| Artículos | 01 MAY 2002

Software de usuario

Tags: Histórico
Noé Soriano y José C. Daganzo.
El mejor modo de empezar a ahorrar costes en el software de una empresa es tomarse un tiempo para estudiar qué necesidades actuales y futuras van a tener nuestros empleados para poder desarrollar su trabajo.

En el análisis de las necesidades de software influye un nuevo factor que no aparecía en el hardware: el tipo de empleado influye en el resultado final. Hay que analizar qué conocimientos informáticos tienen nuestros empleados y qué coste de licencias nos supone el software que utilizan. También hay que analizar si las aplicaciones utilizadas son aprovechadas o estamos pagando características y opciones que no se usan. Una vez sepamos cuánto nos gastamos en software, podemos ver cómo ahorrar, y en este sentido, el software y sistemas operativos libres y las herramientas gratuitas o de bajo coste juegan un papel destacado.

Aplicaciones gratuitas y de bajo coste
Entendemos por aplicaciones gratuitas o de bajo coste las que nos van a permitir realizar el mismo trabajo ahorrando la licencia de un programa de mayor coste (no confundir con software libre o GNU). En muchas ocasiones tenemos licencias de programas absolutamente desaprovechados. Dos buenos ejemplos serían los procesadores de textos y los programas de retoque fotográfico, que en muchas empresas se tienen completamente desaprovechados y se utilizan para tareas que perfectamente podríamos hacer con WordPad y Paint de Windows o con cualquiera de las aplicaciones freeware que podemos encontrar en Internet. Incluso para necesidades algo más exigentes tampoco tenemos que acudir a aplicaciones de gran coste. Existen programas intermedios de excelente calidad que cubren de sobra las necesidades de muchos usuarios y cuya licencia es bastante más económica.
Otra situación que se da, más todavía, es la utilización de pequeñas aplicaciones de pago, que se aprovechan de la fama y renombre de su marca, y que suponen un gasto para la empresa, pudiendo ser sustituidas por aplicaciones freeware de igual utilidad.

Software libre
La denominación software libre puede llevar a confusiones. Hay que distinguir entre programas o sistemas operativos de libre distribución y utilización, y los que están bajo la denominada licencia GNU Public License. Esta licencia especifica unas normas y requisitos imprescindibles, cuyo fin es que nadie pueda aprovecharse de la filosofía que implica la utilización de este tipo de aplicaciones o sistemas. Principalmente, se estipula que cualquier software bajo esta licencia es libre de ser distribuido y modificado, siempre que se adviertan estas modificaciones y se nombre al autor original. Tampoco se puede decir que su uso sea del todo libre, incluso su distribución puede ser gratuita o cobrarse por el servicio, pero siempre debe ir acompañada del código fuente para permitir a los destinatarios aplicar la misma filosofía de uso.
Sin embargo, cuando hablamos de empresas, los sistemas operativos y programas comerciales se llevan casi toda la inversión en software. Cuentan con la ventaja de disponer de una mayor experiencia e implantación en el mercado, además de marketing, acuerdos comerciales y compatibilidad. Por ejemplo, Windows continuará con su liderazgo en este sector mientras los demás desarrolladores de software sólo creen aplicaciones para este sistema operativo.
Éste parece ser el principal escollo, porque, por lo demás, para muchas empresas utilizar sistemas operativos y aplicaciones libres supondría una gran ventaja, sobre todo en cuanto a inversión en licencias se refiere. Pero migrar a sistemas como Linux no es una tarea sencilla, ni recomendable en todos los casos. Hay que analizar si podemos disponer de la infraestructura necesaria para mantener la informática de la empresa con software libre. Las distribuciones comerciales de software libre son una opción interesante, suponen una inversión mayor pero ofrecen un soporte y soluciones empresariales completas, como por ejemplo OpenLinux Server (solución integrada para compartición de ficheros/impresoras, web, proxy, firewall, VPN y servidor SQL), Volution Messaging Server (solución de correo electrónico) y Volution Manager (herramienta para la gestión remota de sistemas UNIX y Linux), de Caldera (www.caldera.com). También hay que analizar si disponemos de empleados con conocimientos de su manejo y, en caso contrario, si conviene invertir en formación o continuar con las herramientas tradicionales.
Una opción es ir migrando de forma progresiva a software libre. Primero, empezar por aplicaciones sencillas (compresores, visores, etc.), lo que nos dará una idea de la respuesta de los empleados y de la inversión necesaria en formación. Si la experiencia es positiva, podemos saltar a herramientas más complejas (procesadores de texto, retoque de imágenes, etc.) y, por último, quedarían los sistemas operativos de los equipos y servidores.

Una formación adecuada
La formación es una labor que ningún empresario puede pasar por alto, pues no sólo le permite afrontar con seguridad el futuro, sino contar con trabajadores competentes en la labor que desempeñen dentro de su organización.
Antes de impartir un curso, hemos de saber el número de empleados que se beneficiarán del mismo y calcular los costes. En función del número de empleados a formar, nos encontramos ante dos posibilidades: dar el curso en nuestras instalaciones -“in company”- o mover a los empleados al centro de formación de la organización que imparta el curso. Las empresas de formación consultadas aconsejan crear grupos en un número nunca superior a 10 personas para que la formación sea de más calidad y, cuando las instalaciones de la empresa lo permitan, impartir los cursos “in company”, ya que un curso de estas características -en la compañía y de 8/10 empleados- supone un ahorro en torno al 40 ó 50%. Aparte, contabilice el gasto en transporte y dietas que supone desplazar a un número de empleados tan elevado; el ahorro aumentará en gran medida.
Por tanto, no se debe escatimar en una correcta formación de los empleados. Lo que sí se puede hacer es formar a los empleados con una buena relación calidad/precio, impartiendo cursos en la empresa a los que deberán asistir en torno a 8/10 personas. La formación de los empleados es un valor activo de la empresa, tenga en cuenta esto; si están preparados y son autosuficientes no se necesitara buscar más personal. Pero esto sólo se consigue tras un periodo de formación adecuado.

Licencias de programas
En la adquisición de licencias es donde podemos aprovecharnos de las distintas ofertas que tenga cada desarrollador para empresas. Generalmente, a mayor número de licencias adquiridas, mayor descuento. No es lo mismo adquirir un sistema operativo que comprar cincuenta. En cada caso tendremos que consultar a nuestro proveedor las tarifas del momento y qué solución nos saldrá más rentable.
Como soluciones podemos considerar los grupos integrados de sistema operativo más software, o paquetes con varias aplicaciones y herramientas (programación, diseño, ofimática, etc.), que muchos fabricantes comercializan y que nos saldrán mucho más baratos que adquirir las aplicaciones por separado. Ésta es, por ejemplo, la filosofía de IBM para reducir costes en la adquisición de herramientas. Esta compañía opina que la mejor manera de reducir realmente el coste total del software es conseguir que la empresa dependa del m&#

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