MOVILIDAD | Artículos | 01 JUL 2011

Office365

Productividad desde la nube
Alfonso Casas.
Más allá de lo que siempre ha aportado la suite de herramientas de Office, su disponibilidad ahora en la nube extiende su manejo al acceso desde cualquier dispositivo, con una ubicación única de documentos, eventos y tareas críticas para la elaboración de proyectos en colaboración.

Para cualquier pequeña o mediana empresa actual, el proceso de tener que adquirir nuevo software lleva implícitos gastos adicionales, más allá del precio de adquisición de cada una de las licencias. La concesión de licencias a las que suele ir asociado el software empresarial, ya sean aplicaciones o un simple sistema operativo, conlleva un coste adicional que no está contemplado en el precio inicial. Es el caso del mantenimiento y actualización de cada uno de los puestos de red, los parches necesarios que deben desplegarse para hacer frente a aspectos de seguridad, su instalación en máquinas que son renovadas o el mantenimiento que requiere la infraestructura de servidores. A estos menesteres hay que añadir el preciado tiempo que debe emplear el administrador de sistemas o su equipo de soporte.
Con el fin de hacer frente a este tipo de gastos adicionales para las empresas, Microsoft ha diseñado Office 365, como un modelo de negocio basado en el uso de las aplicaciones y servicios. Digamos que, aunque no contempla por el momento el modelo de pago por uso, sí ofrece un sistema que se le asemeja bastante, con un coste mensual asociado a las licencias empleadas y posibilidad de modificar al instante los servicios que son contratados.

Modelo en la nube
Para los que tengan ciertos conocimientos de los productos de Microsoft, cabe indicar que Microsoft Office 365 no es otra cosa que el sucesor del actual Business Productivity Online, con herramientas y funciones añadidas, no sólo relacionadas con la suite de Office, de la que obtiene su nombre, sino también con servicios de comunicaciones y hospedaje que hasta el momento venían ofreciéndonos los servidores Exchange en modo local.
Con lo indicado, y basando todo en un modelo de “cloud computing”, se consigue abaratar la compra de la infraestructura hardware, así como el tiempo asociado necesario para su mantenimiento. En función de la modalidad de licencias de Office 365 que contratemos, tendremos unos u otros servicios activos, con la ventaja de mover licencias entre usuarios, adquirir nuevas o proporcionar servicios en base a las necesidades surgidas.
Por regla general, Office 365 incluye Microsoft Exchange con Microsoft Forefront Online Protection para antivirus y spam, Sharepoint, Lync OnLine para el apartado de comunicaciones, y Office Web Apps con la versión correspondiente de Office Professional, que dependerá de la elección que hagamos. Además de los mencionados, el portal web en el que se basa SharePoint para poder compartir los contenidos, es proporcionado de serie por la solución. No obstante, para más detalles, consultar la tabla de versiones.

Puesta en marcha
Cuando cualquier empresa se plantea el uso de Office 365, existen dos posibles opciones para adquirirlo. Por un lado se encuentran el grupo de empresas que actualmente cuentan con licencias de la suite de Microsoft Office, las cuales van a tener precios especiales para poder dar el salto a esta modalidad basada en el uso de las herramientas online. En el caso de las empresas que partan desde cero, es posible contratar paquetes de licencias asociadas de igual modo a un pago mensual. En función de los proyectos y necesidades puntuales de cada empresa, podrán ampliarse o reducirse la contratación de licencias, así como asociarlas al mejor plan que exista.

