| Artículos | 01 MAR 2005

Secretos de impresión en Windows

Tags: Histórico
Algunos trucos de impresión (y II)
José M. Alarcón.
Este mes terminaremos de revelar los secretos de las impresoras en windows, que comenzamos en el número anterior ofreciendo algunos interesantes consejos y técnicas. en esta ocasión subiremos un poquito el nivel.

Cómo establecer los permisos de impresión más adecuados
Al igual que con cualquier otro recurso del sistema operativo, en el caso de las impresoras también es posible controlar con precisión lo que pueden (y lo que no pueden) hacer con ellas los usuarios. De hecho la forma de proceder es prácticamente la misma. Se abre la carpeta Inicio » Impresoras y faxes, y se entra en las propiedades de cualquiera de ellas usando el menú contextual (botón derecho del ratón). En el diálogo de propiedades se utiliza la pestaña Seguridad (figura adjunta) para ajustar los permisos de acceso.
Se pueden agregar tanto grupos de usuarios como usuarios individuales, otorgando o denegando a cada uno de ellos los permisos según las necesidades. Están disponibles tres tipos de permisos para las impresoras. El más obvio es el de Imprimir. Sin embargo sólo con su nombre no se tiene una idea clara sobre qué permite cada uno en realidad. Por ejemplo, ¿en qué consiste exactamente Administrar impresoras? La mejor forma de explicar con exactitud qué permite cada uno es mediante la tabla adjunta.
Por defecto, los administradores, los operadores de impresión y los operadores del servidor en un dominio poseen permisos de administración de impresoras. El grupo de usuarios Todos (es decir, todos los usuarios de un sistema o dominio) dispone de permiso para imprimir, algo que por supuesto es fácil de cambiar.
Por defecto, los administradores, los operadores de impresión y los operadores del servidor en un dominio poseen permisos de administración de impresoras. El grupo de usuarios Todos (es decir, todos los usuarios de un sistema o dominio) dispone de permiso para imprimir, algo que por supuesto es fácil de cambiar.

Restringir el horario de uso de una impresora
En ciertos entornos puede resultar interesante delimitar en qué horarios se puede hacer uso de determinados recursos de la empresa. En concreto para evitar que ciertos usuarios aprovechen momentos fuera del horario laboral para hacer un uso abusivo de las impresoras, Windows ofrece una sencilla forma de restringir sus horas de uso.
Para ello basta con acudir de nuevo a las propiedades de ésta y seleccionar la pestaña de Opciones avanzadas. En la parte superior se escoge entre tenerla siempre disponible (24 horas) o bien que sólo se permita la impresión de los documentos en el rango que allí indiquemos.
Este ajuste no impedirá que se sigan enviando documentos a la cola de impresión, lo que ocurre es que se quedarán “encolados” y no se imprimirán hasta que se inicie el tramo horario permitido. Si un administrador llega antes puede examinar la cola y eliminar aquellos trabajos no autorizados.
Lo cierto es que se trata de un control muy limitado, ya que lo ideal sería poder definir varias franjas horarias de uso (no sólo una) y además poder asociar un conjunto diferente de ellas a cada usuario o grupo de usuarios. En ocasiones, sin embargo, puede resultar útil de todos modos, y además se trata de una característica que muchos usuarios y administradores ignoran.

Opciones avanzadas del servidor de impresión
Además de los ajustes de una impresora determinada es posible controlar ciertos aspectos que se refieren al comportamiento general del sistema de impresión de un servidor o un equipo.
Vaya a Inicio » Impresoras y faxes y, en la ventana que aparece, escoja la opción de menú Archivo » Propiedades del servidor (hacia la mitad del menú). Desde la última pestaña del grupo, Opciones avanzadas, podrá ajustar diversos parámetros de interés.
El primero de ellos es la ubicación de la carpeta en la que se almacenan las colas de impresión (también conocida por su término anglosajón: spool). El sistema operativo ofrece dos modos de impresión para cada dispositivo: impresión directa o utilizando la cola. En el primer caso (de uso poco frecuente), se permite que los programas se comuniquen directamente con el dispositivo para enviarle la información de lo que se va a pasar a papel. Esta opción sólo se debe usar en casos extremos en los que el método general no funcione, ya que ocupa de manera exclusiva la impresora y ralentiza la respuesta de los programas. En general se emplea la otra opción, es decir, imprimir a través de una cola. En este caso los documentos se envían al sistema operativo, el cual los almacena de forma temporal en disco y los imprime en secuencia según van llegando, pero controlando el uso del dispositivo de impresión. De esta manera la respuesta de los programas es más rápida, ya que no deben esperar a que se impriman físicamente los documentos.
El espacio en el que se almacena esta información de la cola es el ajuste al que nos referíamos. Dado que los documentos que se imprimen pueden llegar a ocupar un espacio considerable en disco (sobre todo si contienen gráficos de mucha resolución y recursos similares), es posible que sea necesario cambiar la cola de sitio. Basta con escribir otra ubicación válida en el cuadro de texto del diálogo de la figura para que los documentos de la cola se guarden allí. Esto es beneficioso si disponemos de poco espacio libre en la unidad por defecto (C:\). En entornos con muchos trabajos de impresión se puede ganar rendimiento llevando la cola a otro disco físico y liberando así al disco principal, que puede estar sirviendo archivos, por ejemplo.
Nótese que si seleccionamos una unidad con el sistema de archivos NTFS es necesario que los usuarios que van a imprimir dispongan de permisos de lectura y escritura en la carpeta elegida. De otro modo no podrán crear los archivos de la cola y el resultado es que se les impedirá la impresión.
Vale la pena echar un vistazo de vez en cuando a la carpeta de la cola de impresión. En teoría cuando se termina un trabajo su archivo se borra de manera automática de la cola. Sin embargo a veces se producen errores o cualquier problema que impide que esto ocurra. Estos archivos huérfanos pueden tener un tamaño considerable y ocuparán un valioso espacio que probablemente no lleguemos a recuperar nunca si no los borramos manualmente.
Los ajustes de la parte inferior permiten tomar el control sobre la forma en que se registran los eventos relacionados con las impresoras de ese equipo. Así, se decide de qué eventos se hará un seguimiento en el registro de eventos, que consultaremos luego a través el visor para averiguar quiénes han usado la impresora, cuando y de qué manera. También se activan desde aquí advertencias sonoras cuando hay errores en la impresión de cualquier documento y en otras circunstancias.

Gestionar de manera automatizada el proceso de impresión
Si fuese necesario, resultaría útil disponer de una forma de realizar automáticamente ciertas tareas sobre las impresoras o sobre los procesos de impresión que se están llevando a cabo en ellas. De este modo, mediante el uso de scripts se automatizaría el control de todos estos procesos.
Existe una biblioteca de funciones en Windows que dispone de multitud de características para hacer precisamente esto. Se puede invocar usando la utilidad rundll32 e indicando el parámetro a llamar. Explicar todas las opciones se sale del ámbit

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