| Artículos | 01 SEP 2007

Software de gestión para optimizar la productividad y calidad empresarial

Tags: Histórico
EMZA apuesta por las soluciones de AS Sofware
Encarna González.
La necesidad de ser competitivos en su sector y optimizar los procesos de producción ha llevado a la empresa EMZA (Estampaciones Metálicas Zaragozanas) a apostar por una modernización de su software de gestión empresarial de la mano de AS Software y su solución FAS-5. Una mejora en la producción y calidad de los productos son algunas de las ventajas que han percibido.

Con sede central en Zaragoza, EMZA es una empresa dedicada a la estampación de piezas metálicas y ensamblaje para los sectores de línea blanca, automoción, maquinaria auxiliar y sistemas de elevación. Aunque comenzó su actividad en el año 1997, la firma ya contaba con experiencia al haber formado parte de la compañía Metalúrgica Gilma de construcción de matrices. Con la mirada puesta en optimizar al máximo su gestión y producción, EMZA siempre ha buscado adaptarse a las continuas evoluciones del sector industrial, mejorar sus sistemas de producción y relación con clientes. Es por ello que, en los últimos años, la firma ha acometido una reforma de sus sistemas de gestión que le ha permitido mejorar estos aspectos. Una evolución que no ha hecho más que empezar.
Tal y como apunta Santiago Millán, responsable del proyecto de implantación y responsable de administración de EMZA, toda esta iniciativa comienza hace siete años al incorporar nuevos clientes e incrementar las referencias a fabricar. “Fue entonces cuando empezamos a observar que no podíamos tener una visión concreta y segura de las necesidades, tanto de fabricación como de adquisición de materiales y componentes para poder cumplir con los pedidos realizados por nuestros clientes”, sostiene el responsable. Su alto volumen de producción, y las peculiaridades de los sectores con los que trabaja la compañía, hicieron necesario el cambio hacia una nueva solución de gestión.
En ese momento, la compañía contaba con un software a medida para abordar todo lo relacionado con las ventas y compras, teniendo que realizar los cálculos de las necesidades de forma manual, “ocasionando, en algunas ocasiones, datos no exactos para su empleo, así como el uso de gran cantidad de tiempo para su desarrollo. Cualquier variación en las necesidades que nos solicitaban nuestros clientes nos suponía el no poder disponer fácilmente de una visión clara de cómo tener que proceder”, añade Millán.
Así pues, el problema se concentraba en lo que al software de gestión necesario se refiere ya que, además de los programas de ofimática con los que ya contaba con la suite Office de Microsoft, también disponían de un software hecho a medida para ventas, compras, contabilidad y producción que no satisfacía las crecientes necesidades de un negocio en evolución como el de EMZA.

El momento de la elección
Ante esta situación, para los responsables de EMZA era necesario disponer de un software integral que abarcara todos los aspectos referentes a la gestión diaria, desde la entrada de pedidos de los clientes, hasta todo lo relacionado con la facturación, las compras, costes, comercial, calidad y, sobre todo, la planificación de la producción pero, como sostiene Santiago Millán “que, a la vez, fuera una aplicación que, por sus características, pudiera ser implantada en una empresa como la nuestra”.
Es por ello que la firma necesitaba una solución capaz de planificar todos los recursos empresariales de todas las áreas operativas de la compañía. En definitiva, se trataba de encontrar una solución de gestión que mejorase e incrementase la productividad mediante procesos que optimizasen el material y el tiempo de los empleados. Sin embargo, un aspecto fundamental que debía contemplar la solución era que gestionase los stocks de forma más eficiente como lo venían haciendo hasta ahora, por lo que debía incluir un sistema que previera la carencia de cada tipo de materia prima. Así, el sistema debía avisar, cuando fuese necesario, realizar pedidos a sus proveedores en el momento en el que las materias primas utilizadas en la producción comenzasen a escasear. Además, para EMZA era importante que los stocks estuvieran siempre actualizados para saber en todo momento qué material se estaba reservando o consumiendo.
Otro de los aspectos importantes que debía tener en cuenta la solución era que tuviera un sistema para la recogida de pedidos rápido y eficaz, de forma que la toma de todas las características de los diseños que tenían que fabricar fuese sencilla y flexible ante la necesidad de implementar nuevos procesos en el caso de que hubiera que incorporar nuevos diseños a la producción.
No obstante, cuando la firma comienza a explorar el mercado, sobre el año 2000, percibe que la disponibilidad de soluciones de gestión diseñadas para las necesidades de las pequeñas y medianas empresas no abundaba. Sin embargo, en la oferta de AS Software, la compañía encontró una solución que se ajustaba a los requerimientos que tenían. Así, la solución escogida en 2001 fue FAS-IV, migrando posteriormente, en 2002, a FAS-5. “En primer lugar, observamos que cubría todos los apartados de una gestión empresarial, pudiendo obtener en todo momento información de la situación, no sólo a nivel de pedidos pendientes de suministro, sino de costes, información actualizada en todo momento de cualquier área de la empresa y, sobre todo, la realización de los MRP (planificación de requerimientos de materiales) para el cálculo de las necesidades, tanto de fabricación como de las compras”, explica Millán. De hecho, antes, el cálculo de las necesidades de producción se realizaba mediante el uso de la aplicación Excel de Microsoft, con el consiguiente tiempo que ello conllevaba. Sin embargo, gracias al uso del MRP-II de Producción de la nueva solución, los responsables de la firma encargados de esta gestión consiguieron reducir de forma sustancial el tiempo que tardan en calcular la demanda global en base a presupuestos de ventas y pedidos.
Junto a esto, otras de las razones que el responsable explica que contribuyeron a adoptar la solución de AS Software fue por el hecho de que, a pesar de tratarse de un software estándar, existía la posibilidad de realizar modificaciones o adaptaciones a las necesidades de EMZA. De acuerdo con Santiago Millán, “un equipo técnico de AS Software nos podía realizar cualquier cambio que necesitáramos, pudiendo confirmar hoy que la decisión que tomamos en su momento fue la acertada y que, tanto el software como todo el equipo técnico de AS Software, ha cumplido perfectamente con nuestras expectativas”.

Fases de implantación
Estudiadas las necesidades y, una vez elegida la solución que requerían, se inicia el proyecto de implantación. Para ello, en un primer momento, el personal de AS Software realizó un estudio de las características de los ficheros con los que trabajaba EMZA para ir preparando su implantación en el nuevo sistema. Posteriormente, tal y como recuerda el responsable de la compañía zaragozana, se realizó la formación al personal de la firma para la utilización del software, así como la integración de aquellos ficheros de datos que se pudieron importar de la aplicación que estaban utilizando hasta ese momento. Una vez hecho esto, se realizó la prue

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