hoy sólo tiene una dirección: hay que utilizar la informática en los trabajos de auditoría si se desea continuar siendo competitivo. Pero se trata de una decisión especialmente delicada, puesto que un soporte informático no adecuado puede convertirse en una grave pérdida de tiempo y de competitividad.

¿Qué hacer? Ante todo tener las ideas claras sobre cómo debería ser un programa informático ideal. Y a partir de este perfil, analizar qué falta y qué no falta en el programa objeto de decisión. El cuadro “Antes de decantarse por un programa, exíjale...” puede contribuir en esta primera tarea (síntesis de Esteban Uyarra).

De la informática al auditor

Veamos ahora cómo Gesia 2000 ha respondido a estas exigencias. El producto presenta una sobria pantalla inicial totalmente familiar para el usuario de Windows. Esta pantalla está presidida constantemente por una barra con siete menús: Archivo, Edición, Módulos, Herramientas, Utilidades, Ventana y Ayuda.

Comentaremos los principales módulos según un proceso lógico ideal de pasos que realizaría un auditor sirviéndose de Gesia 2000.

Abrir una nueva auditoría

El proceso de apertura de una nueva auditoría (Archivo?Nuevo) puede beneficiarse de la auditoría que se hizo en otro ejercicio a la misma firma. Es lo que en la aplicación se entiende por abrir una nueva auditoría recurrente. Para ello es imprescindible tener abierta esa auditoría anterior de la que se parte; de lo contrario aparecerá un mensaje de error exigiendo la activación. Los saldos de las cuentas que se consideraron pertenecientes al ‘ejercicio actual’ en aquella auditoría son ahora ‘saldos anteriores’, a la espera de introducir los del nuevo ejercicio. Y aunque el proceso no contempla la posibilidad de modificar el nombre de la empresa utilizado para la auditoría anterior, esto se puede hacer cómodamente en Módulos?Datos Auditoría, en el caso de que el cliente haya cambiado su razón social de un año para otro.

También se puede emplear el proceso descrito en el caso de que se haya realizado una auditoría intermedia, durante el ejercicio contable, y deseemos utilizar no los saldos que resultaron de esa auditoría ‘preliminar’ sino los saldos de las