| Artículos | 01 JUL 1999

Trucos para Microsoft Word

Tags: Histórico
Jesús Alonso, Francisco Martín y Antonia Soler.
1. Word más veloz A veces encuentro que Word "reacciona" demasiado lentamente a las instrucciones que le doy. ¿Qué puedo hacer para mejorar su velocidad? Si nota que Word se vuelve torpe en sus respuestas debe plantearse la cuestión de si no lo está sobrecargando en exceso. Para "aligerarlo" tenga primero cuidado con los gráficos. En la medida que pueda, "pegue" de forma especial los gráficos que llevó al portapapeles: prefiera el formato imagen al de mapa de bits, porque ocupa menos memoria y se adaptan mejor a impresoras de calidad. O, en la medida de lo posible, vincule los gráficos en lugar de pegarlos al documento. Tenga también en cuenta que Word le permite "deshacer" las últimas 100 operaciones, lo que le obliga a reservar memoria para guardar traza de las mismas... mientras Vd. no dé por definitivo lo realizado activando Archivo > Guardar. Conclusión: guarde sus documentos con tanta frecuencia como le sea posible y Word se lo agradecerá. Dos consejos más. a) En Herramientas > Opciones > pestaña Ortografía y gramática, desactive tanto Revisar ortografía mientras escribe como Revisar gramática mientras escribe, b) Use lo menos posible Ver > Diseño de página, y lo más posible Normal, e igualmente desactive la visualización de los dibujos y gráficos (ver truco), si quiere una respuesta más rápida de Word. En todo caso, planifique la fragmentación de sus escritos en varios documentos. A mayor complejidad de formatos (tablas, dibujos, fuentes, ...) mayor necesidad de fragmentación. 2. Texto, antes; tabla, después He insertado una tabla nada más abrir un documento nuevo y ahora no sé cómo desplazarla para poner texto normal encima de ella. Sitúe el cursor en la primera celda (ángulo superior izquierda) y pulse Intro. Por fortuna, Word 97 ha conservado esta opción que se inició, a petición de sus usuarios, en Word 6 (al igual que otorgó a las teclas Inicio y Fin la facultad de enviar el cursor al inicio o al final de una línea y no, como inicialmente ocurría, sólo con Mayús+Inicio y Mayús+Fin). 3. Longitud del texto con precisión ¿Hay alguna manera rápida de conocer (o ajustar) con exactitud los cm que se reservan para las líneas normales de texto en una página sin tener que calcularla por la longitud de los márgenes? Sí, hay una manera tan fácil (y poco conocida) como la siguiente. Active Ver?Regla e intente mover uno de los fijadores extremos que en la regla determinan la longitud de la línea de texto (normalmente 15 cm). Si mientras intenta moverlo presiona también el botón derecho del ratón se encontrará con que la regla misma le ofrece este cálculo de la forma más expresiva e inmediata posible. Pruébelo. Puede que, cuando trate de editar algún trabajo muy serio, le resuelva mejor sus problemas tipográficos. 4. Ratón o teclado No veo qué utilidad puede tener la combinación de teclas cuando se dispone del ratón que puede activarlo todo Estoy de acuerdo: para determinadas tareas como la de usar la brocha de formato más de una vez, que se consigue con un sencillo doble clic sobre el icono brocha de copiar formato, es más fácil el ratón que usar cada vez Ctrl + Mayús + C. Pero pruebe con el siguiente cuadro para convencerse de lo contrario en otras tantas operaciones. Hágalo primero con el ratón y después con la combinación de teclas que se indican. El movimiento se demuestra andando. Para obtener esto... pulse las teclas.... Centrar una tabla con respecto a márgenes de página Alt+5 y clic sobre icono Centrar Dividir una tabla en dos Ctrl+Mayús+Intro Desplazar un párrafo entero hacia arriba o hacia abajo (*) Alt+Mayús+s o bien Alt+Mayús+t Convertir CO2 en CO2 y pr2 en pr2 Ctrl+signo= y Ctrl+signo+,respectiv. Escribir puntos suspensivos siempre igual Ctrl+Alt+ punto (*) Esta misma operación permite desplazar filas (enteras!) dentro de las tablas. Si lo que se quiere es dejar un párrafo "flotando", es decir, libre para ser arrastrado a cualquier rincón de una página, el usuario debe recurrir a enmarcarlo previamente: seleccionar el párrafo entero y activar Insertar> Cuadro de texto. 