| Artículos | 01 FEB 2002

Word 2002 (II)

Tags: Histórico
Rodolfo de Benito.
En esta entrega podrá ver cómo editar documentos digitalizados, definir estilos propios, utilizar adecuadamente las tabulaciones, aplicar estilos numerados y utilizar las tablas.

En la entrega anterior nos ocupamos de los aspectos más básicos de Word, como crear y editar un documento insertando formatos de carácter, párrafo y página. También vimos las formas más frecuentes de distribución: impresión y correo electrónico. Y no nos olvidamos de las opciones de seguridad para salvaguardar los documentos. Con este artículo daremos un paso más en el manejo de Word. Como siempre, intentaremos darle un enfoque pragmático para que el lector que así lo desee pueda ponerlo en práctica inmediatamente.

Estilos y formato
Como complemento a la entrega anterior introduciremos al lector en el uso y la definición de sus propios estilos de texto. Un estilo no es más que un conjunto de formatos utilizados frecuentemente cuya finalidad es la de aplicarlos a un texto de forma rápida y cómoda. Word cuenta con unos estilos ya predefinidos, por ejemplo para los títulos. Puede verlos si pulsa sobre la lista desplegable Estilo de la barra de herramientas Formato. Aplicarlos sólo es cuestión de marcar un texto y elegir el estilo que desee en la citada lista desplegable.
Como ya sabe, Word 2002 incluye los llamados paneles de tareas y precisamente uno de ellos se encarga de los estilos. Concretamente se denomina Estilos y formato y está accesible desde la barra Formato. Si pulsa sobre este botón, no solamente podrá elegir el estilo a aplicar, sino que también podrá crear el suyo propio pulsando el botón Nuevo. En la Figura 1 puede ver un ejemplo de la definición de un estilo tipo párrafo que hereda su formato de Título 1. Fíjese en cómo es posible indicar qué estilo se aplicará automáticamente al párrafo siguiente y cómo de una manera simple se le indica el nuevo formato. El cuadro de diálogo utilizado para definirlo tiene los botones típicos para configurar formatos de carácter y párrafo, el resto los encontrará bajo el botón Formato.
Una vez definido el estilo, no se olvide de activar la opción Agregar a la plantilla si desea que se conserve en los nuevos documentos que genere, de lo contrario sólo estará disponible en el documento actual. Después lo único que tiene que hacer es seleccionarlo cuando lo necesite. Y no se olvide de utilizar el panel Mostrar formato cuando quiera conocer el que tiene un texto determinado.

La herramienta Document Scanning
En ocasiones para ahorrar tiempo pueden digitalizarse documentos para ser editados desde Word y así evitar teclearlos nuevamente. La herramienta Document Scanning, novedad de Office XP, digitaliza todo tipo de documentos y los pasa a la herramienta Document Imaging. Ambos programas se pueden utilizar para incorporar a Word el texto de los documentos digitalizados con un escáner, ya que Document Imaging incluye reconocimiento óptico de caracteres -OCR-.
El acceso a estas dos herramientas se realiza a través del menú Inicio de Windows, concretamente en ProgramasHerramientas de Microsoft Office. Cuando se ejecuta Document Scanning y se pulsa el botón Digitalizar, comienza el trabajo del escáner. Concluida la digitalización de la página el programa Document Imaging se encarga de mostrar el resultado y ofrece la posibilidad de seleccionar una región de la imagen para convertirla en texto y llevarla a Word -botón Enviar texto a Word-. En la Figura 2 puede ver un documento digitalizado y el resultado del paso del texto a Word. Juzgue por sí mismo el resultado, el OCR no ha cometido un solo fallo. Por supuesto, no es imprescindible digitalizar documentos para pasarles el OCR, cualquier imagen con formato TIF puede ser utilizada por Document Imaging si selecciona la opción Reconocer texto usando OCR del menú Archivo.
Como ha visto, gracias al OCR puede ahorrar una cantidad considerable de tiempo, pero pasemos ahora a indicar cómo puede utilizar las tabulaciones en sus documentos.

Uso de las tabulaciones
Las tabulaciones se emplean para situar horizontalmente un texto en una posición fijada de antemano. Esta posición se indica en la barra de regla o barra graduada situada en la parte superior del documento -compruebe que tiene activada la opción del menú: VerRegla-. Para colocar un texto en una tabulación tan sólo hay que pulsar la tecla Tabulación. De hecho existen unas tabulaciones predefinidas situadas cada 1,25 cm y que tienen alineación izquierda. Cada vez que pulse la tecla Tabulación comprobará cómo el cursor se sitúa esos centímetros más a la derecha. El hecho de que la tabulación tenga alineación izquierda indica que todos los textos situados en ella estarán alineados por la izquierda respecto a la propia tabulación.
Precisamente atendiendo a la alineación que adopta el texto en las tabulaciones, éstas pueden ser de tipo: izquierda, derecha, centrada y decimal. Además hay otro tipo llamado barra que corresponde a una línea vertical y que puede utilizarse para separar los textos tabulados. En la Figura 3 puede ver un ejemplo de un texto tabulado utilizando diferentes tipos. Centrémonos en él y supongamos que usted tiene que hacer algo similar. Fíjese en las cuatro marcas que aparecen en la barra de regla: cada una de ellas representa una tabulación. El texto perteneciente a Código no irá tabulado, ya que aprovecharemos el margen izquierdo, y por lo tanto la primera tabulación será la del Curso, que es de izquierda y está situada a 2,5 cm. Duración está en 9,5 y es de centrado, Pesetas tiene una tabulación de derecha a 12,5 cm y Euros es decimal a 14,5 cm.
Sabido esto y basándonos en la Figura 3 vamos a suponer que ya hemos escrito un documento nuevo hasta la frase “Relación de actividades formativas durante el 2001” inclusive. Lo primero será introducir los títulos de cada uno de los textos tabulados. Para estos no es necesario que defina ninguna tabulación en especial, puede utilizar las predeterminadas. Sitúese en una línea en blanco y asegúrese de que la alineación seleccionada es izquierda -puede verlo en la barra de herramientas formato-. Escriba el primer título, Código, pulse la tecla Tabulación y escriba Curso. Pulse varias veces la Tabulación para dejar espacio suficiente al nombre del curso y teclee Duración. Repita el proceso para el resto de los títulos. Si le parece que quedan demasiado juntos, puede disminuir los márgenes de la hoja haciendo doble clic en la barra de regla.
No se preocupe ahora del subrayado de los títulos y pulse la tecla Intro al final de los mismos para empezar a definir las tabulaciones.

Formas de definir y editar las tabulaciones
El proceso es sencillo. Una forma consiste en seleccionar el menú: FormatoTabulaciones. De esta manera podrá indicar a cuántos centímetros quiere la tabulación, de qué tipo va a ser y el relleno -la tabulación correspondiente a Duración tiene un relleno punteado-. Luego se pulsa el botón Fijar y se define la siguiente tabulación. En la Figura 4 puede ver el resultado de este proceso.
Si lo desea, también puede definirlas pulsando en el botón situado a la izquierda de la barra de regla para elegir el tipo, y luego haciendo un clic en esta barra a los centímetros deseados, tras lo cual verá una pequeña marca indicando la tabulaci&

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