MOVILIDAD | Artículos | 01 JUL 2011

.doocuments

Máximo control de documentos
Alfonso Casas.
El servicio aplica un formato especial a los documentos para que puedan ser compartidos de manera segura mediante la Web (modo cloud) y obtener todo tipo de estadísticas.

.doocuments es una herramienta que proporciona una seguridad extra a la creación de documentos. De este modo, es interesante para todos aquellos usuarios que a diario manejan información destacada y que no quieren que pueda ser vista, impresa, modificada o reproducida por terceros. Además de esta característica fundamental de seguridad, la otra gran finalidad de .doocuments es ofrecer al creador un seguimiento de su documento, con informes detallados sobre el tiempo que ha sido visualizado, si se ha impreso o si ha vuelto a ser compartido con terceras personas. A efectos de empresas de negocios y profesionales resulta muy interesante, y más si cabe cuando se trata de comerciales, consultores o departamentos de I+D, con el fin de comprobar la efectividad de la información y cuando decae la atención del destinatario. La conversión a un formato propietario resulta ser la clave para poder desplegar toda esta serie de controles y acciones sobre cualquier documento que deseemos.

A prueba
Por el momento, cualquiera puede disfrutar de los servicios de .doocuments, aunque tengamos limitación en número de ficheros a crear, así como en su tamaño, máximo 3 MB. Una vez enviada la solicitud de uso, recibimos contestación en unas horas, brindando acceso Web a nuestro panel de control. Un vídeo de bienvenida ofrece una idea groso modo de sus infinitas posibilidades. La versión de prueba permite crear hasta 10 documentos diferentes de 3 MB cada uno, los cuales podrán ser utilizados durante 200 días, fecha para la que espirará el período de prueba.
Más allá de las pestañas de “Mi cuenta” y de “Mi perfil”, en las que se recoge información sobre el usuario y la posible facturación, nos centramos en las principales de “Documentos” y “Publicar”. Para desarrollar nuestro primer trabajo, accedemos a la segunda opción, donde quedan localizados los parámetros de definición. En un primer instante, elegimos el fichero localizado en nuestro equipo, previamente desarrollado, el cual puede tratarse de un documento de texto, de una hoja de cálculo, una presentación en PowerPoint o incluso un fichero PDF. Pusimos a prueba la herramienta tratando de subir uno de más de 3 MB, con lo que fuimos respondidos con un mensaje de capacidad máxima de 3 MB. Así pues, no pruebes a subir un fichero sin asegurarte del límite máximo de la capacidad si te encuentras en fase de prueba. Estaría bien contar con alguna que otra herramienta que nos permitiera hacer una edición simple del documento, modificar algunos parámetros en la nube, o incluso guardar diferentes versiones personalizadas en función de los destinatarios. Pero nos consta que para ello se requiere de un editor específico de documentos, y no es la finalidad del servicio ofrecido por .doocuments.

Su interfaz, a fondo
En el momento de subir un fichero, obligatoriamente es necesario fijar las propiedades. Primero hay que marcar si queremos publicarlo en este momento, o bien, establecer una fecha para su inicio de publicación y otra para su finalización. Un calendario desplegable permite movernos por los meses y fechas, aunque debe ser revisado puesto que su tamaño no permite adivinar el día de la semana que se corresponde, apareciendo ligeramente montados unos sobre otros. Tampoco tenemos constancia del año hasta que no marcamos sobre el calendario. Tratamos de introducir la fecha manualmente pero no obtuvimos respuesta.
Las siguientes opciones aparecen más abajo, todas ellas en la misma pantalla de visualización, lo cual se agradece. Aquí fijamos las operaciones que permitiremos llevar a cabo a nuestros destinatarios. Las cuatro opciones pasan por permitir o denegar la impresión, el reenvío del documento, la descarga en PDF, o finalmente, la descarga original. Basta con marcar cada una de las casillas para permitir la acción, y también pueden ser seleccionadas todas a la vez.
Las últimas propiedades del documento están relacionadas con las notificaciones a recibir. Podemos marcar todas ellas para que se nos notifique la impresión, el reenvío a otro usuario, la descarga o simplemente el acceso al documento. Un campo final permite incluir una pequeña descripción del documento con un máximo de 255 caracteres. Tratamos de fijar varios destinatarios, pero esta consola tan sólo permite enviarlo a una sola.

