| Artículos | 01 NOV 2006

Potenciar la colaboración empresarial con Office 2007

Tags: Histórico
Daniel Comino.
A punto de salir la nueva versión (en enero o febrero del próximo año para usuarios domésticos, y a partir de este mes de noviembre para empresas), la suite ofimática más utilizada del mundo continúa potenciando el entorno de colaboración que ya comenzó con la versión 2003. Microsoft Office System 2007 se presenta como un entorno abierto, robusto y donde la productividad de la empresa es la piedra angular de todo su desarrollo. A continuación les invitamos a conocer todos los detalles de la nueva versión. Para una gran mayoría de la industria, Microsoft Office continúa siendo un compendio de aplicaciones de escritorio (procesador de textos, hoja de cálculo, base de datos y una utilidad para realizar presentaciones) enfocadas, sobre todo, a cubrir las necesidades de un usuario doméstico o semi profesional. El caso es que, desde hace varias versiones, y sobre todo desde la versión 2003, este concepto quedó ya desfasado con la llegada de Office System, una plataforma de colaboración que incluye aplicaciones, servidores, servicios y soluciones específicas para entornos profesionales, que trabajan conjuntamente para dotar a la empresa de un entorno de colaboración realmente productivo y potente. La nueva versión, antes conocida como Office ?12?, cuenta con varias novedades, encaminadas sobre todo a aumentar el impacto en los resultados, elevar el índice de productividad de la empresa, comunicar de un modo más eficaz y visual sus ideas, y aprovechar al máximo las capacidades de cada aplicación. Todo ello reduciendo el tiempo de trabajo con cada aplicación. A continuación les ofrecemos las conclusiones que, desde PC World, hemos sacado al analizar la versión Technical Refresh, la última fase de Office antes de pasar a su comercialización final, RTM (Release To Manufacturing). Interfaz mejorada En Microsoft, cuando se plantearon desarrollar una nueva versión de Office, realizaron un estudio para comprobar cuáles eran las principales carencias, de manos de los propios clientes de la suite, que debían ser atendidas con mayor rapidez. Como resultado de esta encuesta, la compañía se dio cuenta de que la mayoría de los usuarios utiliza tan sólo una pequeña parte del potencial que puede ofrecer, utilizando programas de terceros (en muchas casos de pago) para realizar tareas que podrían haber hecho con Office, pero éstas se escondían tras complicados menús de navegación. Por este motivo, los de Redmond decidieron cambiar la interfaz de Office, al menos en las aplicaciones que mayor número de utilidades acumulaban (las que más tiempo llevan en el mercado), con el fin de que el usuario fuera capaz de aprovechar todo el potencial que herramientas como Word o Excel podían ofrecer. Así es como llegó The Ribbon, el primer cambio de interfaz que Office sufre desde hace una década. The Ribbon La nueva interfaz de herramientas que podemos ver Office 2007 se denomina The Ribbon. A través de ella, Microsoft pretende hacer más sencillo el manejo de las aplicaciones, así como el acceso a funciones hasta ahora escondidas bajo complejos menús, a base de etiquetas categorizadas. Así, dependiendo de la aplicación en que nos encontremos, The Ribbon mostrará diferentes grupos de menús, los cuales contienen todas y cada una de las operaciones que pueden realizar sobre un documento. Cuando Microsoft anunció la incorporación de The Ribbon a Office 2007, muchas fueron las voces discordantes que veían en esta incorporación una desventaja ya que, según decían, The Ribbon ocupaba gran parte del área de trabajo de la pantalla. No obstante, deshacerse de la nueva barra de herramientas es tan sencillo como hacer doble clic en cualquiera de los grandes menús y The Ribbon desaparecerá, volviendo a aparecer dinámicamente cuando el usuario la invoque. Asimismo, la inclusión de la nueva barra de herramientas no afecta en absoluto a los atajos de teclado que funcionaban con otras versiones de Office. De hecho, si pulsamos la tecla