MOVILIDAD | Artículos | 01 OCT 2011

Office 365 frente a Google Docs

Funcionalidad a funcionalidad
Empieza el juego. Es cierto que Microsoft ostenta el monopolio virtual en software de productividad en la oficina, pero también lo es que Google ocupa una posición prácticamente idéntica en el mundo Web.

Y ahora, Google intenta hacer frente a Microsoft con Google Docs, el componente de productividad de su suite Google Apps, pero en Microsoft no se han quedado de brazos cruzados y han presentado sus propias armas contra Google con Office 365, su propuesta de productividad en la nube. La batalla está servida.

Características
No cabe duda que las características y la funcionalidad de las herramientas influyen mucho en la suite de productividad que elijas. Por ejemplo, la aplicación Word Web es mucho más llamativa visualmente y atractiva que su homóloga de Google, pero en general, las dos tienen prácticamente las mismas características.
Por su parte, la aplicación PowerPoint Web ofrece una amplia gama de temas atractivos para realizar presentaciones. Hemos creado una presentación para que sirva de ejemplo tanto en PowerPoint Web App como en Google Docs Presentation. La primera, PowerPoint Web, inmediatamente muestra una diversa selección de temas atractivos entre los que elegir. Sin embargo, Google muestra por defecto un texto negro sobre un fondo blanco y liso. Hicimos clic en Formato, Configuración de Presentación, Cambio de tema, pero las opciones disponibles no eran tan impresionantes.
A medida que añadimos diapositivas y contenidos, insertamos también imágenes. En Google Presentations, la imagen llenaba la diapositiva completa y tuvimos que ajustarla manualmente para que encajara en el área disponible, pero la aplicación PowerPoint Web es lo suficientemente inteligente como para ajustar el tamaño de la imagen automáticamente.
A la hora de la verdad, las características de las Office Web Apps en Office 365 son prácticamente las mismas que ofrece Google Docs. Pero tiene a su favor que, con los usuarios que ya están familiarizados con Microsoft Office, la versión en la nube será muy cómoda de utilizar.

Compatibilidad con navegadores
Tanto Office 365 como Google Docs son plataformas basadas en web y funcionarán desde cualquier navegador Web, más o menos. Y es que no debería ser una sorpresa para nadie que Google Docs da lo mejor de sí mismo en el navegador Chrome, mientras que Microsoft Office 365 funciona mucho mejor con Internet Explorer. Tiene sentido que cada uno se haya asegurado de que sus herramientas de productividad estén optimizadas para ofrecer la mejor funcionalidad y rendimiento en sus propios navegadores.
Así lo hemos comprobado y hemos abierto Office 365 y Google Docs en Internet Explorer, Firefox y en Chrome para poder comparar. En Internet Explorer, Office 365 funciona muy bien. Google Docs parece cumplir nuestros propósitos, pero aparece una barra amarilla avisándonos de que Internet Explorer no es compatible con todas las características de Google Docs.
En Chrome, ambas plataformas de productividad funcionan como esperábamos, pero en Firefox, la historia cambia. No hemos tenido ningún problema accediendo y utilizando Office Web Apps en Office 365, pero no fuimos capaces de acceder a Google Docs desde Firefox 5. Nos redirigió a una página de error en la que se nos decía algo sobre que el navegador no aceptaba cookies, algo molesto, pero nada que impidiera su funcionamiento. Finalmente fuimos hasta las opciones de Firefox, limpiamos el historial y la caché; de ese modo, pudimos utilizar Google Docs en Firefox 5.
Office Web Apps y Office 365 funcionan en los tres navegadores, aunque Google Docs no marcha completamente en Explorer, así que la pelota está en el tejado de Microsoft.

