| Artículos | 01 FEB 2006

Procesadores de textos online gratis

Tags: Histórico
Rodolfo de Benito.
Ultimamente se habla mucho sobre Web 2.0 y de cómo sus servicios pueden reemplazar o complementar algunas aplicaciones típicas de escritorio como, por ejemplo, las aplicaciones ofimáticas: la idea es poder utilizar una aplicación directamente desde el navegador sin necesidad de instalar software. la propia microsoft ha movido ficha en este negocio emergente y ha anunciado la disponibilidad de una beta de office live para principios de este 2006. nosotros vamos a ver cómo funcionan dos procesadores de textos online gratuitos: Zoho Writer y Writely.

Cómo crear un documento con un procesador online
Writely www.writely.com y Zoho Writer www.zohowriter.com son gratuitos aunque requieren que nos registremos antes de utilizarlos, a menos que accedamos a la demo de este último pulsando el botón Login as a demo user. El registro es sencillo y está disponible desde la página principal, sólo hay que facilitar una dirección de correo y una contraseña. Writely, además, nos enviará un mensaje de correo electrónico para que confirmemos el registro.
Una vez registrados y validados como usuarios, las dos aplicaciones web difieren en la organización de su interfaz. Writely opta por mostrar directamente los documentos archivados, mientras que Zoho dispone un panel de tareas en la parte izquierda con los documentos y a la derecha el espacio del procesador de textos. Personalmente encuentro más accesible y cómoda la interfaz de Zoho Writer ya que es posible expandir la ventana del procesador ocultando el panel de documentos.
En la parte superior de la ventana encontrarás el botón New, púlsalo para crear un nuevo documento online. Con Zoho ya podrás ponerte a trabajar directamente y Writely te pedirá que indiques el nombre del documento y, en caso de que el documento sea compartido, las direcciones de correo de los colaboradores que participarán en su edición.
A la hora de elaborar el documento no tendrás ningún problema gracias al menú de la parte superior, dos barras de herramientas y menú contextual que dan acceso a las funcionalidades propias de un procesador de textos: formatos de carácter (tipos de fuente, tamaño, negrita, etc.), alineaciones, sangrías, numeración y viñetas, estilos, tablas, inserción de imágenes, hipervínculos, etc. Casi con toda seguridad encontrarás que el procesador de Zoho es superior en este terreno aunque hay que tener en cuenta que ambas aplicaciones son beta y están en proceso de mejora continua.
Cuando termines con tu documento guárdalo pulsando el botón Done (en Writely) o Save (en Zoho Writer) y ten en cuenta que más adelante podrás acceder al historial de versiones del documento y editar cualquiera de ellas (en trucos siguientes hablaremos de ello).
Quizá te estés preguntando de qué límite dispones para almacenar tus documentos. Writely, en esta fase beta no limita el espacio total, aunque establece en 2 MB el tamaño máximo de las imágenes insertadas en los documentos y 500 KB para el documento en sí (actualmente no disponemos de esta información para Zoho Writer).

Compartir documentos y colaborar en su edición
Una de las ventajas de utilizar este tipo de aplicaciones es la de permitir que otras personas accedan a los documentos para, por ejemplo, consultarlos o participar en su edición introduciendo modificaciones, haciendo sugerencias, etc. Para conseguirlo es necesario:
1. Indicar qué colaboradores tendrán acceso al documento. En Zoho se consigue pulsando el enlace Share situado en la parte superior derecha e indicando la dirección de correo electrónico de cada colaborador junto con el tipo de acceso permitido: sólo lectura (Read only) o lectura/escritura (Read/write). En la aplicación Writely el proceso es similar pero pulsando el botón Collaborate aunque no es posible indicar el tipo de acceso y todos los colaboradores podrán editar el documento.
2. Enviar una notificación de acceso. Tras realizar el paso anterior se enviará un correo electrónico automáticamente a la dirección de los colaboradores.
3. Acceder al documento compartido. El colaborador recibe el correo que le notifica el acceso al documento junto con el enlace web. Writely facilita también un nombre de usuario y contraseña para que se pueda editar el documento directamente y sin necesidad de registrarse en la página web. Sin embargo, Zoho obliga a registrarse pulsando el enlace Sign up now; de lo contrario, al pulsar en el enlace web sólo se verá el documento pero no se podrá modificar.
Por supuesto, en cualquier momento se pueden agregar o eliminar colaboradores. Recuerda que Writely fija en 50 el número máximo de colaboradores que pueden participar en un mismo documento.

Exportar a otros formatos e importar documentos
Para distribuir el documento, Zoho permite su exportación a formato Word, OpenOffice o PDF seleccionando el enlace Export. A estos formatos, Writely añade RTF y Zip, que directamente comprime el archivo aunque hay que tener en cuenta que el formato PDF sólo está disponible en la versión de pago. Encontrarás estas opciones de exportación al pulsar el enlace Actions (Save as Word file, Save as Open–Office file, etc.).
En cuanto a la importación de documentos a estas aplicaciones, ambas facilitan mecanismos para ello. Uno muy práctico es la posibilidad de enviarlos directamente por correo electrónico a la cuenta asociada a la aplicación, por ejemplo, usuario36@docs.zohowriter.com. En Zoho puede verse claramente esta dirección al pulsar el botón Import. Writer la muestra, una vez guardado y cerrado el documento, al pulsar el enlace e-mail In.
Además de enviar los documentos por correo, Writer te permitirá importar documentos pulsando Upload (para acceder a este enlace el documento debe estar cerrado). Los formatos que admite son los siguientes:
- Ficheros HTML y texto plano (.txt).
- Microsoft Word (.doc), texto enriquecido (.rtf) y OpenOffice (.odt, .sxw).
- Archivos de tipo imagen (.gif, .png, .jpg y .bmp).
A la hora de importar los documentos o enviarlos por correo recuerda los límites de tamaño comentados en el primer truco.
Zoho no es tan explícito a la hora de indicar los formatos pero no hemos tenido ningún problema con documentos de OpenOffice, Word y HTML.
Por último destacamos la utilidad de suscribirse a un documento vía RSS para que todas las modificaciones efectuadas se notifiquen mediante este sistema. La única condición es que el documento en cuestión se publique de forma abierta y de tal manera que cualquier usuario pueda verlo. Con Writely se consigue pulsando la solapa Publish y el botón Publish document, mientras que con Zoho hay que pulsar Publish » Make public.

Cómo publicar en un blog
Otra de las funcionalidades que encontrarás interesante es la de pasar directamente un documento a tu blog. Veamos cómo hacerlo con Writely y luego nos ocuparemos de Zoho Writer.
1. En la ventana de edición del documento pulsa la solapa Blog para ver una vista previa del documento. La nueva entrada tendrá como título el mismo que el nombre del documento. Si tienes que cambiarlo pulsa el enlace Edit Title en la vista preliminar.
2. Configura los parámetros de acceso a tu blog pulsando el botón Blog Site Settings. Como mínimo tendrás que seleccionar el pr

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