Zona práctica
Dado que la idea de Microsoft Online Services es que se encuentre accesible desde cualquier lugar y plataforma desde la que accedamos, basándose en la conexión vía web, accedemos a nuestro portal como si se tratara de nuestro gestor de correo típico, mediante el nombre de empresa y contraseña establecida, utilizando un navegador Web. El administrador dispone en todo momento de amplia información en su idioma, con el fin de poder adaptar lo mejor posible cada uno de los servicios. En la columna de la parte izquierda quedan englobados los parámetros del programa de instalación, la administración de usuarios, la gestión de suscripciones y licencias, así como el área de soporte técnico (muy amplio este último con planificación de mantenimiento). El paso inmediato será ir dando de alta a los diferentes usuarios, agrupándolos por departamentos. Para los que dispongan de una infraestructura de red Exchange típica, indicar que podrán realizar una sincronización directa con Active Directory de Windows, lo que permitirá clonar la estructura de usuarios con la que cuenten actualmente en su empresa. En este punto también es posible manejar los parámetros de cada uno de los dominios activos. Las empresas que cuenten con el suyo propio, también podrán usarlo con los servicios de Microsoft Online Services.
A pesar de la multitud de planes de suscripción que ha creado Microsoft, para que cualquier empresa pueda acogerse al que más le interese, la elección de uno u otro dependerá de dos factores importantes. Por un lado, como reemplazo del gestor de correo electrónico para acceder de manera online, aprovechando las comunicaciones unificadas, y fijando un lugar común de intercambio de ficheros que podrán utilizar todos los empleados, manejando las herramientas de la suite de Office. La otra modalidad está pensada para las empresas que decidan mantener la infraestructura de servidores en su propia organización, proporcionando el mismo nivel de control y configuración, pero ofreciendo la posibilidad de colaboración de ficheros basada en la suite de Office 365. En este caso, se pueden manejar configuraciones de nubes híbridas, con un mismo dominio pero asociado a múltiples escenarios.
Sobre el papel, para una pequeña empresa, resulta mucho más barato que el hecho de tener que comprar un servidor y gestionarlo por su cuenta. En el caso de las grandes organizaciones, también reduce el despliegue de políticas de actualización y parches de seguridad, con la ventaja de poder hacer uso de los documentos desde cualquier plataforma, incluyendo los dispositivos móviles.

Herramientas Office Web Apps
A nivel de colaboración, durante nuestro período de pruebas, hemos podido encontrar opciones interesantes de cara a hacer más productivos los grupos de trabajo. Es posible recibir alertas de advertencia sobre el estado de las personas al escribir su dirección de correo electrónico y ser informado sobre su disponibilidad. Las herramientas de colaboración y edición de documentos se hacen más productivas. En el caso de que un compañero del proyecto realice un cambio en uno de los documentos que se encuentren en el portal web, uno recibe un mensaje con los cambios que se han llevado a cabo. También es posible iniciar una videollamada, o localizar la forma de comunicación más rápida con la que el compañero vuelve a estar disponible. En este sentido, hay toda una serie de características nuevas que merece la pena estudiar.
La posibilidad de adjuntar un enlace a un archivo compartido mejora el seguimiento por parte de todos, evitando que se puedan cruzar comentarios, o mensajes duplicados. También pueden capturarse los archivos compartidos para trabajar sobre ellos, y combinar los cambios cuando se vuelve a tener conexión online, para seguir siendo productivo. Pueden crearse tantas cuentas de correo de Outlook de Office 365 como se deseen, e integrarlas en nuestro Outlook local. El cliente de mensajería IM ofrece chat con Windows Live, pero por el momento, no contempla compatibilidad con las del resto de servicios similares.
En cuanto a los administradores, también son los grandes beneficiarios de la plataforma Online Service. La gestión de Office 365 se realiza desde un entorno web, mediante consola de administración con acceso a la configuración del servicio de administración de suscripciones y las licencias de los usuarios. Es posible asignarlas de manera individual, o bien, en base a políticas específicas. Para los administradores que estén familiarizados con la gestión de servidores Exchange Server, cabe indicar que la interfaz es muy similar, añadiendo características de administración de ForeFront, SharePoint y Lync. También es posible utilizar un número limitado de comandos de administración interpretados por el PowerShell.
Otra ventaja es la posibilidad de que los administradores pueden utilizar una misma contraseña para iniciar sesión en equipos cliente, ya sea en Office 365, en el correo electrónico, así como en los servicios de SharePoint y Lync. Es lo que se denomina ADFS (Active Directory Federation Services).

