| Artículos | 01 FEB 2009

Seguridad de la información en los procesos de impresión

Tags: Histórico
Juan Martínez.
Aunque en la actualidad cualquier tipo de empresa se preocupa por la seguridad e invierte gran cantidad de dinero para proteger la información que maneja, la mayoría desconocen que sus impresoras y equipos multifunción suponen una puerta abierta para la apropiación indebida de datos.

Los dispositivos de impresión, al estar conectados en red, presentan una serie de vulnerabilidades que pueden ser aprovechadas por personas para apropiarse de información, planificar ataques contra la infraestructura informática o generar un gasto no controlado.
El principal riesgo es el uso no autorizado. Sin establecer medidas de protección específicas, que habitualmente no se aplican en la mayoría de las empresas, cualquier persona puede realizar copias, escanear documentos y enviarlos por correo electrónico de forma anónima, enviar faxes o imprimir desde cualquier ordenador sin ningún tipo de control. Esto implica además una falta de control sobre el gasto.
Otra amenaza importante es el acceso incontrolado a documentos impresos confidenciales. A menudo se produce el hecho de que las impresiones quedan en la bandeja de salida de los dispositivos sin que la persona que envió los documentos a imprimir los recoja, quedando a disposición de cualquiera que pase por allí. La solución que se adopta en muchos casos es proporcionar impresoras personales a quien necesita imprimir documentos confidenciales, lo que aumenta el gasto en equipos y también implica un mayor coste de impresión.
Por último, encontramos los riesgos de captura de información mediante técnicas de intercepción de datos y la apropiación indebida de datos digitales mediante el acceso a la información residual de los discos duros de los dispositivos. ¡¡Pero no hay que alarmarse!! Tomar medidas es sencillo. Actualmente existen soluciones para eliminar estos riesgos y garantizar la seguridad de la información que se imprime, escanea o copia, como sistemas de identificación de usuarios que determinan sus posibilidades de acceso a los equipos y a sus diferentes funciones, herramientas de encriptación de datos, mecanismos de protección de impresiones, escaneados y páginas web de los equipos mediante claves, procedimientos de impresión únicamente en presencia del usuario y métodos de eliminación segura de los datos residuales de los discos.
Hay que tener en cuenta que, junto con las medidas de seguridad que aportan todas estas soluciones, es fundamental que las empresas definan, implementen y mantengan una política de impresión adecuada. Esto no siempre es fácil, porque aunque muchas empresas desarrollan políticas de impresión junto a otras medidas de optimización de los costes y de la reducción del impacto ambiental, casi siempre su cumplimiento queda en manos de la buena voluntad de los usuarios. La oferta de nuevos servicios y herramientas software por parte de las compañías de soluciones de impresión, hacen ya realidad que la implantación y mantenimiento de políticas de impresión en cualquier empresa resulte sencilla y eficaz, permitiendo garantizar la seguridad de la información, así como gestionar adecuadamente los recursos, mejorando los gastos de impresión, ofreciendo mecanismos de control y respetando el medio ambiente. En definitiva, repercutiendo en un mayor rendimiento de los beneficios empresariales.


Juan Martínez Chuan, director de Tecnología y Soluciones de Kyocera

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