| Artículos | 01 FEB 2008

Web, correo y otras utilidades en manos de terceros

Tags: Histórico
Cosas a tener en cuenta a la hora de externalizar herramientas de comunicación
Arantxa Herranz.
Si el correo electrónico es ya casi el primer sistema de comunicación, la web es la primera impresión que muchas veces nos llevamos de cualquier entidad u organismo. Herramientas ambas que, en muchos casos, no están en nuestro propio hogar, sino que residen en casas de terceras empresas. Unas compañías, las de alojamiento, que cada vez diversifican más su oferta de negocio para que confiemos en ella los servicios a externalizar. Pero antes de dar este paso conviene tener en cuenta algunas consideraciones previas.

Desde registro de dominios y alojamiento de páginas web hasta diversas aplicaciones on-line, servicios de recuperación ante desastres, continuidad de negocio, alta disponibilidad, seguridad (antivirus, antispoofing), bases de datos y aplicaciones (web, correo, middleware), los servicios, en muchos casos de comunicación, que nos ofrecen las empresas de hosting han ido evolucionando tanto que ya no es sólo posible mantener nuestra web en los servidores de una tercera empresa, sino gran parte de nuestros sistemas de comunicación, como el propio correo electrónico. Y, sin duda, en un momento en el que la externalización de los servicios (u outsourcing) está muy en boga, el alojar estos recursos en terceras empresas es una opción a tener muy en cuenta, aunque sin perder de vista algunas consideraciones.
Sin duda, la principal es apostar por alguien en quien confiemos, puesto que, no en vano, en esta tercera empresa vamos a depositar aspectos tan valiosos como sistemas de comunicación o incluso datos, por lo que nos deberá garantizar tanto la disponibilidad de los servicios como la confidencialidad de las comunicaciones y seguridad de la información.

Servicios y soluciones
Así pues, como decimos, al principio las empresas de hosting nacieron con el boom de internet, cuando todo el mundo quería contar con una página web. Disponer de un servidor dedicado en el que residiera nuestra particular ventana al mundo era una partida en la hoja de gastos que pocas entidades podían afrontar, mientras que estas empresas especializadas realizaban ofertas que aunaban desarrollo, alojamiento y mantenimiento por unas cuotas mensuales algo más que aceptables. Poco a poco, y tras el éxito de estas propuestas, las compañías de alojamiento fueron diversificando su oferta de productos y los usuarios confiaban cada vez más en la externalización de estos servicios.
Así pues, a día de hoy el abanico de soluciones es amplio, diverso y variado. Hay servicios para usuarios más domésticos y complejas soluciones corporativas. Podemos hablar desde las soluciones más básicas de presencia en internet (páginas web, gestión de dominios, servicios de correo electrónico o, incluso, servidores privados) hasta los más complejos o profesionales, como todo el outsourcing de la plataforma propiedad del cliente en los centros de datos o comunicaciones corporativas del tipo VPN (red privada virtual), sin olvidar planes de continuidad de negocio y recuperación ante desastres o la creación de tiendas virtuales y todo lo relacionado con comercio electrónico.
Sin embargo, lo cierto es que, pese a toda esta oferta, y quizá porque muchas veces seguimos siendo muy reticentes al cambio, de lo que más se sigue haciendo uso es de lo que en este sector se denomina hosting compartido, es decir, alojamiento de página web y correo electrónico, así como la gestión del dominio. De hecho, la mayoría de las empresas que están inmersas en este negocio reconocen que estos servicios (la gestión del correo electrónico y el alojamiento de las aplicaciones de acceso por internet) son los más demandados, aunque señalan que, últimamente, están cobrando más importancia la externalización de los servicios de TIC críticos para el buen funcionamiento del negocio de los clientes. Las razones que se aducen son, básicamente, dos: que las empresas necesitan que dichos servicios funcionen correctamente pero no disponen de los recursos suficientes (y, por tanto, no pueden dedicarse a tareas de las denominadas de valor añadido, como el I+D, idear mejoras o cómo aprovechar mejor los recursos) y que, precisamente, al final las empresas optan por soluciones que les permitan no tener personal especializado dedicado 24x7 a temas TI, que no se encuadran en su negocio propiamente dicho y que supone dedicar unos recursos difíciles de justificar cuando se analiza su rentabilidad para la empresa.
Así pues, la propia página web es el núcleo de todos los servicios que posteriormente vienen a demandarse. Tras el correo electrónico sujeto al mismo dominio que la página web, suele ser paulatina y posteriormente cuando se demandan servicios más profesionales.

Algo más que una ventana al mundo
Sin duda, tener presencia en internet es algo importante y cada vez más imprescindible. Muchos se han acostumbrado ya a buscar en Google o cualquier otro buscador la presencia de una empresa y su web en lugar de acudir a las tradicionales páginas amarillas. Buena muestra de esta importancia son los programas que la propia Administración pone en marcha, englobados bajo el paraguas de NEW (Ninguna Empresa sin Web). Se trata, sin duda, de uno de los principales vehículos de comunicación, tanto internos como externos, que se ve reforzado por el correo electrónico.
Pero no sólo es importante disponer de presencia en internet por un tema de marca o para mejorar la comunicación con clientes y proveedores. Según José Antonio Baena, Chief Operating Officer de Acens, “hoy en día se ha convertido quizá en el mejor canal de venta para la mayoría de productos que une PYME puede comercializar en un mercado global”. Pero, además, podemos añadir que a la mayoría de las empresas “no les resulta rentable desarrollar toda la infraestructura tecnológica que garantiza la disponibilidad de los servicios de hosting: redundancia de red y electricidad, seguridad informática, ambiental, lógica, perimetral, contratación y formación de personal técnico...”, tal y como expone Fermín Palacios, director de Hosting y Aplicaciones de Arsys Internet, para quien la elección de empresas como la suya para estos servicios alojados permite a los clientes despreocuparse de temas técnicos y centrar todos sus recursos en potenciar las habilidades empresariales que les permiten competir en el mercado. Por estos motivos, sentencia que “la externalización de servicios de hosting resulta imprescindible en la actual Sociedad del Conocimiento”.
Pero como dejábamos entrever al inicio de este reportaje, cuando una empresa se plantea poner su plataforma TI en manos de otra compañía debe buscar que, como mínimo, garantice el mismo nivel y calidad de servicio que ofrece a sus clientes; es decir, que la confianza es algo muy a tener en cuenta. El reto es que especialmente pequeñas y medianas empresas, así como autónomos, que, pese a tener unos recursos (también tecnológicos) más limitados, no deben renunciar a estas herramientas tecnológicas y que, incluso, puedan sacar partido de las mismas y ganar en competitividad. Es más, se pretende que, al delegar en proveedores profesionales, las empresas puedan despreocuparse de temas técnicos y dedicar todos sus recursos a potenciar las habilidades empresariales que les permiten competir en el mercado.

Puntos a favor
Sin duda, las ventajas de este tipo de contratos son amplias. Quizá el primero y más evidente, tal y como se&

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