| Artículos | 01 OCT 2009

Primavera llega a ADS Sistemas Electrónicos

Tags: Histórico
Con la implantación de un ERP para sus tareas empresariales
Paula Bardera.
"Seguir siendo competitivo y ofrecer el mejor servicio a los clientes son dos objetivos fundamentales en cualquier empresa que, para lograrlos, debe apoyarse en las nuevas tecnologías. Es lo que ha ocurrido en la firma de seguridad contra incendios ADS Sistemas Electrónicos, que ha apostado por el ERP de Primavera para simplificar sus proyectos, optimizar sus recursos y conseguir la máxima eficiencia.

En el campo tecnológico, la seguridad es un factor que ninguna empresa puede pasar por alto en sus sistemas informáticos. Pero esta relación es de doble lectura, pues las compañías dedicadas a la seguridad, como la española ADS Sistemas Electrónicos, que desarrolla su actividad en los sistemas de seguridad privada y contra incendios, tampoco puede dejar de lado la importancia que supone en su desarrollo empresarial la infraestructura tecnológica. Desde su fundación en septiembre de 1991 en Huelva, la firma ha buscado ofrecer “el mejor servicio al cliente aportando en la realización de cada nuevo proyecto toda la experiencia adquirida hasta el momento”, manifiesta Pablo Camacho, director gerente de ADS.
Para lograrlo, cuentan con diferentes áreas de negocio que se reparten en oficinas técnicas, administrativas, un laboratorio electrónico y un taller de retimbrado de extintores y de preparación de red contra incendios. En total, son más de 800 metros cuadrados de instalaciones. Al desarrollar su actividad en un área tan competitiva como la de la seguridad, deben realizar constantes cambios y actualizaciones de sus sistemas electrónicos e informáticos. Y es ahí donde entran en juego Primavera y sus soluciones.

Antes y después
Así las cosas, para mantenerse al día en las últimas novedades y ofrecer un buen servicio, se apoyan en las TI. Antes de apostar por las soluciones de Primavera, ADS Sistemas Electrónicos contaba con pequeñas aplicaciones para la gestión de las áreas administrativa, financiera y de recursos humanos.
A pesar de que cumplían sus funciones más básicas, lo cierto es que no cubrían todas las expectativas de la compañía. “Inicialmente, contábamos con herramientas para gestionar las áreas administrativa-financiera y de recursos humanos, que nos permitían ejecutar tareas sencillas y cotidianas, pero a medida que fueron incrementándose las necesidades de la empresa, estas aplicaciones empezaron a mostrar grandes deficiencias en lo que respecta a la gestión empresarial, resultando insuficientes”, explica Pablo Camacho.
El principal problema de estas aplicaciones es que eran “cerradas y sin flexibilidad para adaptarse a los cambios del mercado y, por tanto, a la propia estructura de la empresa”, por ello, “nos resultaban de poca utilidad y ralentizaban enormemente los procesos”. A esto se añadía que, “al tratarse de aplicaciones independientes, nos encontramos con que existía una gran cantidad de información dispersa y datos duplicados, lo que se traducía en falta de rigor a la hora de manejar la información. Esto dificultaba enormemente la toma de decisiones y nos impedía tener una visión global y en tiempo real de la situación de la compañía”.
Así las cosas, decidieron dar un giro radical en su apuesta tecnológica, que cada vez era más difícil de manejar, pues “se perdía mucho tiempo y recursos, y esto repercutía negativamente en nuestros niveles de productividad y de competitividad”.
Una vez tomada la decisión de acometer el proyecto, los responsables de ADS Sistemas Electrónicos, valoraron varias de las soluciones y herramientas alternativas existentes en el mercado. Finalmente, eligieron las soluciones de Primavera, una decisión que estuvo motivada “por la confianza que en ADS veníamos depositando a lo largo de nuestra trayectoria profesional en el equipo de profesionales de OnuTech, como suministrador de productos y servicios informáticos, y Certified Partner de Primavera”. Pero no sólo por eso, sino porque consideraron que “el ERP Primavera Professional demostró que se adaptaba perfectamente a nuestras necesidades gracias a su flexibilidad, adaptabilidad y facilidad de uso”.

Necesidades cubiertas
Desde su fundación, la empresa había crecido con el paso del tiempo y con ella, su actividad y necesidades. Por ello, tareas cotidianas que realizaban de forma ágil y sencilla como la facturación, compras o gestión de cobros y pagos eran cada vez más difíciles de gestionar, por lo que acabaron convirtiéndose en procesos complejos y pesados. “Éramos conscientes de que estábamos empleando demasiados recursos en estas tareas que no reportaban ningún tipo de valor al negocio y que, inevitablemente, influían en nuestra productividad y, por ende, en la rentabilidad de la empresa”.
Y es que, no disponer de una única plataforma en la que depositar toda la información generada por cada una de las áreas origina una dispersión de datos y una redundancia de los mismos. Por tanto, no contaban con información veraz en la que apoyarse a la hora de tomar decisiones y conocer exactamente cuál era el estado financiero de la empresa era una tarea demasiado laboriosa. Así las cosas, era imprescindible implementar una herramienta con la que coordinar todas las actividades y procesos de la empresa y eliminar de ese modo, las lagunas de información.
“En definitiva, nos hacía falta una solución integral que nos permitiera controlar de forma exhaustiva todas y cada una de las áreas de la empresa de forma automatizada y que, a la vez, simplificara los procesos y optimizara los recursos. En definitiva, buscábamos una aplicación que nos facilitara la gestión haciéndola más ágil, eficaz y productiva, al mismo tiempo que nos permitiera añadir rigor a los datos, proporcionándonos información veraz y útil en el proceso de toma de decisiones”, concreta Pablo Camacho, quien continúa explicando que “una de nuestras principales preocupaciones radicaba, sin duda, en la falta de rigor de los datos que estábamos manejando. Fue entonces cuando fuimos conscientes de la necesidad de disponer de un sistema de información y gestión que nos permitiera obtener información veraz, esencial para el conocimiento de la situación de la empresa y la toma de decisiones”.

El proceso paso a paso
Pero Camacho también hace mención al presupuesto, elemento importante siempre, pero más en la actual situación económica. “Si dijéramos que a la hora de tomar la decisión de implantar una herramienta ERP no tuvimos en cuenta el precio estaríamos faltando en cierto modo a la verdad”, confiesa este responsable, quien continúa explicando que, el factor precio es algo que siempre ha de ser tenido en cuenta a la hora de acometer una inversión de esta índole; sin embargo no es el único factor a sopesar. “En ADS buscábamos un producto que fuera competitivo, que se adaptara perfectamente a la realidad de nuestro negocio y con el que, por supuesto, obtener un rápido retorno de la inversión”.
Una vez tomada la decisión, el despliegue del proyecto estuvo en manos de OnuTech, que se encargó de realizar un exhaustivo análisis de la situación real de ADS con el fin de concretar cuáles eran sus necesidades. Una vez completada esta fase, propuso el despliegue del ERP Primavera Profesional, que &

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