MOVILIDAD | Artículos | 01 OCT 2011

Utiliza Microsoft Excel para (casi) todo

Más allá de una hoja de cálculo
Ya sea para reproducir música o para la formación de pilotos, la gente es capaz de utilizar Excel de una manera que probablemente nunca hubieras imaginado.

Número, números y más números. Fórmulas aplicadas a dichos números, celdas, tablas, sumatorios, promedios... Si a cualquier persona se le pide que diga palabras que le vienen a la cabeza si hablamos de Excel, seguramente saldrán muchas de las anteriormente descritas.
Lo cierto es que Microsoft Excel es una herramienta de cálculo muy potente y poderosa. Tanto que se puede decir que es muy difícil llegar a ser todo un experto de esta solución informática.
Puede decirse, incluso, que gracias a las posibilidades incluso de programación que tiene Microsoft Excel, este programa se ha convertido en la base de muchas herramientas de trabajo y de muchas soluciones a medida que se pueden ver en muchas empresas.
Pero, más allá de poder llevar una contabilidad más o menos doméstica, de poder establecer cuadros y comparativas para saber cómo andamos de presupuesto, y de hacer todo tipo de operaciones matemáticas de manera automática que nos indiquen una proyección de nuestro negocio, lo cierto es que podemos decir que las posibilidades que nos brinda Excel tienden al infinito. Y no es ninguna exageración.
De hecho, la gente ha usado Excel para todo tipo de propósitos, algunos tan insólitos como el poder formar a los futuros pilotos de aviones en su camino alrededor de un Boeing 747 hasta la creación de imágenes prediseñadas y folletos artísticos. Y todo ello con las posibilidades de Microsoft Excel.
Aunque existen muchos otros programas, incluyendo de la propia Microsoft, que pueden realizar algunas de estas tareas especializadas con mayor rapidez, precisión y eficacia, lo cierto es que los fieles usuarios de Excel (que los hay) a menudo desdeñan esas opciones y prefieren utilizar la hoja de cálculo, que conocen y manejan al dedillo, en lugar de tener que adentrarse en un nuevo software desconocido.
Si tu trabajo está relacionado con números y opciones de negocio, realizas cálculos y previsiones, o tienes un perfil administrativo, Excel es probablemente una de tus herramientas de productividad que utilices día a día y de las que esté siempre abierto en el ordenador de tu escritorio. Seguramente conozcas muchas opciones y herramientas que se nos escapan al resto de los mortales e, incluso, puede que te permitas alguna licencia en el uso de estos trucos tan útiles cuando las tablas y las celdas son el pan nuestro de tu día. Sin embargo, no es menos cierto que tal vez después de leer este artículo acerca de las opciones creativas que otras personas han dado a la aplicación de Microsoft Excel creas que tu trabajo puede realizarse bajo una nueva luz.

Procesamiento de textos
Una de las posibilidades extremas a la hora de utilizar Excel es su función como un procesador de textos. Sí, como procesador de texto. Aunque este uso no es muy común, es posible que incluso puedas conocer a alguien que hace esto. A pesar de que un procesador de textos dedicado (como el propio Word de Microsoft) ofrece herramientas muy superiores, con Excel puedes escribir una carta o un documento breve, ya sea mediante la fusión y la ampliación de las células a utilizar para el texto o mediante la colocación de los contenidos en un cuadro de texto. Es sin duda uno de los primeros usos alternativos que le puedes dar a este programa de hoja de cálculo, pero también por ello es una alternativa poco creativa y original.
De hecho, escribir cartas, sin embargo, es algo relativamente simple en comparación con lo que Debbie Gewand (http://www.dagoriginaldesigns.com/index.htm) puede crear en Excel. Ella utiliza el programa para crear imágenes clip-art. Si estás muy interesado en sus habilidades, debes saber que ha escrito un libro en el que muestra cómo lo hace. A grandes rasgos, podemos decir que Gewand toma las fotos que ella ha escaneado en Excel como referencia, a continuación, las arrastra como una imagen prediseñada mediante el ensamblaje de un montón de formas rellenas hechas con herramientas de dibujo de Excel. También ha usado Excel para crear folletos de dos páginas y tarjetas de visita. Su sitio web muestra una bolsa de sorpresas de casos inusuales.

