BUSINESS TI | Noticias | 30 ENE 2014

Abordar la digitalización de la documentación, clave para la competitividad de las PYME

Según RICOH, contar con una buena gestión de los procesos documentales es clave para las PYME, que pueden obtener importantes ahorros. La externalización de los servicios de digitalización podría ser una buena opción para aquellas compañías que no disponen de los recursos para poder afrontar por sí solas este reto.
digitalizacion
R. Alonso

No contar con unos procesos de gestión documental rigurosos provoca problemas en el funcionamiento de la empresa y, en ese sentido, un 67 por ciento de los directivos españoles que participaron en un estudio patrocinado por RICOH, afirman que emplean demasiado tiempo en encontrar la información que precisan en su archivo físico, lo que ralentiza la capacidad de respuesta de la organización a clientes, empleados y proveedores. También aumenta la probabilidad de experimentar tanto fallos de seguridad y confidencialidad como errores manuales y, finalmente, se hace indispensable disponer de un gran espacio para almacenar todo el archivo documental, lo que supone costes adicionales.

Según el estudio, el 84 por ciento de los directivos encuestados cree que la digitalización de su archivo físico supondría un ahorro anual de hasta un 20 por ciento, por lo que las pequeñas y medianas empresas que mueven grandes volúmenes de documentación, como despachos de abogados, centros sanitarios, escuelas o gestorías deberían aprovechar las ventajas que ofrece.

Por eso, RICOH insta a las PYME a digitalizar sus procesos documentales, puesto que es un factor clave de productividad para este tipo de empresas. Como señala su director de marketing y desarrollo de negocio en España, Eduard Farga, “en el entorno actual, digitalizar el pasivo documental es un requisito indispensable”.

“La digitalización de la documentación permite a las PYME ser más eficientes en costes, productividad y seguridad de su documentación, y supone un primer paso hacia la organización en papel”, asegura la compañía. Para aquellas empresas que no disponen de recursos recomienda que la externalización los servicios de digitalización, área en la que la propia compañía dispone de soluciones y servicios que permiten abordar esta transición a lo digital.

 

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