Fidelidad de archivos
Aquí domina Microsoft. Lo sentimos, Google. El mundo es de Microsoft Office. Incluso si utilizas una suite de productividad ofimática alternativa como Google Docs o LibreOffice, la gran mayoría de la gente utiliza Microsoft Office. La utilidad y el valor de una suite alternativa será medida por lo bien que funcione con Microsoft Office. Si los archivos que se envían de ida y vuelta entre socios, colegas y clientes presentan problemas de formato, se crea una gran frustración y finalmente es preciso resolverlos.
Comparamos el formato de un documento de Word Web App con uno de Google Docs. Tomamos el mismo archivo Word .docx de un equipo local y lo cargamos tanto en Google Docs como en Word Web App. El archivo se abrió bien en ambas herramientas. Hicimos algunos cambios de formato, como introducir algunas negritas, cursivas, subrayados e insertamos una imagen. Luego lo guardamos y lo descargamos de nuevo en el PC. Cuando lo abrimos de nuevo en Word 2010, el archivo Word Web App apareció tal y como debía, pero el documento de Google Docs tenía una fuente diferente, un interlineado distinto y un formato cambiado.
Pero no es grave, pues con Word Web App se puede hacer clic en un botón de la barra para abrir el archivo en Word en lugar de tener que descargarlo.

Colaboración en tiempo real
La colaboración en tiempo real es el punto fundamental a favor de Google Docs y es la principal área en la que Google podría eclipsar fácilmente a Microsoft.
Google Docs puede ser compartido con cualquier otra cuenta Google. Los usuarios que comparten un archivo pueden acceder y trabajar con él simultáneamente. Se asigna a cada usuario un color único, de modo que fácilmente se puede identificar quién está haciendo cambios y cuáles son. También permite abrir una barra en la parte derecha de la pantalla para chatear entre colaboradores. Microsoft permite compartir archivos con cualquiera y también ofrece colaboración en tiempo real y la capacidad de chatear con coautores.
Con Google Chat, puedes ver quién más está viendo un archivo y chatear con ellos mientras colaboráis en el documento y trabajáis juntos. Google cuenta con las funcionalidades Google Chat y Google Voice, que están integradas en Gmail, de modo que los usuarios pueden realizar llamadas de audio o vídeo e incluso utilizar su sistema de mensajería instantánea con sus contactos. Es en este tipo de características donde Office 365, con el cliente Lync 2010, supera a Google. La mensajería instantánea, las conferencias de audio y vídeo y las sesiones web para compartir conocimiento, combinadas con la información de presencia en tiempo real, dan a Microsoft una ligera ventaja en este sentido.
El resultado final es que Microsoft ofrece una colaboración en tiempo real mejor y más completa que Google.

Coste
Office 365 se comercializa a partir de 6 dólares por usuario al mes para el plan Professional y Small Business. Los planes para Medium Business y Enterprise van de los 10 a los 27 dólares por usuario y mes. No importa cómo se mire, es mucho más que el gratuito Google Docs. Pero para ser justos, es más justo enfrentar a Office 365 con una cuenta de pago de Google Apps for Business, que tiene un precio de 50 dólares por usuario al año.
Aún así, 72 dólares por persona siguen suponiendo un importante ahorro de costes si lo comparamos con el coste equivalente de comprar y mantener la infraestructura de software y el servidor que serían necesarios para ofrecer los servicios y herramientas que proporciona Office 365, eso sin tener en cuenta tampoco el salario del personal de TI que sería necesario para ponerlo en marcha. Pero para personas individuales o empresas aún más pequeñas, esas cifras siguen siendo considerables si se comparan con un coste cero.

El veredicto
Tanto Microsoft como Google están intentando invadir el territorio del otro en una batalla por la supremacía en las suites de productividad de oficina basadas en Web, y será precisamente la productividad en la oficina la que incline hacia un lado u otro la parte basada en Web de la ecuación. En última instancia, el ganador dependerá de factores subjetivos que variarán de un individuo a una empresa. Con la posible excepción del coste, parece que Microsoft tiene una ventaja en casi todas las categorías comparadas, pero tanto Google Docs como Microsoft Office 365 tienen sus propios pros y contras. Por eso, es necesario sopesar los beneficios de cada una y considerar cuidadosamente qué plataforma de productividad online es la más adecuada para ti.

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