Dispositivos móviles
Las herramientas para estos dispositivos son especialmente útiles, con posibilidad de establecer políticas a cada usuario, como el cifrado obligatorio, el borrado remoto de la información de los dispositivos extraviados, o el despliegue de políticas comunes para varios de ellos. Es algo que comprobamos que resulta sencillo de gestionar para los dispositivos móviles basados en sistema operativo Windows Phone 7. Existen también aplicaciones dedicadas tanto para el iPad, como para Tablet Android, pero con menor nivel de parametrización.

Lo que está por llegar
A pesar de lo interesante que resulta la solución para trabajar a modo de colaboración, nos encontramos en la primera etapa del producto tras el largo período que Microsoft definió como beta del producto. Los socios deben desarrollar un mayor número de soluciones que amplíen el catálogo actual, el conocido como Market Place de Office 365, con aplicaciones del tipo TCO o ROI que resulten interesantes para la comunidad de empresas. También nos consta que con el tiempo llegarán más servicios adicionales, aunque todo ello requiere de las correspondientes certificaciones.
Otro aspecto que debe potenciar Microsoft es el de las comunicaciones por medio de Lync, más allá de la mera mensajería instantánea o la videoconferencia. No es posible realizar búsquedas de mensajes de correo de voz en Exchange, por citar un ejemplo, y no existe asignación de móvil del cliente Lync para otras plataformas. Parece que Microsoft no tiene planes, al menos por el momento, de ofrecer servicios de telefonía propia. En su lugar, todo apunta a asociarse a proveedores ya existentes que puedan integrar sus servicios con Office 365. Sería una forma de potenciar el uso de sus terminales móviles Windows Phone.
En cuanto a mensajería instantánea, Lync sólo permite chatear con usuario de Windows Live, y no con el resto de usuarios de Yahoo, Google u otras ampliamente extendidas.

Conclusiones
A menos que la organización cuente ya con la infraestructura desplegada de hardware y servicios, Office 365 va ser un servicio especialmente interesante para todo el parque de empresas, pequeñas y medianas especialmente, que desean contar con herramientas de productividad, comunicación y colaboración, sin preocuparse de su mantenimiento. La posibilidad de externalizar el servidor Exchange y poder gestionarlo de forma remota, permitirá reducir el trabajo de los administradores de TI, ahorrar en costes, y enfocar su trabajo hacia otros menesteres.


PLANES PROPUESTOS PARA CADA EMPRESA O NEGOCIO
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Los diferentes paquetes de licencias que ofrece Microsoft, son muy variados. Los planes de la modalidad E, están pensados para empresas y grupos de profesionales con más de 10 usuarios, de modo que por sólo 9 euros al mes por usuario, una pequeña empresa puede solventar la problemática de uso de herramientas de productividad online. Por 14,25 € se añaden las herramientas Office Web Apps, con las que se hace posible la edición de documentos y su almacenamiento online para hacerlos más accesibles. Los que deseen un extra de almacenamiento de manera ilimitada en la nube, el conocido SharePoint permite incluso publicar las bases de datos de Access, así como compartir libros de Excel, y generar formularios de InfoPatch, todo por un precio de 22,75 € por usuario al mes. Es la opción que hemos evaluado y que se encuentra en fase beta.
Para Pymes o pequeños negocios de menos de 10 usuarios, es muy recomendable el plan P1, el cual ofrece correo electrónico y calendario, Office Web Apps, mensajería, sitios web y herramientas de colaboración. Su precio parte de los 5,25 € por usuario al mes. También existe uno exclusivo para el ámbito educativo.


Microsoft Office 365
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www.microsoft.es
P.V.P: Desde 9 EUR al mes por usuario
LO MEJOR: Despliegue sencillo
Ahorro en servidores Exchange
LO PEOR: Sacar más partido a Lync
Sin tarjeta de memoria o salida de vídeo
Calificación: *****

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