MOVILIDAD | Artículos | 01 SEP 2011

Haz que tu pequeño negocio parezca mayor gracias a los servicios virtuales

Optimiza los recursos
Aunque siempre es agradable contar con ayuda extra como un asistente personal, un contable o un abogado, en estos tiempos también lo es reducir costes. Las pequeñas y medianas empresas no siempre pueden hacer frente a los costes que supone contar con profesionales para todas esas tareas extra que deben hacerse.

Afortunadamente, abunda la ayuda virtual. No debemos dejarnos engañar por el término “virtual”, pues no se trata de contratar a un ciborg, ya que hay un montón de servicios virtuales que realmente utilizan las capacidades de gente real. Simplemente están localizados remotamente, con gente dedicada, pero que no piden todo un paquete de beneficios sociales o un sueldo al que no puedas hacer frente.
Si tu empresa está en la cuerda floja y necesitas reducir costes, echa un vistazo a los servicios virtuales que puedes contratar en lugar de ampliar la plantilla. A continuación te exponemos algunas de las opciones que te ofrece la Red. Es cierto que la mayor parte de los servicios que te proponemos no son españoles, pero puedes hacerte una idea de lo que se mueve ahí fuera y de las posibilidades que tienes ante ti por un módico precio.

Sustituye a tu secretaria o asistente personal
Esta medida no es muy popular, lo sabemos, pero a veces es inevitable hacer recortes de plantilla si lo que queremos es que la empresa siga a flote. Y es que contratar un asistente personal o una secretaria, te costará unos 30.000 euros al año más beneficios. Pero puedes subcontratar gran parte del trabajo que realizaría esta persona en el mundo virtual por tan solo una parte del coste que te supondría contratar a un profesional, especialmente si sabes qué tareas necesitas más.
Si por ejemplo, viajas mucho y tienes muchos compromisos sociales, RedButler te ofrece asistentes personales y servicios tales como reservas de hotel, facilitándote una tarjeta miembro que permite a sus propietarios recibir descuentos en hoteles y restaurantes. Los miembros de este club solamente pagan 36,95 dólares al mes por 15 tareas y su correspondiente tarjeta de miembro. Eso sí, ten en cuenta que cada llamada de teléfono o reserva de hotel constituye una tarea.
Si no te puedes permitir un asistente personal dedicado, Habilis y AskSunday te ofrecen planes por horas. Así, en lugar de tener una tarifa por tarea, puedes contratar por un número de horas al mes. Las propuestas de Habilis empiezan en los 350 dólares por 40 horas, mientras que las de AskSunday tienen unas tarifas que parten de los 150 dólares por 10 horas. Ambos ofrecen servicios de asistentes personales como la realización de llamadas, gestión de correo electrónico y reservas de hotel. Además, ofrecen disponibilidad 24 horas.

Sustituye a tu abogado
Si bien no recomendamos completamente externalizar los servicios legales y dejarlos en manos de la tecnología, las páginas web legales gratuitas son, a menudo, un recurso muy valioso. Los abogados cobran por horas, así que, si haces tus propias búsquedas o al menos consigues encontrar el formulario legal correcto, puedes llegar a ahorrar un buen pico.
Los servicios legales que a continuación vamos a detallar son estadounidenses que, como en casi todo, van un paso por delante. Aunque en España el sistema legal es distinto, sí te puede servir para hacerte una idea de lo que puedes encontrar.
Es el caso de Rocket Lawyer que ofrece cientos de documentos legales creados por abogados, incluyendo acuerdos de confidencialidad, contratos de servicios generales y contratos laborales, por ejemplo. LawHelp y FindLaw también ofrecen consejos legales de abogados, aunque, por supuesto, no se pueden utilizar como sustitutos de los abogados reales.
Si necesitas consejo legal específico, LawGuru ofrece un servicio muy amplio de preguntas y respuestas tanto de pago como gratuito. Los servicios gratuitos son para preguntas que se envían a un grupo limitado de abogados y que se responden en un foro público. Si la cuestión es urgente o quieres una respuesta privada, por ejemplo, puedes elegir entre pagar 40 Ó 60 dólares para recibir estas prestaciones. El pago solo se cobra si aceptas la respuesta.

Cambia a tu contable
En este punto, lo más importante es hacerse con un buen software de contabilidad. En el mercado hay muchos, pero quizá los más conocidos en nuestro país sean los de Sage, que ofrecen contabilidad, seguimiento de ventas o informes de ingresos, por citar algunas funcionalidades. Pero en la Red también podrás encontrar servicios online de contabilidad. Pagando una cuota mensual, ofrecen prestaciones bastante completas para una pequeña empresa.
También hay soluciones para autónomos, con servicios de contabilidad gratuitos online que ayudan a los usuarios a hacer un seguimiento de los pagos, calcular impuestos y organizar papeleo.
Aunque al final acabes contratando a un contable, estos servicios merecen la pena. Después de todo, si tienes tus finanzas en orden relativo, esto te permitirá ahorrar tiempo, lo que se traduce en ahorros de costes.

Sustituye la atención al cliente
La atención al cliente es un aspecto esencial a la hora de gestionar una pequeña empresa. También es agotador y consume mucho tiempo. Pero afortunadamente, en la Red podemos encontrar una serie de herramientas online que hacen que el soporte a los clientes sea un proceso relativamente fácil e indoloro.
Así, en lugar de contratar a trabajadores adicionales para responder a las preocupaciones y preguntas de tus clientes, puedes hacer que tus clientes trabajen. Get Satisfaction te permite sacar provecho del entusiasmo de la gente, a los que les gusta ayudarse entre sí, construyendo una comunidad en el proceso. En Get Satisfaction, cualquiera puede hacer preguntas y responderlas, aunque las respuestas “oficiales” de la compañía deben señalarse como tales. Tener tu propia página en Get Satisfaction es gratis, aunque también ofrece múltiples opciones de pago tales como la personalización de la comunidad, Google Analytics y estadísticas de la comunidad, así como integración ZenDesk.
ZenDesk es un servicio de asistencia virtual y mucho más que una herramienta de organización para la atención al cliente. En lugar de ofrecer subcontratación de la atención al público para todos como hace Get Satisfaction, ZenDesk te permite resolver problemas de los usuarios utilizando “tickets” de problemas de los clientes. Es decir, puedes integrar ZenDesk en la página web de tu compañía, permitiendo a tus clientes abrir un ticket cuando tengan un problema. ZenDesk te ayuda a gestionar, organizar y resolver problemas. Además, es bastante transparente en el modo en que los clientes pueden ver quién está trabajando en su incidencia y cuándo está previsto que se resuelva. ZenDesk también puede ayudar a que los clientes se ayuden a sí mismos y que planteen problemas en el foro de discusión.

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