alternativa (Alt) dentro de cualquier aplicación con The Ribbon, por ejemplo, Power Point, se mostrarán automáticamente las teclas de acceso rápido a las diferentes partes del menú. Por otra parte, lo que no termina de convencernos es que The Ribbon esté únicamente disponible en las aplicaciones más veteranas (Word, Excel, Access y PowerPoint), ya que al encontrarnos con el resto de aplicaciones en el formato anterior, consideramos que rompe con el aspecto estético de la suite, restándole coherencia al uso de cada componente. El propio personal que desarrolló la suite nos confirmó en la presentación de la Beta 2, celebrada en Nueva York (EE.UU) el pasado mes de mayo (encontrará toda la información en PC World, número 232), que esta medida se debe únicamente a que han incorporado The Ribbon únicamente en las aplicaciones que podían realizar un gran número de operaciones (que coinciden con las más utilizadas de la suite). Por último, la nueva barra de herramientas representa una nueva oportunidad para los desarrolladores, ya que es posible personalizar los menús que aparecen a través de ?RibbonX?). Nuevo formato de Ficheros Siguiendo la estela de otras suites ofimáticas, que son ya compatibles con formatos de ficheros estándar, como ya ocurriera en la segunda versión de OpenOffice (que es compatible con OpenDocument Format, desarrollado por OASIS), Microsoft vio necesario incorporar también un formato de ficheros lo suficientemente abierto como para que cualquier empresa pudiera compartir cualquier tipo de información con otra organización, con independencia del tipo de aplicaciones que tuvieran ambas empresas. Con esta filosofía nació la propuesta Open XML, un formato que permite visualizar documentos mediante un simple navegador, como Internet Explorer o Firefox. Por lo tanto, Office 2007 ha sido concebida, desde su fase de diseño, pensando en la interoperabilidad de documentos, aplicaciones y sistemas (tanto para compartir la información que nosotros tenemos, como para importar información de terceras partes). De hecho, cuando trabajemos con Office, por defecto, la suite guardará los trabajos realizados en formato Open XML, que se reflejarán de forma distinta en cada aplicación. Así, cuando guardemos con el nuevo formato un fichero de Word, su extensión, en lugar de .DOC, será .DOCX (la equis indica que cumple la normativa Open XML). Del mismo modo, un fichero Excel se mostrará con extensión .XLSX (y no en .XLS, como hasta ahora). Y así sucesivamente en cada aplicación. No obstante, al igual que ocurre con The Ribbon, el nuevo formato estará presente únicamente en las aplicaciones más utilizadas, como Word, Excel, Access y PowerPoint. El resto de integrantes de Office continuarán trabajando en sus formatos originales. Al guardar un documento en este nuevo formato, basado en una estructura XML predefinida en la que encontramos las diferentes partes que conforman un fichero (como el texto o las imágenes, por ejemplo), cada apartado se completará con la información relativa al contenido del archivo. Por último, todo el contenido se comprime (llegando a ocupar hasta un 50 por ciento menos de espacio que un documento guardado en la anterior versión), y se almacena con extensión .docx. De hecho, para ver en detalle la estructura del fichero en cuestión (por ejemplo, un fichero .docx), bastará simplemente con añadir al archivo una extensión .ZIP y, al abrir el documento, observaremos el árbol de directorios que contiene. Compatibilidad Pero en condiciones normales, un nuevo formato en Office traería consigo graves consecuencias para una empresa, debido principalmente a la imposibilidad de las versiones previas de trabajar con el nuevo formato XML. Para paliar este problema, Microsoft pone a disposición de sus clientes un plug-in (un añadido), totalmente gratuito, que permite a versiones previas abrir y trabajar con documentos guardados en el nuevo formato. Además de esto, Office 2007 permite, de serie, guardar cualquier trabajo en el formato

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