| Artículos | 01 MAY 1995

Programas de Gestión de Información Personal

Tags: Histórico
InfoCentral 1.1, Organizer 2.0, RoadBook 2.0, CA UpToDate 2.66 y ACT! 2.0
Jaime Peña.

Los programas de Gestión de Información Personal son una inusitada y relativamente reciente fuente de atención por parte de numerosas empresas de software, que no hacen sino reflejar el incesante interés por parte del cada día mayor número de usuarios.

No podemos comenzar la presente prueba comparativa, en torno a los gestores de información personal o PIM (Personal Information Manager), sin comentar que nos encontramos con muy diversas apreciaciones (o matices, si lo prefiere) acerca de lo que realmente es un PIM. Antes de entrar en esas disquisiciones, prevenimos que se trata de una denominación bastante abierta y así los cinco productos analizados, Novell/WordPerfect InfoCentral 1.1, Lotus Organizer 2.0, Iberia Informática RoadBook 2.0, CA UpToDate 2.66 y Symantec ACT! 2.0, muestran vertientes particulares. Todos ellos trabajan en el entorno Windows.

Obviamente, hay un lugar de encuentro común para todos ellos. Al menos, un mínimo: su habilidad para mantener información de agendas de dirección, citas temporales (incluido la planificación, planning) y control de notas personales. Pero, no menos obviamente, encontraremos serias diferencias, tanto en prestaciones, como en filosofía y en el enfoque de trabajo aislado o en grupos de usuarios.

Los más modernos sistemas operativos contienen programas de utilidad que nos acercan al concepto de PIM. Sin ir más lejos, Schedule+ de Windows para Trabajo en Grupo y Windows NT es una muestra, o IBM Works Personal Information Manager Tools del Bonus Pack de OS/2 Warp) o el futuro WinPad de Windows 95. Naturalmente, como sucede con programas de utilidades, antivirus o de backup, las aplicaciones vendidas aparte contienen, en la generalidad de los casos, particularidades dignas de mención y una mayor potencia de uso. Esa es la razón primordial que justifica su adquisición como herramienta de uso profesional o avanzada.

Otra advertencia previa es acerca de qué PIM considerar en una evaluación. Hay muchos, verdaderamente muchos, en el mercado; desde los más modestos, muchos de ellos disponibles en los canales shareware y que pueden sorprender por su calidad, pasando por los intermedios, tipo SideKick for Windows, hasta los muy potentes ECCO o PackRat. Al contrario que en otros apartados de la informática personal, no hay un producto predominante y aún nos encontramos en la afortunada etapa de que en la variedad puede estar el gusto.

Seleccionamos los cinco indicados por tres motivos fundamentales: su disponibilidad en el mercado español, por su adecuación a nuestro idioma y en función de la garantía de mantenimiento y servicio técnico. Creemos que ambas condiciones son esenciales para hacer uso de un PIM, tanto a nivel personal como corporativo.

¿Qué debe hacer un PIM?

Acercarnos a esta pregunta es un poco meterse en la boca del lobo; más sencillo es contestar qué no puede faltar en un PIM y, a partir de ahí, cabe pensar que puede integrar casi todo lo que se desee. Una condición base es, por lo pronto, que ofrezca un alto nivel de seguridad. No caben sorpresas desagradables con nuestra información personal, ni a nivel de corrupción de datos, ni a nivel de violación de accesos.

Una primera prestación es la disponibilidad de una base de datos de direcciones. Basándonos en el término más restrictivo de agenda personal, un PIM debe proporcionarnos un acceso rápido y un sistema de búsquedas eficiente de datos de personas o empresas. Como se puede comprender, no hay una agenda ideal, de manera que se precisará de campos fijos (nombre, apellidos, dirección, teléfono, fax, etc.) y de campos definibles por el usuario. Estos últimos se emplearán para aquella otra información que el usuario emplee en función de su aplicación o preferencias concretas, por ejemplo para notas, tipo de cliente y demás.

