| Artículos | 01 OCT 2005

Un entorno a medida

Tags: Histórico
Personalizar el entorno colaborativo con Sharepoint Services 2.0 (II)
Juan Blázquez.
La instalación de Sharepoint Services y la fundación del primer site poco aportan al entorno colaborativo que se quiere implantar si se deja tal cual. Para que realmente resulte aprovechable para los usuarios hay que adaptar el programa a sus necesidades y es aquí donde sharepoint demuestra que no es un simple servidor web.

Nivel de dificultad: Medio
Objetivo del artículo: Crear y modificar sitios web de Sharepoint Services 2.0
Herramientas necesarias: Windows 2003-Sharepoint Services 2.0-Frontpage 2003, opcional

El espacio colaborativo y compartición de datos que proporciona Sharepoint Services puede y debe ser adaptado a las necesidades de cada entorno para que realmente resulte provechoso y se pueda sacar todo el partido a las funcionalidades que ofrece el programa. Sharepoint Services puede ser personalizado con gran detalle para acondicionarlo a las particularidades de cada entorno de forma rápida y sencilla sin necesidad de tener amplios conocimientos sobre programación o diseño web.
Para implantar la colaboración entre usuarios según la propuesta de este programa, lo primero es familiarizarse con la estructura de información que utiliza y conocer los distintos elementos sobre los que se organizan los datos. Conocer esta estructura y dedicar algún tiempo a planificar el diseño son las claves que permiten tener una idea clara de lo que se ha de hacer y conseguir que su implementación resulte limpia, rápida y sencilla. Como se trata de organizar datos sobre el ordenador, se puede trazar un paralelismo entre el sistema de archivo convencional y la estructura de Sharepoint. De este modo, el punto de partida en archivo, la unidad (C:, D: ), se asimila en Sharepoint al servidor virtual web sobre el que se apoya. El siguiente elemento de la estructura de archivo, la raíz (\), puede hacerse corresponder en el programa con el site (sitio) de primer nivel. Las carpetas y subcarpetas que se utilizan para organizar los archivos se traducen en Sharepoint también en sitios y subsitios web. El conjunto de sitios que comparten una misma gestión se agrupa lógica y administrativamente bajo la denominación de site collection, colección de sitios. La comparación se completa si se igualan los ficheros del almacenamiento convencional con las páginas web que maneja Sharepoint.
Con las salvedades lógicas que representa comparar un sistema de archivo y una estructura de sitios web, el paralelismo puede servir para una primera aproximación al esbozo de Sharepoint, donde la estructura de carpetas que ya exista implementada puede servir como punto de partida para plantear e implementar el diseño inicial de los espacios de colaboración. Las combinaciones posibles son muchas y todas perfectamente válidas. Puesto que cada cual puede hacer de su capa un sayo, sólo a modo de ejemplo, para ilustrar este paralelismo, la carpeta compartida que se asigna a cada departamento y que se mapea con una unidad de red en el ordenador del usuario, en Sharepoint es viable proyectar esa unidad como un servidor virtual e implementar la subsiguiente estructura de carpetas como sitios. Siguiendo con el ejemplo, si para el departamento de ventas se mapea la unidad H:, en la que se encuentran las carpetas Marketing y Clientes, en Sharepoint puede quedar como http://Ventas la unidad como tal y http://ventas/marketing y http://ventas/clientes. el acceso a las carpetas. Ya de partida es una nomenclatura más familiar e intuitiva para los usuarios, acostumbrados a moverse por Internet. Elimina la necesidad de conocer las rutas Windo-ws para llegar hasta las carpetas, consiguiendo que la distribución de archivos sobre distintos servidores resulte para ellos totalmente transparente.
Esta estructura resulta fácil e inmediata de crear. Para ello, lo primero es acudir a la consola de administración de IIS y crear el servidor web virtual que alojará el sitio “Ventas”. En la ayuda de esta consola se explican los pasos para esta operación. Sólo debe tener en cuenta la asignación de puerto para que no entre en conflicto con otros servidores y las direcciones IP que utilizará, que hay que dar de alta en los servidores DNS para que todo funcione correctamente.
Completada esta operación, para el servidor web que se ha definido hay que acudir a la página de administración de Sharepoint. Desde la página principal, en el apartado Configuración del servidor virtual, la selección del enlace Extender o actualizar el servidor virtual provoca la aparición de la lista de servidores disponibles. El enlace al servidor recién creado da paso a la página en la que se define el propietario, conjunto de aplicaciones con las que se asociará el servidor de Sharepoint, servidor de contenido y otros datos que, al ser una configuración experimental, pueden dejarse con los valores por defecto.
Si todo transcurre normalmente, al acceder al nuevo sitio -en el ejemplo http://ventas- Share–point solicita que se cree el site principal, partiendo de las plantillas disponibles, tal y como indicamos en el capítulo anterior del curso. Con estas operaciones, el sitio Ventas ya queda disponible para su acceso.

Habilitar contenidos
La información y datos que se pueden dar como contenidos en los sitios de Sharepoint desbarata el símil anterior con el sistema de archivo. Si los directorios convencionales sólo pueden albergar datos en formato de archivo, en las “carpetas” de este programa cabe distinto tipo de información que puede presentarse de diversas maneras al usuario, proporcionándole una interfaz más eficiente y agradable que la simple enumeración de documentos que ofrece cualquier explorador de archivos. El beneficio de Sharepoint no reside únicamente en la forma de organizar la información, sino también en cómo la presenta. Al apoyarse en características y tecnologías web, Sharepoint permite presentar al usuario la información más relevante que necesita en su trabajo y un acceso inmediato a cualquier dato, todo ello unificado en un mismo entorno y sin necesidad de tener abiertos varios programas y saltar de ventana en ventana para realizar cualquier consulta u operación. Con Sharepoint, el usuario que accede a un sitio puede tener en pantalla su bandeja de entrada actualizada, su agenda y su lista de contactos, mientras tiene todas las referencias que pueda necesitar para obtener otras informaciones o acceso directo a otros datos y operaciones que puedan estar tratando sus compañeros. Los equipos de trabajo encuentran en los sitios de Sharepoint el espacio común de donde obtener los documentos, información, ideas, estado de los proyectos y cualquier otro dato que necesiten para coordinar su actividad y conseguir ser más eficaces.
Para conseguir esto, Sharepoint proporciona distintos elementos que se pueden conjugar en los sitios que componen su estructura de colaboración. Básicamente estos elementos pueden ser de tipo lista, biblioteca de archivos o página web. Aunque parece reducida esta tipología, en la práctica existe un sinfín de elementos de cada tipo para cubrir un amplio rango de características y propósitos. Así, se ofrecen listas para enlaces, contactos, eventos, tareas y un largo etcétera que puede verse ampliado con la definición de nuevas listas, según criterios particulares. Algo similar a lo que ocurre con la biblioteca de archivo, que inicialmente sólo incluyen para docum

Contenidos recomendados...

Comentar
Para comentar, es necesario iniciar sesión
Se muestran 0 comentarios
X

Uso de cookies

Esta web utiliza cookies técnicas, de personalización y análisis, propias y de terceros, para facilitarle la navegación de forma anónima y analizar estadísticas del uso de la web. Consideramos que si continúa navegando, acepta su uso. Obtener más información