BUSINESS TI | Noticias | 21 MAY 2015

Caso práctico: la experiencia de BQ con Google Apps for Work

La firma de tecnología, que cuenta ya con 1.000 empleados en 10 sedes, ha adoptado Google Apps for Work. Te explicamos cómo la tecnológica, apostando por esta solución, ha transformado sus procesos internos y de flujo de información para ganar en eficiencia.
BQ
Reyes Alonso

Junto a otras que han llevado a cabo empresas como la compañía aérea canaria Binter o MÁSmovil, es una de las primeras implantaciones en España. La empresa española BQ, que tiene 10 sedes y está presente en 50 países, tenía como reto mejorar la gestión de sus procesos internos y optimizar el flujo de información entre sus más de 1.000 empleados, especialmente en el área de desarrollo de producto donde el personal trabaja en proyectos paralelos en los que están implicados distintos departamentos.
Necesitaba encontrar una forma de organizarse que les permitiera optimizar el tiempo y que todos pudiesen participar, “sin que fuera necesario estar presentes de forma simultánea y que facilitara el flujo de información entre las partes implicadas”, explica Iván Sánchez, su responsable de organización. En definitiva, un proceso más flexibles y ágiles, pero sin renunciar a la coordinación y eficiencia.
El cambio
Para resolver esto, BQ optó por Google Apps for Work, y la herramienta que permitió mejorar la gestión y coordinación de los proyectos fue Google Docs. Ahora  el primer paso al iniciar un proyecto es crear un documento en este formato, que se comparte con todas las personas implicadas y en el que se propone una forma de organizarlo. Los participantes aportan sus ideas directamente en el documento en cualquier momento y desde cualquier lugar y, así, solo se convoca una reunión si es estrictamente necesario.
Antes y después
Según explica la compañía, esta manera de operar ha reducido el tiempo, pero también los cambios. Antes las reuniones presenciales o por videoconferencia eran la única opción para establecer ideas y procesos, y en muchas ocasiones los asistentes planteaban nuevas alternativas días después de la sesión, una vez habían podido reflexionar sobre los aspectos principales tratados en ella. Esto obligaba a realizar varias reuniones para un mismo tema. Actualmente, los participantes disponen de un plazo de una semana para aportar sus ideas en el documento y, una vez el proceso se ha definido, la probabilidad de que se pidan cambios es muy baja.
Durante esta fase es posible tener un dominio muy estricto de las propuestas, pues gracias al control de cambios todas las modificaciones quedan registradas, así como su fecha y autor. Los participantes pueden incluir sugerencias, resolver dudas, etc. en un mismo documento, lo que mejora la comunicación entre los equipos.
Por otro lado, la forma de compartir esa información con el resto de los compañeros también ha cambiado. Antes era necesario convocar reuniones muy numerosas o que cada responsable trasladara la información a sus respectivos equipos. Ambas opciones requerían bastante tiempo y en algunas ocasiones implicaban realizar más reuniones a posteriori. Gracias a Google Apps for Work, simplemente hay que editar los niveles de permisos que se otorgan a los distintos miembros de cada equipo con los que se comparte el documento (editar, comentar o ver).
Si finalmente es necesaria un reunión, para cuadrar agendas, establecer lugares o reservar salas se utiliza Google Calendar y Google Hangouts, si la reunión es virtual.
Otra solución más especializada que ha aplicado BQ es la gestión de las traducciones de Android a través de Google Spreadsheets, cuya API es utilizada también para aumatizar flujos de trabajo y conseguir una integración continua.

 

 

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