Es muy habitual que los PIM se organicen con apariencia de agenda de bolsillo o sobremesa, con pestañas separadoras para ordenación alfabética de las fichas de la base de datos. Ya en un ámbito más amplio, también es muy común usar las pestañas para separar diversos apartados del propio PIM. No es nada especialmente novedoso, pero sí bastante eficiente y que ha sido copiado en otras muchas aplicaciones, tal como hojas de cálculo y cajas de diálogo en general.

Tampoco puede faltar en un PIM un dietario. Allí podremos apuntar las actividades previstas para cada día, normalmente se deberán poder definir los períodos horarios (horas, medias horas, etc.), trasladar la información de unos días a otros o de unas a otras horas, establecer mensajes o avisos sonoros, crear citas periódicas y un largo etcétera. De alguna manera, será el núcleo básico de trabajo con el PIM.

Exponer las ocupaciones, de manera que puedan ser vistas con mayor amplitud, es otra de las misiones de un PIM. Así, es normal que dispongan de planning semanal, mensual y anual. Unos lo plantean como derivados del dietario y otros cómo un aparte que nos informa, simplemente, de que tipo de período laboral o festivo se trata.

Nada sorprendente es que, dada la flexibilidad para contener información de un ordenador, proporcionen apartados para recordatorios, notas, registros de contactos, etc. También, por supuesto, se trata de prestaciones que no puede eludir ningún producto que pretenda captar ciertas cotas de mercado.

La posibilidad de emplear las comunicaciones al exterior (teléfono, fax, correo electrónico) es algo que distingue claramente un PIM de una simple traslación de agenda de bolsillo a soporte informático. El ordenador ha de poder ser manejado cómo un todo en el ideal de los PIM. Aquí encontramos serias diferencias entre unos y otros productos y, también aquí, podríamos establecer una clara diferencia entre agenda de datos y PIM en toda su extensión.

Por último (por no alargarnos demasiado), algunos de los PIM más avanzados tienden a proporcionar sistemas de edición de textos, a semejanza de pequeños procesadores. Adecuados para escritura de correspondencia breve, posibilitan la interconexión entre diversos usuarios. En el caso de PIMs que acompañan a paquetes tipo Office (suites), normalmente se complementan con el procesador de textos del paquete.

Otros extras importantes son la capacidad para hacer citas concordantes citas, lanzar aplicaciones desde ellos y otras muchas posibilidades más. Creemos que, al menos para empezar, ya tenemos suficiente para saber qué buscar en nuestro PIM ideal. Veremos ahora cuál es la respuesta de los fabricantes.

Symantec ACT! 2.0

Todos los PIM tratados en esta comparativa (y la generalidad de los disponibles a cualquier nivel), poseen un módulo para mantener una agenda de direcciones. También, es habitual que puedan importar datos de archivos externos, típicamente en formato DBF y CSV (ASCII separado por comas); ésta es una necesidad imperiosa, dado que hay abundantísimo material disponible en agendas electrónicas o en aplicaciones xBase que contienen direcciones de personal o empresas.

ACT! ha sido muy eficiente en la importación de datos en formato DBF, permite asociar campos de la base de datos de partida con los genéricos de su formato. Sin embargo hemos encontrado dos inconvenientes: el truncado sin aviso de campos (una costumbre bastante extendida en muchos filtros de importación de múltiples programas) y la extrema lentitud del proceso. Aunque no será una labor de todos los días, esos detalles están ahí y han de ser tenidos en cuenta.

Entre sus ventajas está la gran capacidad de almacenar información, con hasta 70 campos definibles por el usuario la potencia del sistema de búsquedas de información, con caracteres comodín y operadores lógicos (AND, OR, NOT, ...). La base de datos de una agenda puede estar íntimamente ligada al procesador de textos, dando lugar a excelentes características de emisión de correo personalizado (mailing).

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