Detrás del piloto
En Red Triangle (http://www.redtriangle.com/), Todd Michael Edwards utiliza Excel para proporcionar entrenamiento para pilotos de aviones de todo el mundo (desde aviones regionales hasta Boeing 747). Su empresa realiza maquetas de la cabina, creadas como hojas de Excel, donde muestra diagramas de los interruptores e indicadores. Además, utiliza las cajas de comentario, cuyas celdas proporcionan detalles emergentes de lo que las luces y los indicadores hacen y lo que significan sus diferentes estados.
Es una ayuda para el aprendizaje sencillo, y puede funcionar en casi cualquier ordenador y sólo requiere una aplicación visor de Excel para usar, no el programa de la propia Microsoft.

Seguimiento de leads, creación de software y análisis de datos
Algunos usuarios han encontrado nuevas aplicaciones para Excel que aprovechan su poder para los negocios. El fotógrafo Leeann Marie (http://www.leeannmariephotography.com/2010/07/for-photographers-simply-lead-tracking-for-free/) ha creado una hoja de Excel para hacer un seguimiento de las ventas de sus fotografías. Esta hoja tiene funciones de seguimiento propias de una hoja de recogida de datos y una serie de tablas dinámicas que analizan los datos y proporcionan información resumida sobre las fuentes de referencia, leads sin éxito, tasas de reserva y otros detalles. Esta hoja de trabajo puede descargarse de manera gratuita desde su sitio web.
Otros usuarios, como Purna Duggirala (http://chandoo.org/wp/2010/06/23/ui-prototyping-in-excel/), aprovechan el poder de Excel para crear prototipos de interfaces de usuario. Él se aprovecha de la estructura de la aplicación para crear un diseño, y también utiliza las herramientas de dibujo y formas de Excel para hacer un buen uso de las maquetas
Excel siempre ha sido una buena herramienta para el análisis de la información creada en otra parte. Se puede utilizar para analizar los datos desde una variedad de fuentes. En primer lugar, hay que importar o vincular los datos de un almacén de datos y luego mostrarlos en un formato que sea fácil de ordenar y resumir. Si los vínculos entre Excel y los datos son en vivo, los cambios o modificaciones de los datos originales se actualizan automáticamente en Excel. Las herramientas Grupo, Filtro, Consolidar y Tabla Dinámica en Excel dan un montón de opciones para resumir los datos con los que poder responder a preguntas sobre tu negocio.
Con la llegada de Office Web Apps, incluso las pequeñas empresas que no funcionan con un servidor Sharepoint pueden hacer uso de la nueva característica de creación multiusuario para Excel. Por ejemplo, pueden cargar un presupuesto o una hoja de otro tipo preparada de Excel a una cuenta de Windows Live SkyDrive y ponerla a disposición de todas las partes interesadas para ver y editar en línea, independientemente de dónde se encuentren. Estos usuarios pueden usar la aplicación web de Excel para realizar cambios, y ni siquiera es necesario tener Excel instalado para utilizarlo. Ésta es una característica que Google Spreadsheets ha ofrecido desde hace algún tiempo, y seguro que será una características bienvenida por los usuarios empresariales de Excel.

Sólo por diversión
Algunos nuevos usos de Excel son más para el entretenimiento que para el trabajo. El experto en Excel Harald Staff ha creado un reproductor de radio por Internet que se ejecuta dentro de una hoja de cálculo Excel. Se puede ver el trabajo mediante la descarga del archivo desde Contextures.com (http://www.contextures.com/webradio.zip). Simplemente, haz clic en una de las estaciones de la lista para escuchar la radio.
Otros usuarios han encontrado una solución práctica para ser tenida en cuenta en un día aburrido; han escrito una fórmula simple de números aleatorios en una celda de Excel para simular tiradas de dados (http://spreadsheets.about.com/od/spreadsheetlessons/ss/080218_diceroll.htm).

