| Artículos | 01 DIC 1996

Trucos y consejos para Suites

Tags: Histórico
Antonia Soler.

Desde la automatización de mailings hasta la creación de páginas Web, sáquele el máximo provecho a su suite, ya sea Microsoft Office, Lotus SmartSuite o Corel WordPerfect Suite.

Una buena suite es como un cuarteto bien conjuntado, donde el procesador de textos empieza con un preludio suave, la hoja de cálculo inicia el primer movimiento y al final todos los programas que parecían independientes terminan construyendo un crescendo.

Hay que decir que los productos de las suites actuales están muy bien diseñados. Sin embargo, sigue siendo necesario aprender a usarlos conjuntamente de forma productiva. Dicho de otro modo, cada producto debe encontrar sus propios tiempos y notas. Los ejemplos de este artículo están basados en una empresa de comida ficticia. Esta compañía le ayudará a transformar su colección de solistas en una orquesta de calidad.

Tanto si utiliza Windows 3.x como Windows 95 y cualquiera que sea su suite (Microsoft Office, Lotus SmartSuite o Corel WordPerfect Suite) va a aprender a realizar todas las piezas en perfecta armonía. Podrá vincular un gráfico pegado en un documento de texto con la hoja de cálculo que lo originó; podrá convertir su documento en una presentación; igualmente, podrá crear páginas Web que parezcan muy profesionales; o generar mailings a partir de listas almacenadas en bases de datos o en hojas de cálculo. En los ejemplos siguientes vamos a poner a trabajar juntas las diversas aplicaciones que componen cada Suite. Porque una suite bien afinada es música para los oídos.

Trabajo 1:

Vincular una hoja de cálculo en un documento

Imagine que está creando el informe anual en su procesador de textos. Las páginas tienen un atractivo diseño, ha encontrado una bonita fuente y está escribiendo satisfecho. Pero llega un punto en que desearía poder mostrar el gráfico de las cuotas de mercado que creó en su hoja de cálculo. Puede limitarse a copiar y pegar la información de un programa al otro, pero cuando transcurra el tiempo y se modifique la hoja de cálculo el gráfico no se actualizará. El truco es vincular la hoja de cálculo al documento. Un vínculo es como un ventana en su documento de texto creada desde otro programa. Veamos cómo hacerlo en cada suite.

Microsoft Office (ambas versiones)

1) Puesto que las direcciones de celda pueden cambiar, conviene asignar un nombre al rango de Excel que se desea mostrar en el documento Word. Para ello, abra la hoja de cálculo y seleccione el rango. Luego elija la opción Insertar-Nombre-Definir, escriba un nombre para el rango, por ejemplo Cuotas y pulse Intro.

2) Con el rango aún seleccionado elija Edición-Copiar.

3) Vaya a Word y abra su documento. Luego sitúe el cursor donde desea que aparezca la vista de la hoja.

4) Seleccione Edición-Pegado especial.

5) En la caja de diálogo que se muestra seleccione la opción Pegar con vínculo y en la lista indique Objeto Hoja de cálculo de Microsoft Excel para insertar un objeto gráfico o bien Formato RTF para crear una tabla Word con los datos. Luego pulse Aceptar para completar la conexión. Si se trata de un objeto de la hoja de cálculo, éste se muestra dentro de una caja dimensionable en el documento. Sin embargo, si se trata de texto con formato RTF pasa a formar parte del propio documento, y se puede, si se desea, cambiar el formato a la tabla.

Lotus SmartSuite (ambas versiones)

1) Puesto que las direcciones de celda pueden cambiar, conviene asignar un nombre al rango de 1-2-3 que se desea mostrar en el documento WordPro. Para ello, abra la hoja de cálculo y seleccione el rango. Luego elija la opción Rango-Nombre de rango, escriba un nombre para el rango, por ejemplo Cuotas y pulse Intro.

2) Con el rango aún seleccionado elija Edición-Copiar.

