| Artículos | 01 ABR 2002

Word 2002 (y IV)

Tags: Histórico
Rodolfo de Benito.
En esta última entrega de Word, a modo de entrante empezaremos con las herramientas de control de cambios. Seguiremos por un primero a base de páginas Web y, como plato fuerte, un formulario con cálculos automatizados mediante macro. El postre, la copa y lo demás son cosa suya.

Como recordará, en la tercera entrega de este pequeño curso elaboramos una carta publicitaria para enviarla a múltiples destinatarios utilizando el asistente para combinar correspondencia. También nos ocupamos de mostrar el uso de columnas, así como de imágenes y otros objetos gráficos. En este artículo mostraremos la utilización del Control de revisiones, creación de páginas Web sencillas, formularios y uso de macros. Como complemento puede consultar PC World nº 172, enero 2001, en el que dedicamos un artículo entero a la creación de formularios en Word 2000.

Herramientas de control de cambios
En muchas ocasiones y en entornos colaborativos los documentos pueden ser modificados por terceras personas con la finalidad de proponer mejoras o correcciones. En estos casos sería idóneo que Word indicara qué modificaciones se han practicado, quién las ha hecho y si se aceptan o rechazan los cambios propuestos. Precisamente de todo esto se encarga el Control de cambios, ayudado por la barra de herramientas Revisión y el Panel de revisiones -ver Figura 1-.
El procedimiento para utilizar el control de cambios empieza por activarlo seleccionando en el menú HerramientasControl de cambios. A partir de ese momento se registrará cualquier modificación efectuada en el documento -ver Figura 2- y se identificará a la persona que las realice. Esto mismo puede conseguirse utilizando la opción Destinatario de correo (para revisión) situado en el menú ArchivoEnviar a, ya que además de enviar el archivo habilita automáticamente el control de cambios en ese documento.
Durante el proceso de revisión es de gran ayuda la inserción de anotaciones o comentarios al texto, tanto escritos como de voz. Ambos pueden insertarse desde la barra Revisión en la lista desplegable Nuevo comentario.
El paso siguiente, una vez se ha hecho la revisión, es la aceptación o rechazo de los cambios propuestos. Esto puede conseguirse pulsando con el botón derecho del ratón sobre una revisión o mediante los botones Aceptar y Rechazar de la barra de herramientas Revisión -ver Figura 3-. Ambos botones presentan la ventaja de contar con opciones para rechazar y aceptar de una sola vez todas las revisiones propuestas. También es posible elegir los cambios efectuados por un revisor en concreto, o los de todos seleccionándolos en MostrarRevisores de la barra Revisión.
Además, si desea modificar el aspecto estético de las revisiones, seleccione Opciones en la lista desplegable Mostrar de la barra Revisión. Aquí encontrará todo lo necesario para configurar cómo van a mostrarse e imprimirse.
El proceso finaliza cuando se pulsa el botón Terminar revisión -barra Revisión-, que aplicará todos los cambios que se han aceptado y descartará los rechazados.
Con esto hemos saboreado el entrante y nos preparamos para degustar el primer plato de páginas Web.

Crear páginas Web con Word
Evidentemente, Word no es la herramienta preferida por los profesionales para crear páginas Web, pero sí es cierto que pueden hacerse páginas sencillas sin mucho esfuerzo y sin conocimientos técnicos. Básicamente hay dos formas de crearlas: grabar directamente un documento Word como una página Web -ArchivoGuardar como página Web- o crearla desde cero con la posibilidad de añadirle marcos, estilos, hipervínculos, etc.
Para ilustrar la creación de páginas Web recurriremos a un supuesto práctico en el cual nos plantearemos el desarrollo de una página Web elemental sobre conceptos generales de informática básica. En la Figura 4 puede ver un ejemplo de lo que pretendemos realizar. La página está dividida en dos marcos: el de la izquierda muestra un índice que permite acceder rápidamente a los contenidos de la página, mientras que el marco de la derecha sirve para mostrar el contenido en sí.
Además de los marcos, hemos aplicado un tema o combinación de estilos a cada marco y hemos insertado los enlaces o hipervínculos necesarios. Por lo tanto, a continuación veremos cómo aplicar un tema, cómo insertar marcadores e hipervínculos y cómo crear marcos.
En primer lugar, cree un nuevo documento y seleccione en el menú VerDiseño Web. Olvídese ahora de los marcos. Como veremos más adelante, el marco izquierdo puede generarse automáticamente con la tabla de contenido o índice.

Los temas
Un tema es una combinación de estilos que se aplica a una página para darle un aspecto homogéneo y coherente -ver Figura 5-. Cada uno tiene sus propios colores de fondo, tipos de viñetas, tipografía, etc. Para aplicar un tema o estilo seleccione en el menú FormatoTema y elija el que más le guste. Para este ejemplo hemos elegido el tema Plano técnico.
A la hora de escribir tenga en cuenta que puede utilizar los estilos predefinidos seleccionándolos en la lista desplegable Estilo situada en la barra de herramientas Formato. Concretamente, empezando por la izquierda, es el primer elemento de dicha barra. Puede utilizar el estilo Título 1 para los títulos de los apartados o de la propia página. El resto del texto puede ir con el estilo Normal.
Pruebe, por ejemplo, a poner un título, una breve introducción y luego los apartados en los que se divide el contenido. En este supuesto hay tres apartados: Qué es, Componentes y Para saber más.

Los marcadores
La página Web que nos sirve de ejemplo contiene dos tipos de enlaces o hipervínculos. Unos enlazan con partes del propio documento, y sirven para acceder a cada uno de los tres apartados de los que consta la página. Los otros son externos y se utilizarán para vincular a otras páginas Web.
Para crear el primer tipo de hipervínculos, los que enlazan dentro de la misma página, es necesario definir previamente con qué partes deseamos enlazar. Esto se hace mediante la definición de marcadores. A modo de ejemplo, la página de la Figura 4 contendrá tres marcadores, uno por cada apartado. Por lo tanto, el título de cada apartado llevará asociado un marcador.
Definir un marcador es tarea sencilla:
1. Seleccione el texto o imagen al que quiere asociar el marcador. Por ejemplo, el título del primer apartado: Qué es.
2. Escoja en el menú: InsertarMarcador.
3. En el cuadro de diálogo escriba el nombre del marcador y pulse el botón Agregar. Normalmente el nombre coincidirá con el texto seleccionado. En este caso se llamará Que_es. Observe que para separar ambas palabras, en lugar de un espacio en blanco hemos utilizado el guión bajo. El espacio en blanco no está permitido para los nombres de marcador y si lo emplea, el botón Agregar no se activará.
4. Repita la operación con los dos marcadores restantes. En la Figura 6 puede ver los tres marcadores definidos para este ejemplo.

Hipervínculos
Una vez creados los marcadores ya podemos enlazar con ellos creando hipervínculos. En el caso del ejemplo, hemos incluido una pequeña lista de opciones al principio de la página: Quiero conocer la función del disco duro, Quiero conocer sus componentes y Quiero ampliar esta informaci

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