No todo sirve para Excel
Cuando se trata de usos interesantes para las hojas de cálculo, las que ofrece Google tienen algunos trucos bajo la manga que aún no ofrece Excel. Uno de ellos es la posibilidad de crear mapas con los datos que están almacenados en una hoja de trabajo a través de un gadget de Google. (Casualmente, una función similar estaba disponible en Excel 2000 y en versiones anteriores. Sin embargo, fue posteriormente retirada y se convirtió en la aplicación independiente Microsoft MapPoint).
En Google Spreadsheets se inicia al añadir los datos que se indican, por regiones, utilizando los códigos ISO de países o de los códigos de estado de los EE.UU. Los códigos deben ir en la columna de la izquierda; en las columnas subsiguientes, se añaden los datos para mostrar en el mapa (una columna para cada mapa). A continuación, se debe insertar el gadget Heatmap, seleccionar los datos y elegir el mapa a utilizar (los datos se representan como colores en el mapa).
También puedes hacer uso de un gadget para mostrar, por ejemplo, dónde se encuentran tus oficinas comerciales o los distribuidores de tus productos, marcándolos en un mapa de Google. Para ello, coloca la dirección en una columna y el texto para mostrar información cuando el usuario pasa el ratón sobre ese lugar en la columna adyacente. A continuación, inserta el gadget mapa y selecciona las celdas que contienen los datos. En cualquier momento, si los datos en la hoja se actualizan, el mapa se volverá a dibujar de forma automática. Puedes combinar esta flexibilidad con la capacidad de publicar una Google Spreadsheet en la Web, y tendrás una gran herramienta para proporcionar información basada en la localización de negocios de una manera gráfica.
Sin embargo, otra característica de las hojas de cálculo de Google que se puede aprovechar para uso comercial (y no tiene ningún parecido directo en Excel) es la característica de formularios, que te permite crear un formulario dentro de una hoja de cálculo para recopilar datos de un usuario. Puedes usarlo para una invitación para la que estás recogiendo respuestas, por ejemplo, o para realizar un formulario de encuesta de los clientes.
Una vez creado el formulario, que puede contener preguntas de opción múltiple, casillas de verificación y similares, se publicará en la Web. Como los usuarios pueden completar el formulario, los datos se añaden automáticamente a la hoja de cálculo, lo que te permite agregar datos de encuestas o recabar respuestas a la invitación en un solo lugar y sin su entrada. (Aunque se puede crear un formulario en Excel, no te ofrece una manera sencilla para publicar en línea y recoger automáticamente los datos).


Una advertencia
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No todos los usos que la gente le da a Excel (o Google Spreadsheets, para el caso) son ideales para la aplicación. La mayoría de los usuarios que exploran efectos inusuales con el software lo hacen porque reutilizan sus conocimientos de Excel, que ya tienen por lo que hacen en su trabajo. Si lo que te estás planteando es administrar tus finanzas, tus impuestos o crear folletos, la herramienta que deberías elegir, en la mayoría de los casos, debe ser una aplicación dedicada.
Por ejemplo, existen aplicaciones de preparación de impuestos, que ofrecen más características que las que puedes encontrar y desarrollar en una hoja de cálculo, y se actualizará periódicamente a medida que cambian las leyes y normativas.


Breve historia de Excel
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Microsoft comercializó originalmente un programa de hoja de cálculo llamado Multiplan en 1982, que fue muy popular en los sistemas CP/M, pero en los sistemas MS-DOS perdió popularidad frente al Lotus 1-2-3 de IBM. Microsoft publicó la primera versión de Excel para Mac en 1985 y la primera versión de Windows (numeradas 2-05 en línea con el Mac y con un paquete de tiempo de ejecución de entorno de Windows) en noviembre de 1987. Desde entonces, éstas son las versiones de Excel para Windows que han ido viendo la luz

> En el año 1987 Excel 2.0.
> En el año 1990 Excel 3.0.
> En el año 1992 Excel 4.0.
> En el año 1993 Excel 5.0 (Office 4.2 & 4.3).
> En el año 1995 Excel 7.0 (Office ‘95).
> En el año 1997 Excel 8.0 (Office ‘97).
> En el año 1999 Excel 9.0 (Office 2000).
> En el año 2001 Excel 10.0 (Office XP).
> En el año 2003 Excel 11.0 (Office 2003).
> En el año 2007 Excel 12.0 (Office 2007).
> En el año 2010 Excel 14.0 (Office 2010).

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