5. Listar métodos abreviados Me han convencido. Ahora lo que necesitaría es saber qué atajos o combinación de teclas podrían acelerar mi trabajo ¿no podría obtener un listado de todas estas combinaciones de Word? En Ayuda> Contenido e índice> Indice> teclas de método abreviado, Word le ofrece un excelente resumen. La lástima es que en vano buscará un cuadro general como es el que Vd. desea y nosotros le mostramos (sólo un fragmento) en la tabla adjunta. Para obtener esta tabla completa en cualquier momento sólo hay que realizar los siguientes pasos: 1. Active Herramientas> Macro. 2. En la caja de texto desplegable Macros en: seleccione Comandos de Word y obtendrá una lista de dichos comandos ordenada alfabéticamente. 3. En esa lista seleccione el comando ListaDeComandos. 4. Pulse el botón Ejecutar eligiendo una de las dos opciones (explicar). Hará bien el usuario en interesarse por este tema de las combinaciones de teclas. No sólo hay que exigir velocidad al ordenador. A veces también se debería exigir velocidad el usuario mismo. Por ejemplo, no es lo mismo resolver por ratón o por teclado tareas tan comunes como la de enviar al inicio del párrafo el cursor para realizar alguna inserción o supresión. En estos casos pocos se han parado a pensar que si se está escribiendo con las dos manos, la utilización del ratón es un motivo de retardo más que de aceleración de tan sencilla operación. Sin mover apenas las manos el cursor puede volar hacia el inicio del párrafo con sólo teclear Ctrl + s. Cualquier lector podrá comprobar que esta acción de teclado es mucho más rápida que la de mover la mano derecha, retomar el ratón y pulsar el botón izquierdo (tres movimientos contra uno) cuando se está en plena actividad escritora. Nombre de comando Modificadores Clave Actualizar Campos F9 Alternar Mostrar Campo Mayús+ F9 Anterior (documento) Ctrl+Mayús+ F6 Anterior (documento) Alt+Mayús+ F6 Aplicar Título1 Ctrl+Mayús+ 1 Aplicar Título2 Ctrl+Mayús+ 2 Aplicar Título3 Ctrl+Mayús+ 3 Autotexto F3 Cambiar Mayús Mayús+ F3 Campo Siguiente F11 Campo Anterior Mayús+ F11 Campo Fecha Alt+Mayús+ F Campo Hora Alt+Mayús+ H Campo Lista Num Ctrl+Mayús+ Y Centrar Párrafo Ctrl+ T Códigos de Campo Alt+ F9 Comprimir Fuente Ctrl+ < Comprimir Fuente Un Punto Alt+Ctrl+ < Comprimir Selección Mayús+ F8 Copiar Formato Ctrl+Mayús+ C Copiar Texto Mayús+ F2 Crear Autotexto Alt+ F3 Desvincular Campos Ctrl+ 6 Editor Secuencias Comandos Alt+Mayús+ F11 Microsoft Eliminar Palabra Ctrl+ Supr Eliminar Palabra Anterior Ctrl+ Retroceso Esquema Mover Abajo Alt+Mayús+ Abajo Esquema Mover Arriba Alt+Mayús+ Arriba Extender Palabra Derecha Ctrl+Mayús+ Derecha Extender Párrafo Abajo Ctrl+Mayús+ Abajo Extender Principio de Doc Ctrl+Mayús+ Inicio Extender Principio de Línea Mayús+ Inicio Extender Selección F8 Fin de Columna Alt+ Av Pág Guardar Ctrl+ G Herram Sinónimos Mayús+ F7 Hipervínculo Hacia Atrás Alt+ Izquierda Hipervínculo Hacia Delante Alt+ Derecha Marcar Elemento Índice Alt+Mayús+ E Marcar Elemento TDC Alt+Mayús+ B Negrita Ctrl+ N Oculto Ctrl+Mayús+ O Pegar Mayús+ Insertar Pegar Formato Ctrl+Mayús+ V Principio de Columna Alt+ Re Pág Principio de Fila Alt+ Inicio Repetir F4 Sangría Francesa Ctrl+ F Seleccionar Tabla Alt+ Número 5 Seleccionar Todo Ctrl+ E Seleccionar Todo Ctrl+ Número 5 Siguiente Error Ortográfico Alt+ F7 Subrayar Ctrl+ S Superíndice Ctrl+ + Subíndice Ctrl+ = Vista Prel Ctrl+ F2 6. Visualizar combinaciones de teclas ¿Cómo puedo hacer que Word me tenga permanentemente informado de los atajos o combinaciones de teclas existentes en las operaciones que realizo? Dispone de una opción, al menos para las operaciones que rea

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