3) Vaya a WordPro y abra su documento. Luego sitúe el cursor donde desea que aparezca la vista de la hoja.

4) Seleccione Edición-Pegado especial.

5) En la caja de diálogo que se muestra seleccione la opción Pegar vínculo y en la lista indique Objeto de 1-2-3 para insertar un objeto gráfico o bien Rich Text Format para crear una tabla WordPro con los datos. Luego pulse Aceptar para completar la conexión. Si se trata de un objeto de la hoja de cálculo, éste se muestra dentro de una caja dimensionable en el documento. Sin embargo, si se trata de texto con formato RTF pasa a formar parte del propio documento, y se puede, si se desea, cambiar el formato a la tabla.

Corel WordPerfect Suite y Novell PerfectOffice (todas las versiones)

1) Puesto que las direcciones de celda pueden cambiar, conviene asignar un nombre al rango de Quattro Pro que se desea mostrar en el documento WordPerfect. Para ello, abra la hoja de cálculo y seleccione el rango. Luego elija la opción Insertar-Nombres, escriba un nombre para el rango, por ejemplo Cuotas y pulse Intro.

2) Con el rango aún seleccionado elija Edición-Copiar.

3) Vaya a WordPerfect y abra su documento. Luego sitúe el cursor donde desea que aparezca la vista de la hoja.

4) Seleccione Edición-Pegado especial.

5) En la caja de diálogo que se muestra seleccione la opción Pegar con vínculo y en la lista indique objeto de Quattro Pro para insertar un objeto gráfico o bien Rich Text Format para crear una tabla WordPerfect con los datos. Luego pulse Aceptar para completar la conexión. Si se trata de un objeto de la hoja de cálculo, éste se muestra dentro de una caja dimensionable en el documento. Sin embargo, si se trata de texto con formato RTF pasa a formar parte del propio documento, y se puede, si se desea, cambiar el formato a la tabla.

Trabajo 2:

Crear una presentación a partir de un documento

Ya tiene preparado su informe para presentarlo en la reunión de accionistas. Sin embargo, nadie quiere sentarse a escucharle durante media hora, de modo que tiene que resumir los puntos principales de su informe en una presentación de diapositivas. Las herramientas clave para este trabajo son el procesador de textos y el programa de presentaciones de su suite. Desafortunadamente, estas herramientas no siempre trabajan tan juntas como cabría esperar.

Microsoft Office (ambas versiones)

Para agilizar su curva de aprendizaje, Microsoft Power Point lee directamente documentos Word, de modo que es posible crear presentaciones efectivas en poco tiempo. El truco es estructurar el documento Word usando estilos predefinidos tipo Título 1, Título 2, etc.

Si su documento no usa estos estilos, vaya a Word y asígnelos a los párrafos adecuados en función de su importancia, usando para ello la lista desplegable Estilos, situada a la izquierda de la barra de herramientas de Formato. También puede, si lo prefiere, cambiar al modo de visualización Esquema, y usar las teclas Tabulador y May-Tabulador para asignar estilos a los párrafos. Tenga en cuenta que los párrafos que tengan alguno de los estilos Título serán los que creen automáticamente sus diapositivas. Cuando esté satisfecho, guarde y cierre su documento.

Vaya luego a PowerPoint e ignore los asistentes iniciales que podrían ayudarle a crear su presentación, ya que en este caso no los necesita. Seleccione Archivo-Abrir y, en el cuadro de diálogo, donde aparece el tipo de archivo, seleccione Todos los esquemas. Indique el documento que desea convertir y pulse Aceptar.

PowerPoint mostrará, en modo Esquema, que ha creado una diapositiva para cada párrafo que en el documento tenía asignado el estilo Título 1. Los párrafos con estilo Título 2 forman parte de la diapositiva de la que dependen, apareciendo como puntos de una lista. Los párrafos que no tenían estilo Título no aparecen en las diapositivas. Desafortunadamente, PowerPoint no incluye los gráficos, tablas u otros objetos del documento Word, de modo que es necesario copi

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