Visualizador del cliente
Una vez que el destinatario recibe la invitación por correo electrónico, basta con pulsar sobre el enlace, para que se abra la pantalla de visualización basada en Java. De entrada permite aplicar zoom sobre la página visualizada. No es posible mediante el “scroll” del ratón, o teclas asociadas, sino que hay que manejar directamente las funciones de la barra de herramientas. La interfaz se encuentra tanto en castellano como en inglés. Tratamos de desplegar con el botón derecho del ratón las propiedades del documento pero no es posible, con el fin de garantizar la seguridad del mismo. Como es lógico, tampoco podrás copiar y pegar contenido seleccionado. Si el destinatario tiene el permiso para su impresión, podrá hacerlo. Su controlador web de Java es un tanto limitado, pero éste podrá fijar modo dúplex, imprimir a varias caras, o aplicar atributos al trabajo.
Accedimos también desde algún terminal móvil para contemplar cómo se comporta, y apreciamos que depende del soporte de Java que tenga el navegador. Dicho esto, los usuarios del iPad, por el momento, están descartados. La empresa continúa trabajando sobre las diferentes versiones que constantemente se actualizan, y el soporte de HTML5, que permitirá una completa compatibilidad en este sentido.
A nivel de seguridad, el documento se cierra automáticamente cuando lleva varios minutos abierto y no está siendo consultado. Nos comentan que la versión definitiva lanzará un mensaje de aviso antes de proceder con su cierre definitivo, aspecto más lógico.

Estadísticas y notificaciones
Es una de las partes más interesantes. Podemos obtener un gráfico sobre todos los accesos realizados al documento, con tiempos de visualización de cada una de las páginas, de modo que es posible obtener un “feedback” sobre la parte del contenido que resultó más interesante. También es posible exportar la lista de accesos a una hoja de Excel para tratar la información. Dentro de lo que es el listado de accesos al documento se contemplan más niveles de detalles, como la hora inicial y final a la que fue visto, su localización por dirección IP siempre que sea posible, o token de las máquinas utilizadas para la visualización. Los modos de vista permiten mostrar los resultados por cronología de accesos o por localización. Las posibilidades nos constan que han sido unas de las más trabajadas. En notificaciones, el emisor o creador de un documento puede estar constantemente al corriente según el seguimiento que haya marcado en su configuración.

Apreciación final
En el momento de probar el servicio, .doocuments se encontraba en estado Beta. Recientemente ha sido liberada una API para permitir integrar la solución con otras API. Como solución final está siendo comercializada en base a dos tipos de licencia. Por un lado enfocada al mercado empresarial, y por otro, al de consumo. La primera mantiene la política de precios de 1 euro al año por cada documento que sea creado. Si el documento supera los 3 MB, es necesario pagar un extra de 0,20 céntimos de euro por cada mega adicional. En el modelo de consumo también será posible añadir micropagos para superar las capacidades limitadas de la versión Beta.
A pesar de los pocos meses de desarrollo, se ha realizado una gran labor, desarrollando una útil herramienta de intercambio de documentos de manera segura. Muchos son los que lo utilizan para lanzar su Curriculum Vitae y comprobar su aceptación. Digamos que la base del servicio va por muy buen camino, y tan sólo resta el hecho de potenciar las herramientas de colaboración, estableciendo mayor comunicación entre destinatario y autor, con posibilidad de añadir anotaciones o aspectos similares. La interfaz actual ya hace algunas insinuaciones al respecto y esperamos ofrecer más adelante otro análisis de su evolución.


Doocuments .doocuments
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www.documents.com
LO MEJOR: Seguimiento de documentos
Intercambio seguro
LO PEOR: Sin herramientas de colaboración
Dependencia de Java Web Start
Sin puntuar por ser versión Beta

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