| Artículos | 01 MAY 2010

Ponga en orden sus TI

Tags: Histórico
Beatriz Cabrera.
La recuperación económica puede estar a la vuelta de la esquina para las PYMES que estén preparadas. Ahora es el momento de crear su estrategia de protección de datos, asegurándose de que los datos de sus copias de seguridad y las políticas de continuidad del negocio están en orden.

¿Por qué preocuparse por la protección de datos y la recuperación ante desastres?
Muchas empresas no se dan cuenta de cuál sería el impacto de perder sus datos hasta que sucede. Los datos pueden perderse, y de hecho se pierden, de muchas formas distintas. El robo y los ataques de código maligno, como virus, simplemente errores de usuarios, cambios de poder, fallos de la tecnología y desastres naturales pueden destruir su información vital o hacer que se pierda.

¿Por dónde empezar?
Un buen comienzo es pensar en los datos y en las aplicaciones que son indispensables para el funcionamiento de su negocio, lo que en argot se suele conocer como “de misión crítica”. Esto variará de una compañía a otra, pero normalmente se trata de:
• Información y detalles de los clientes.
• Datos de contabilidad financiera - libros de contabilidad, facturas, acreedores...
• Registros de personal.
• Sistemas de correo electrónico, incluyendo contactos, calendarios y agendas.
• Registros de stock e inventario.
• Diseño de productos y servicios, propiedad intelectual.
• Sitio Web, materiales y funciones de comercio electrónico.
• Planes de negocios, publicidad, marketing...

Su lista de información de misión crítica le indica qué datos tiene que proteger. Esto significa que tiene que copiar los archivos de datos en un disco o en algún otro dispositivo de almacenamiento, para disponer de una copia de trabajo de sus datos que pueda ser restaurada si la copia original se pierde, daña o corrompe.
También deberá tener en cuenta que tiene la obligación legal de mantener cierta información por un período de tiempo determinado y es importante que conozca cuáles son las normativas o legislaciones que debe observar su empresa.
Generalmente, estas leyes estipulan las normas de retención, protección y confidencialidad, y no cumplirlas está fuertemente sancionado. De modo que, asegúrese de que tiene en cuenta estos requisitos cuando formule su programa de copias de seguridad.

Copias de seguridad, frecuentes y automáticas
La siguiente pregunta es ¿con qué frecuencia deben hacerse las copias de seguridad? Esto realmente depende de la frecuencia con que cambian sus datos y la importancia de los distintos datos para su negocio. Sin embargo, nadie discute que las copias de seguridad deben ser frecuentes y deben almacenarse de forma segura en algún lugar fuera del recinto de la empresa (si se declara un incendio en su oficina, mejor que las copias de seguridad no estén dentro).
Las mejores prácticas defienden que las empresas deben hacer copias de seguridad cada noche. De esa manera, sólo se perdería el valor de los datos de un día. Muchas empresas hacen una copia de seguridad completa de una semana, incluyendo todos los datos de las carpetas y archivos seleccionados para la copia de seguridad, y cada día añaden una copia de seguridad pequeña que sólo almacena los archivos que han cambiado desde la última copia. Estas copias de seguridad más pequeñas y rápidas se conocen como copias de seguridad incrementales y diferenciales.
Siempre que sea posible, las copias de seguridad deben hacerse de forma automática, utilizando las facilidades que ofrecen las soluciones de protección de datos. Compruebe las copias de seguridad de forma regular, seguro que no quiere descubrir que han estado fallando cuando ya es demasiado tarde para hacer algo al respecto.

¿Cómo debe proteger sus datos?
A continuación, deberá elegir el tipo de dispositivo de almacenamiento que contendrá los datos, sea cinta o disco. Muchas PYMES optan por la cinta para almacenar los datos de forma segura, ya que tiene un coste bajo y se puede trasladar fácilmente a una localización externa. Sin embargo, la realidad es que los volúmenes de datos están creciendo y las empresas necesitan cada vez más automatizar el proceso de copias de seguridad y acelerar la recuperación de los datos. Como resultado, muchas empresas están usando ahora una combinación de disco y cinta para la recuperación de datos, generalmente en forma de disco a cinta y eliminando los datos duplicados. Este sistema de copia de seguridad guarda una copia en disco de los datos sobre el terreno para una recuperación más rápida, pero también permite guardar copias en cintas fuera de la empresa para recuperación ante desastres.

Algo sobre la deduplicación de datos
Las compañías están descubriendo que están almacenando muchas copias de seguridad de los mismos datos, lo cual supone que se ocupa espacio de almacenamiento innecesariamente y provoca que el trabajo de hacer las copias de seguridad sea más difícil y ocupe más tiempo. La deduplicación de datos resuelve este problema mediante la eliminación de múltiples copias de los mismos datos. Si bien esta tecnología ha estado tradicionalmente reservada a las grandes empresas, cada vez es mucho más asequible y está disponible ahora en las principales soluciones de protección de datos para PYMES.
La importancia del punto objetivo de recuperación y del tiempo objetivo de recuperación
También es importante entender que con el backup se obtiene la copia de los datos en un punto del tiempo concreto. Así, si se ejecuta una copia de seguridad a las 2 de la madrugada, pero la crisis del sistema sucede a las 5 de la tarde del mismo día, se perderá el trabajo de casi todo un día. Para algunas empresas, eso puede ser aceptable, pero para otras no lo es. Esto se conoce como el punto objetivo de recuperación (RPO en sus siglas en inglés), es decir, un punto en el tiempo aceptable a partir del cual recuperar los datos.
Desafortunadamente, tener una copia actualizada de todos los datos no le garantiza un tiempo de recuperación corto. Esto se debe a que no se trata sólo de proteger sus archivos, sino que también sus aplicaciones, servidores y la infraestructura de red deben volver a su funcionamiento normal. El término correcto para este concepto es el tiempo objetivo de recuperación (RTO) que define el período de tiempo aceptable para un negocio para que sus sistemas vuelvan a estar en funcionamiento. Las empresas con aplicaciones de misión crítica que deben estar funcionando de nuevo rápidamente necesitan una solución que, además de una copia de seguridad estándar, puede mantener las aplicaciones disponibles en caso de paradas imprevistas.
Si no está seguro de qué hacer, busque la ayuda de un experto Muchas PYMES tienen pocos recursos de personal de TI, o bien su personal no es experto en el diseño y la creación de soluciones de protección de datos y recuperación ante desastres. En ese caso, tiene sentido buscar la ayuda de un distribuidor que esté certificado por el proveedor de software cuya solución se adapte a sus necesidades. De esa manera, usted recibirá el apoyo necesario para decidir qué tipo de solución necesita. Pueden convertirse en su socio de confianza para poner en orden las TI de su casa y prepararse así para la recuperación

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