| Artículos | 01 ABR 1995

Programas de FAX: el papeleo electrónico

Tags: Histórico
WinFax Pro 4.0, Trio DataFax+, FaxLine, TS Fax y BitFax 2.0
Ignacio Calles.

Enviar un fax desde el PC es sencillo. Seleccionar el mejor programa para hacerlo, no lo es tanto. Las necesidades pueden ser muy diferentes para una empresa, para un particular, o para un grupo de usuarios de una red. En cada caso se tendrá que utilizar un programa especializado.

El envío de fax se ha transformado en una actividad de capital importancia en las empresas e incluso en la vida cotidiana. El sencillo concepto de enviar un papel a otra oficina a través de teléfono se ha complicado poco a poco y han ido apareciendo operaciones bastante elaboradas. La utilización del fax como herramienta de marketing para la realización de cientos de envíos, los sistemas de fax a la demanda (usted llama y pide que le envíen un determinado fax), la conexión del fax a sistemas de correo electrónico, el envío de fax directamente desde el procesador de textos y la programación de envíos en horas de baja tarifa telefónica, son sólo algunas de las muchas funciones nuevas que se esperan de cualquier sistema moderno de envío de fax.

El usuario doméstico también está empezando a descubrir el enorme campo de posibilidades que aparece con sólo equipar su ordenador con una tarjeta módem-fax de unos pocos miles de pesetas. Actualmente, todos los modems que se venden en el mercado incluyen características fax.

Las necesidades son muy distintas en cada caso, y se ha de hacer un estudio cuidadoso a la hora de seleccionar el programa de envío de fax más adecuado. Los programas que se presentan en este artículo cubren casi todas las necesidades que pueden aparecer a la hora de enviar un fax. Veremos programas pensados para una utilización profesional y masiva, otros centrarán sus ventajas en la solución sencilla y rápida del envío. La elección del más adecuado debería de quedar clara tras la lectura de las próximas líneas.

Características comunes

Los programas de fax comparten una filosofía común. Todos ellos crean en Windows un controlador de impresora, de forma que a la hora de enviar un fax lo único que se tiene que hacer es, con cualquier documento de Windows, indicar que se imprima al controlador de fax, eligiendo posteriormente el número telefónico del destinatario.

La instalación es una rutina a la que se ha de prestar mucha atención en el caso de los programas de fax. El punto crítico está en las facilidades que se ofrecen para configurar el módem, puesto que puede ser de cualquier fabricante. Terminada la instalación, es necesario pasar a la configuración del fax y el tipo de fax detectado. Básicamente podrá ser de tres tipos: CAS (norma definida por Intel), Clase 1 o Clase 2. Es preferible tener un fax Clase 1, pues esta norma permite enviar facsímiles en modo binario entre dos módem/fax (es decir, no se envía el fax en formato fax, sino como un fichero de datos en modo binario, lo cual es mucho más rápido). Esta característica, denominada BTF (Binary Transfer Fax; fax en transferencia binaria), está soportada ahora en algunos programas como WinFax Pro o en la especificación Microsoft At Work.

Hay que señalar un hecho importante a la hora de valorar los programas de fax. Actualmente hay cierta tendencia a sobrevalorar a los macro-programas, es decir; solamente se consideran valiosos aquellos programas cargados de funciones, con lenguajes de programación, con cientos de menús y muchos botones, opciones y parámetros de configuración. Este tipo de programas se caracterizan por su elevado precio, sus enormes manuales en ocasiones incomprensibles, y por necesitar una cantidad de memoria y disco duro enorme para arrancar, y mucha más memoria para funcionar a una velocidad aceptable. Se están olvidando los programas sencillos, correctamente diseñados y que resuelven una tarea concreta sin entrar en complicaciones que el usuario doméstico raramente utiliza.

En este artículo se analizan programas como WinFax Pro 4.0, que es sin duda uno de los mejores programas de fax que es posible encontrar en el mercado, pero que excede las necesidades de la mayoría de usuarios domésticos. En cualquier oficina es posible encontrar máquinas de fax con funciones muy avanzadas para programar los envíos, con claves de seguridad, etc. Ahora bien, al finalizar el día, el 99 % de los fax sólamente han necesitado para transmitirse un botón con la palabra envío. Con los programas de fax ocurre lo mismo; la mayoría de los envíos van a ser trabajos puntuales, sin complicaciones.

Moraleja: a no ser que necesite un programa muy especializado, ya sea por la cantidad de sus envíos de fax, el diseño personalizado de las portadas, o la posibilidad de usar opciones tales como reconocimiento de caracteres (OCR), es preferible usar un programa de fax sencillo que añada un controlador de impresora para el fax y poca cosa más.

WinFax Pro 4.0

De todos los programas de fax que existen en el mercado, WinFax Pro es con diferencia el más conocido. Fue uno de los primeros que se regalaban en su versión reducida (Lite) junto con las tarjetas de módem fax, hace ya bastantes años. Los felices compradores de esas tarjetas podían adquirir a un precio muy atractivo la versión completa del programa. Actualmente ya es difícil encontrar un fabricante de tarjetas de fax que incluya este programa, debido a su enorme éxito comercial. La versión más sencilla (WinFax Lite) no se analiza en este artículo, puesto que para realizar la comparativa se han seleccionado últimas versiones, con el máximo de prestaciones.

WinFax Pro es un producto muy maduro, que en su versión 4.0 no ha perdido ninguna de las virtudes que han hecho de él el líder del mercado, y añade nuevas mejoras y un cuidado extremo en los detalles, fruto de largos años de experiencia recogiendo opiniones de usuarios.

El programa de Delrina destaca en la instalación por el exhaustivo análisis que realiza de todos los puertos serie y de los distintos modelos de módem-fax que existen. Es prácticamente imposible que el programa no pueda detectar automáticamente una tarjeta de fax instalada, con independencia de su marca y modelo. Junto con la configuración automática de las comunicaciones, WinFax Pro hace una análisis muy profundo de aquellos parámetros que pueden estar relacionados con las comunicaciones dentro de Windows: configuración de puertos, modo 386, memoria virtual, aplicaciones en ejecución, utilización de recursos, etc.

En el caso de cambiar de tarjeta de fax o de configuración WinFax Pro sigue destacando al incluir un programa de test que repite con profundidad todo el análisis de la configuración hardware y software, produciendo un detallado fichero con todos los parámetros encontrados, desde el tipo de módem hasta las líneas de los ficheros CONFIG.SYS y AUTOEXEC.BAT que han de ser modificadas.

Enviar y recibir

WinFax 4.0 incluye un controlador que se añade a las impresoras de Windows y permite enviar un fax simplemente imprimiendo desde cualquier aplicación Windows. Ahora bien, normalmente será necesario realizar una serie de tareas que aseguren un completo control y calidad sobre lo que se envía.

Lo primero que se puede añadir es una página de portada para el fax. En la portada se resume la información del envío (fecha, hora, destinatario, numero de páginas, remitente) y se puede acompañar del logotipo de la empresa o de cualquier tipo de gráfico característico. WinFax Pro resuelve este problema de forma admirable. En el paquete se incluyen más de cien modelos de portadas de fax, que se pueden utilizar tal cual, y que en ocasiones tienen un espacio libre tan grande para realizar anotaciones que no son necesarias más hojas. El problema que presentan para el usuario en España es que, al igual que todo el programa, están en inglés. Los gráficos y la originalidad de los modelos que se incluyen están muy por delante de lo que ofrecen el resto de los programas, aunque el problema del i

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