| Artículos | 01 ABR 2006

Presentaciones dinámicas con Powerpoint

Tags: Histórico
Rodolfo de Benito.
¿Quieres editar una hoja de cálculo en una presentación Powerpoint y ver cómo se actualizan los gráficos? ¿te gustaría añadir series de datos a un gráfico con sólo pulsar un botón? los trucos de este mes pretenden facilitarte la tarea de presentar datos de excel en powerpoint. veremos cómo vincular una hoja de cálculo o un gráfico excel a una diapositiva, indicaremos cómo animar una gráfica y utilizaremos los potentes office web components para crear presentaciones de datos con cierto grado de interactividad.

Vincular una hoja a una diapositiva PowerPoint
Supón que quieres mostrar en una presentación la previsión de ventas anual obteniendo los datos de una hoja de cálculo y que te interesa que al modificar los datos también se actualice la presentación. Para conseguirlo puedes usar cualquiera de estos dos métodos:
- Pegado especial. Selecciona las celdas de la hoja que te interesen, cópialas y pégalas en la diapositiva mediante Edición » Pegado especial activando la casilla Pegar vínculos y seleccionando Objeto Microsoft Office Excel Worksheet.
- Insertar un objeto. Selecciona Insertar » Objeto en el menú de PowerPoint activando la opción Crear desde archivo, pulsa Examinar e indica el nombre de la hoja de cálculo a insertar y, por último, activa la opción Vínculo.
Siguiendo estas indicaciones los datos se mostrarán en la diapositiva pero no se podrán modificar. Para modificarlos puedes incluir un hipervínculo a la hoja de cálculo copiando los datos que te interesen y seleccionando Edición » Pegar como hipervínculo. El problema es que este sistema no permite actualizar directamente la presentación. En caso de que necesites esta característica prescinde del hipervínculo y crea una acción de la forma siguiente:
1. Pulsa con el botón derecho del ratón en la hoja de cálculo insertada y elige Configuración de la acción.
2. En la solapa Clic del mouse activa la opción Acción de objeto y elige Modificar.
Configurada la acción verás que al mostrar la presentación y hacer clic en los datos se abrirá Excel y cualquier cambio que realices y guardes se actualizará en la presentación.

Crea un gráfico Excel y anima su presentación
Continuando con el ejemplo del truco anterior supón que te interesa una diapositiva con un gráfico de previsión de ventas pero sin incluir los datos que lo generan. Una primera alternativa es emplear la herramienta Gráfico de PowerPoint:
1. Selecciona en el menú Insertar » Gráfico.
2. Selecciona Edición » Importar archivo e indica la hoja de cálculo que utilizará el gráfico.
3. Si los datos no están ubicados en la hoja 1 indica en qué hoja se encuentran.
4. Decide si el gráfico se generará a partir de todos los datos de la hoja Importar » Toda la hoja o si lo hace a partir de un rango de celdas determinado. En este último caso selecciona Importar » Rango y teclea su dirección, por ejemplo A1:F5.
5. Siempre y cuando estés editando el objeto gráfico puedes modificar su aspecto y tipo utilizando el menú Gráfico. Recuerda que para editarlo sólo tienes que hacer doble clic en él.
Ahora puedes conseguir que los elementos del gráfico (barras, columnas, etc.) se presenten con un efecto de animación. Por ejemplo si el gráfico es de sectores puedes ir visualizando sucesivamente cada uno de ellos:
1. Pulsa el botón derecho del ratón en el gráfico y selecciona Personalizar animación.
2. Pulsa Agregar efecto » Entrada » Desvanecer en el panel Personalizar animación.
3. En el panel verás el nombre de las animaciones que has generado, haz doble clic en la que acabas de crear y pulsa la solapa Animación de gráficos.
4. En la lista desplegable Agrupar gráfico selecciona Por Categoría.
5. Sólo falta indicar cuándo quieres que se ejecute la animación, elige Después de la anterior en la lista desplegable Inicio, a menos que quieras que la animación se produzca al hacer clic.
El inconveniente que presenta el objeto Gráfico de PowerPoint es que sus datos origen están vinculados a la hoja de datos asociada al gráfico y no a una hoja de cálculo. Suele ser más cómodo y práctico que el gráfico esté vinculado a una hoja de cálculo. Para conseguirlo puedes emplear el mismo sistema explicado en el primer truco, es decir, seleccionando el gráfico Excel y usando el pegado especial en la diapositiva. Recuerda que puedes conseguir que se actualice dinámicamente en la presentación creando una acción que lo modifique al hacer clic.

Modificar una hoja de cálculo en una presentación
Lo referido hasta ahora requiere que la presentación cambie a Excel cada vez que tengas que modificar algún dato de la hoja de cálculo y hay casos en los que es preferible que esto no ocurra. Si lo que quieres es incrustar una hoja de cálculo operativa y editable desde la propia presentación puedes recurrir a los Office Web Components, una colección de controles que se utilizan para publicar páginas web que contengan hojas de cálculo, gráficos y otros objetos Office. Para utilizar este truco tendrás que acceder a www.microsoft.com/downloads/Search.aspx?displaylang=es buscar la descarga Office Web components e instalar la que corresponda a tu versión de Office.
El paso siguiente es activar la barra de herramientas Cuadro de controles en PowerPoint, situarse en la diapositiva que corresponda e insertar el control Microsoft Office Spreadsheet buscándolo previamente en la lista que obtendrás al pulsar el botón Más controles en la citada barra de herramientas. Una vez insertado edita la hoja, seleccionado en el menú Edición » Objeto Microsoft Office Spreadsheet » Modificar. Ahora ya puedes teclear los datos directamente en las celdas o copiar y pegarlos de otra hoja de cálculo.
La hoja de cálculo insertada es casi totalmente operativa: podrás ordenar los datos, crear autofiltros, insertar fórmulas, modificar el ancho de filas y columnas, cambiar los formatos, crear nombres de rango e incluso proteger la hoja para impedir cambios no deseados. Algunas de estas funcionalidades están disponibles desde la barra de herramientas incorporada y otras mediante el cuadro de diálogo Comandos y opciones accesible desde el menú contextual.
En cuanto lo tengas todo a tu gusto lanza la presentación PowerPoint y comprueba que la hoja de cálculo se puede modificar sin ningún problema y se recalcula sobre la marcha. Incluso es posible exportar todo lo que hagas a una nueva hoja de cálculo con tan sólo pulsar el botón Exportar a Microsoft Excel.
Este componente también admite importación de datos desde archivo o desde la web, explóralo en las solapas Origen de datos e Importar del cuadro de diálogo Comandos y opciones.

Cómo insertar un gráfico dinámico
Si en el truco anterior creábamos una hoja de cálculo editable desde la propia presentación PowerPoint ahora nos interesa representar gráficamente esos datos y ver el efecto que provocan en el gráfico al modificarlos. Para ello emplearemos también un componente de la colección Office Web, así que es necesario que los tengas instalados.
Sup&#

Contenidos recomendados...

Comentar
Para comentar, es necesario iniciar sesión
Se muestran 0 comentarios
X

Uso de cookies

Esta web utiliza cookies técnicas, de personalización y análisis, propias y de terceros, para facilitarle la navegación de forma anónima y analizar estadísticas del uso de la web. Consideramos que si continúa navegando, acepta su uso. Obtener más información