Ésa ha sido la máxima que han seguido en bcSistemas a la hora de pasar de un ERP estándar con más de ocho años de trabajo de programación a medida a un completo cambio de software central, basado en UNIT4 ekon. De este modo, han conseguido un crecimiento sostenido del 20 al 30 por ciento año tras año, permitiendo dar mejor servicio a más clientes.

Cuando en 2004, bcSistemas se plantea un cambio en la estructura de sus sistemas de gestión, comienza su relación con UNIT4, pues aunque trabajaba con un ERP que cubría sus necesidades, las constantes personalizaciones del mismo no le permitían migrar a nuevas versiones. Así, en bcSistemas buscaban un software de gestión empresarial que se adaptase a sus necesidades, no se quedase obsoleto o limitado con el paso de los años y permitiese la migración de las personalizaciones.

Y es que, como integrador de soluciones TIC y con más de 20 años de experiencia en el sector, sabían de la importancia que un buen sistema TI tiene para el negocio.

En estos años de andadura, bcSistemas ha centrado su actividad en tres áreas principalmente. Por un lado, las medianas y grandes empresas, con especial foco en aquellas de estructura multi-localización. Y, por otro lado, en las administraciones públicas y, por último, en los operadores de telecomunicación.

Así, los servicios que ofrece van, tal y como explica su director general, José Antonio Illarregui, “desde el diseño de soluciones, su implantación, despliegue y formación al usuario final, hasta un Service Level Agreement a medida de nuestro cliente, con el objetivo de mantener las soluciones diseñadas con el cien por cien de eficacia a lo largo del tiempo”.

De hecho, ofrece un servicio integral de comunicaciones que integra procesos de ingeniería, instalaciones y mantenimiento. Así, sus cerca de 90 empleados trabajan para que las comunicaciones estén al servicio de la productividad, basándose en un servicio unificado de Help Desk técnico y comercial, soportado por asistencia técnica remota y presencial de cobertura nacional e internacional y disponibilidad 24x7, basado en todos los casos en acuerdos de nivel de servicio.

Cambio radical

Pero analicemos el cambio de software motor de la empresa, que ha traído consigo todo un cambio en la forma de trabajar de la compañía. Y es que, antes del cambio del software motor de su compañía, en bcSistemas trabajaban con un ERP estándar en el que habían invertido cerca de 8 años de programación a medida. Además, se manejaban con múltiples herramientas especializadas desarrolladas internamente sobre paquetes ofimáticos. Además, tenían otra variable a tener en cuenta, pues el personal técnico de la compañía, que supone el 70 por ciento de su plantilla, se encuentra repartido por toda la geografía nacional y cada vez más en puntos del extranjero, acompañando a sus clientes en su desarrollo de negocio. Por eso, era necesario que pudieran trabajar con un acceso inmediato a toda su información y procesos de trabajo, “del mismo modo que si todos estuviesen juntos en una única sala de nuestra sede central”, describe José Antonio Illarregui.

Además, prosigue este responsable, “la gestión de miles de equipos en mantenimiento, con más de 50 disciplinas y especialidades técnicas y contratos de soporte a la medida de nuestros clientes, nos obligaba a disponer de una herramienta que garantizase su cumplimiento de forma segura y rentable”.

Así las cosas, constataron que no era posible seguir basando la eficacia y el futuro de su compañía “en el desarrollo de un ERP del año 2000 y en un número creciente de manuales y sofisticadas hojas de cálculo”. Pensaron que el “best effort” no era la mejor forma de afrontar un futuro de crecimiento empresarial edificado sobre tantos años de trabajo de todo el equipo humano. “Era preciso asumir el reto de invertir a fondo en construir una herramienta que nos permitiese ofrecer aquello que pensábamos que nuestros clientes nos demandarían en un futuro”.

Y es ahí donde entra en juego UNIT4 Ekon, pues aprovechando su experiencia, asumieron el reto de dibujar desde el origen y de forma “ideal” todo su proceso de negocio. Para ello, definieron una aplicación capaz de soportar sus necesidades actuales, quedando preparada para dar cabida a las futuras. Usando la estructura de UNIT4 ekon, programaron más de un 70 por ciento de aplicación totalmente a medida. Actualmente, la aplicación sigue creciendo, “acompañando y dando eficaz soporte a nuevos retos y cambios empresariales, cada vez más rápidos y exigentes en este entorno de crisis”, detalla el director general de bcSistemas.

Por qué UNIT4 ekon

Lo cierto es que un proyecto de este calibre no es muy habitual en nuestros días, sin embargo, tras una detallada evaluación de las soluciones de tres grandes fabricantes, eligieron UNIT4 ekon, “ya que nos ofrecía la mayor capacidad de adaptación a la que era nuestra mayor necesidad: un diseño prácticamente particular, muy lejos del estándar de la habitual logística de un ERP, pero garantizando la migración futura de todo lo creado de forma personalizada”.

“Estuvimos buscando software de gestión para provisión de averías, o gestión del control. No existía exactamente lo que queríamos y eso que miramos algunos tremendamente caros. Al no encontrar uno que satisficiese nuestras necesidades, nos decantamos por buscar un ERP. Estuvimos valorando varias opciones y al final nos decidido por UNIT4 ekon. Con él seríamos capaces de realizar las personalizaciones necesarias, aspecto que considerábamos vital”, prosigue este responsable.

Una vez desplegado el proyecto, el principal beneficio ha sido permitir el crecimiento de la compañía, incluso en un entorno de crisis, “permitiéndonos ofrecer nuevos servicios que aporten valor a nuestros clientes, a la vez que adaptarnos con rapidez a las exigencias del mercado”.

Pero además, han logrado una conexión permanente con el sistema. Tal y como ilustra Illarregui. “Se reciben más de 120 averías de todo el mundo que en ese mismo día se controlan, calculando la aplicación cuánto tiempo tenemos para cerrarla. Solamente puede quedar abierta si contamos con la aprobación del cliente”.

Asimismo, han conseguido una mayor transparencia en todos los procesos, pues al tratarse de una aplicación web, el cliente pueda “controlar al segundo qué es lo que estamos haciendo, lo que es posible con UNIT4 ekon. Al cliente le tranquiliza ver en qué estamos trabajando. Es un sistema que nos permite mostrar todos los procesos de la avería de forma transparente”.

A todo esto, se une una mayor cercanía, pues, “nos planteamos tener a los mejores técnicos, estuvieran donde estuvieran. Si encontramos a un ingeniero muy bueno en Sevilla lo podemos contratar, porque con UNIT4 ekon y nuestras comunicaciones, es como si estuviera trabajando desde la oficina. Además, al estar todos los procesos automatizados, utilizamos los recursos y a nuestros técnicos estén donde estén”.

Invertir para crecer

Sin embargo, el proceso no ha sido fácil, tal y como lo describe José Antonio Illarregui, “ha sido un duro trabajo desarrollado mano a mano entre el equipo de UNIT4 y los técnicos