| Artículos | 01 MAY 1998

Programas de gestión para despachos de abogados I/II

Tags: Histórico
A3GES de A3 Software, Gestión Jurídica Integral de CEESI Asesores, Gestión Profesional Logic Win de Logic Control, Infolex Win de Inforges, Jurisbell de BellSoft, Melkor Lex de Alis Informática y SIAM Jurídico de Infodoc
Francisco Martín y Xavier García.

La gestión de un despacho de abogados presenta dos retos: tiempo y dinero . ¿ En qué medida los actuales programas de despachos para Windows 95 son conscientes de esto ? ¿ Qué hay de nuevo frente a las versiones anteriores para MS-DOS ?

Un programa de gestión de despachos es básicamente un programa que gestiona expedientes . Estos productos son especialmente útiles para bufetes de abogados, departamentos legales y asesorías, puesto que permiten controlar de forma eficiente todas las actuaciones que se hacen en relación con un asunto, almacenando también los documentos que se reciben y los escritos que se envían . En estos productos los expedientes se identifican mediante un código y contienen los datos de los clientes, contrarios, asunto, y otras referencias de interés . Una vez creado un expediente, se le asocian actuaciones de diversos tipos: procesales, extraprocesales, control económico del mismo, gestión de los documentos relacionados, etc . La introducción de todos estos datos en un paquete informático permite acceder a la información del despacho de forma estructurada, sin tener que depender de los archivos manuales . Así, este tipo de software conforma, junto con el procesador de textos y las bases de datos de legislación y jurisprudencia, la trilogía básica de herramientas informáticas necesarias en cualquier bufete o asesoría legal .

Sin embargo, aunque el acceso rápido y estructurado a la información de los expedientes es el principal objetivo de los productos que analizamos en esta comparativa, no hay que olvidar que en la actualidad los programas de gestión de despachos ofrecen mayoritariamente otros valores añadidos que marcan una gran diferencia entre la forma de trabajo tradicional de los despachos ( con archivos en papel, registro y redactado de cada documento generado de forma independiente ) y una gestión eficiente que aproveche las ventajas de la informatización de los datos .

Qué puede esperarse de estos programas

En primer lugar, y como sucede con la mayoría de productos informáticos, los programas de gestión de despachos permiten, por lo general, controlar el acceso de cada empleado del despacho a las diversas tareas posibles . Una vez definido el esquema de seguridad, el control de usuarios nos permitirá también mantenernos informados sobre las tareas que han sido realizadas por cada usuario del sistema . Otra importante prestación es que estos programas mantienen también los ficheros auxiliares de clientes, contrarios, abogados, procuradores, etc . , de manera que no sólo podemos buscar expedientes por cualquiera de estos campos, sino que podemos disponer de los datos de estas personas para ponernos en contacto con ellas, enviarles un escrito o lanzar un mailing a todos o una parte de ellos .

Pero, como ya hemos dicho, el eje central de estos productos es la gestión de expedientes . Un expediente debe poder codificarse como mejor le interese al despacho ( uso de series por materias o por cualquier otro concepto, uso de números consecutivos o numeración libre, etc . ) . Además, es importante que los datos de cabecera o carátula sean suficientes para poder luego localizar el expediente con facilidad . Aquí se da una característica frecuente: es difícil que estos datos identificadores del expediente respondan a todas las necesidades y a todo tipo de orientación de despachos .

Si, para atender tan variada casuística, el fabricante establece un abultado número de campos, la introducción de datos será tediosa, mientras que si omite los que resultan fundamentales para ciertos despachos, los titulares de los mismos se perderán como clientes por esta causa . Una buena solución es la adoptada por algunos de los productos analizados, que ofrecen los campos de uso más común, al tiempo que permiten la definición personalizada de otros más acordes con la especial orientación del despacho usuario . Por ejemplo, si se trabaja básicamente con compañías de seguros, puede ser interesante disponer del nombre del corredor mientras que si el trabajo del despacho se relaciona con temas inmobiliarios, puede ser interesante disponer del número de la finca en el Registro de la Propiedad .

Una vez rellenados los datos que identifican al expediente, el siguiente paso es anotar todas las actuaciones relacionadas con él, ya sean actuaciones procesales, extraprocesales, escritos, provisiones recibidas, honorarios, suplidos, etc . En este sentido, resulta ideal que las actuaciones anotadas en los expedientes puedan traspasarse de forma automática a la agenda, o viceversa, que los escritos puedan generarse cómodamente desde la misma aplicación a partir de plantillas de fusión predefinidas, que se puedan insertar como objetos documentos escaneados para asociarlos a una diligencia, etc .

Igualmente, resulta útil poder manejar la información organizada de diversas maneras, a fin de anotar en una única pantalla las actuaciones que se van realizando asociadas a diversos expedientes, o para consultar las diligencias que se realizaron un día concreto . Algunos productos permiten, incluso, que el responsable de un despacho pueda ver fácilmente todas las diligencias anotadas en un día, referidas a diversos expedientes y posiblemente introducidas por diversos usuarios, y hasta validarlas desde esa pantalla para que las anotaciones se incorporen o no al expediente apropiado .

Como vemos, las prestaciones de estos programas permiten reducir sustancialmente el número de documentos que requieren gestión manual en un despacho . De ahí que sea especialmente importante el apartado relativo a los listados que facilita el producto . Es fundamental que se puedan obtener impresiones totales o parciales de los expedientes y que puedan reproducirse, si es necesario, los escritos asociados . Otro aspecto relacionado con la reducción de papeles es la importancia que adquiere asegurar la integridad de los datos . Aunque los sistemas operativos ofrecen utilidades de uso sencillo para hacer copias de seguridad, o aunque los compresores sean tan útiles, nunca está de más que el propio programa de gestión automatice la realización de las copias de seguridad de los datos, lo cual aumentará sin duda la tranquilidad del usuario .

Economía y calendario

Repasemos ahora las prestaciones de estos productos relacionados con la minutación de expedientes . Un programa completo en este sentido debe permitir anotar todo tipo de movimientos, ya sean provisiones, peticiones de provisión, gastos y suplidos, honorarios o recobros . Con los datos introducidos deben permitir la impresión de presupuestos o preminutas, minutas parciales y minutas finales para entregar al cliente . También es especialmente útil la posibilidad de obtener un resumen de la situación económica no sólo por expediente, sino también por cliente y por fecha, conociendo en todo momento cuáles son las minutas pendientes de cobro .

Algunos productos van más allá, y permiten, además, el traspaso de los datos de las minutas a programas de contabilidad estándar, o bien el propio producto ofrece un módulo de contabilidad . De este modo, las anotaciones de los ingresos por minutas pueden complementarse con la anotación de las compras y los gastos del despacho, a fin de obtener de forma automática los impresos de Hacienda relacionados con el impuesto sobre la renta y el IVA .

Finalmente, para terminar esta introducción podemos repasar otros módulos complementarios que ofrecen los productos analizados: la mayoría incluyen un módulo de agenda, o dan acceso a la agenda de Windows, y lo mismo ocurre con la calculadora . El procesador de textos también se contempla, si bien mayoritariamente se ofrece conexión con productos estándares . Igualmente es bastante frecuente ofrecer una utilidad a modo de listín telefónico, donde se pued

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