Actualmente, los clientes exigen la innovación constante a sus proveedores tecnológicos para ayudarles a lograr la ventaja competitiva que necesitan ante la difícil situación económica y empresarial.

Sin embargo, la innovación debe ajustarse a unos presupuestos que no han aumentado de un año a otro; es más, pueden haberse recortado. Por eso no es de extrañar que las empresas quieran obtener un valor adicional de las inversiones tecnológicas que realizan, y también buscan maneras de aprovechar al máximo los equipos de los que ya disponen.

El tema de los costes y procesos de impresión suele pasar desapercibido, pero las empresas, especialmente las PYME, están sometidas a una gran presión para reducir o gestionar mejor sus costes de impresión. Los multifunción pueden ser útiles para controlar costes, ya que ofrecen una sola solución de impresión para las empresas, y la tarea de los comerciales es la de concienciar a sus clientes de la existencia de esta opción y cómo sacar el máximo partido de estos equipos. La inversión inicial en un multifunción es menor que el gasto que supone tener varios equipos mono-función, además de ofrecer unos gastos de explotación inferiores. Asimismo, la facilidad de mantenimiento de un solo dispositivo es muy superior, ya que son menos consumibles, almacenar y cargar; y, por supuesto, el espacio de oficina necesario es mucho menor.

Los multifunción ganan terreno rápidamente en oficinas como un medio para impulsar la productividad. Estos dispositivos compactos aúnan versatilidad y facilidad de uso, y los multifunción actuales son, además, muy fiables y ofrecen altos niveles de calidad. Según IDC, los multifunción color dominan el mercado global de impresión, y suponen un 62 por ciento del total de ventas, con 16,3 millones de unidades mundiales en el primer trimestre de 2009.

En la última década, las empresas han realizado grandes desarrollos de equipos que ayuden a los clientes a cumplir sus objetivos de negocio: desde dispositivos básicos que escanean, imprimen y copian hasta equipos totalmente integrados, programables y personalizables. Para ello se recurre al software, que hace posibles funciones como los flujos de trabajo automáticos y la capacidad de escanear directamente a carpetas, sistemas ERP, gestión de contenidos empresariales, correo electrónico o servidores de fax con sólo pulsar un botón o deslizar una tarjeta de identificación. Estos multifunción avanzados pertenecen a una nueva categoría de dispositivos “inteligentes”.

Cuando se conectan a la red, los multifunción inteligentes se convierten en el núcleo del negocio, las rampas de “carga” y “descarga” para procesar los trabajos; y los mejores dispositivos pueden llegar a manejar todas las tareas a la vez, sin esperas innecesarias. Escanear un documento, enviar un fax e imprimir un documento, todo al mismo tiempo: eso es un verdadero dispositivo multitarea, mucho más que un equipo multifunción.

Sin embargo, para mejorar la productividad no es necesario invertir en un nuevo multifunción inteligente. Según las últimas investigaciones, un usuario medio solamente utiliza un 20-30 por ciento de las funciones que brinda un multifunción. En otras palabras, los equipos actuales integran tantas funciones que muchos usuarios ni siquiera llegan a conocerlas.

Así pues, la pregunta que se plantea es: ¿cómo pueden las PYME sacar más partido a sus dispositivos en red y reducir sus gastos de explotación? ¿Cómo pueden los distribuidores ayudarles?

La respuesta es simple: educar, educar y educar. Los distribuidores no sólo deben preocuparse de vender el hardware y el software, sino también de educar a sus clientes sobre cómo sacar el máximo partido de este tipo de dispositivos.

Jorge Sabadell, director de canales de Xerox España