| Artículos | 01 MAY 2002

PixelWare File 2002

Tags: Histórico
Sistema de digitalización y gestión de documentos en papel
Noé Soriano.
PixelWare File es una herramienta diseñada para digitalizar documentos en papel y almacenarlos de forma clasificada y personalizada en bases de datos incluidas en el paquete, orientadas a permitir un acceso rápido y eficaz y un trabajo en red, tanto en sistemas locales como a través de Internet. Esto, además de agilizar las consultas a través de los datos de la empresa, tiene también aplicaciones de gestión de documentos específicos (facturas, contratos, albaranes, cartas, etc.) orientadas al concepto de oficina sin papel. Para lograr este objetivo combina varias tecnologías, como OCR, motor y diseño de bases de datos, seguridad y acceso a usuarios, motores de búsqueda y sistemas de comunicación entre puestos. En el número 170 de PC World, correspondiente al mes de noviembre de 2000, ya realizamos un test en profundidad de la anterior versión del sistema.
La herramienta se divide en varios módulos, orientado cada uno de ellos a una tarea específica, que se comunican entre ellos para enlazar los datos de búsqueda y las tareas de escaneo y almacenamiento de documentos. PixelWare Scan permite la captura masiva de documentos utilizando un escáner y permite configurar las áreas de escaneo de la hoja, asociándolas con campos de la base de datos y con tipos de archivo (texto, imágenes, códigos de barras, etc.). PixelWare Search es la herramienta que va a permitir al desarrollador crear una base de datos adecuada para almacenar los campos necesarios de los documentos a digitalizar. PixelWare Viewer es la aplicación que utilizarán los usuarios que tengan que trabajar con la base de datos creada. Permite indexar y consultar datos configurando distintos niveles de acceso y permisos para cada usuarios en concreto. PixelWare ImageServer es el módulo destinado a controlar el almacenamiento de las imágenes de los documentos digitalizados. Funciona como un servidor de imágenes para el resto de módulos, opciones de seguridad y transmisión de los datos con sistemas de caché. PixelWare OpenText funciona como un motor de búsqueda de contenidos a través de los datos y registros almacenados. Y, por último, PixelWare iNet permite el acceso a los datos de forma remota vía web.
Pasar grandes cantidades de información en papel a formato digital, de forma efectiva y con la posibilidad de estructurar el resultado para permitir su consulta rápida desde todos los puestos de una organización o empresa, reportará múltiples beneficios en cuanto a logística y rapidez de trabajo y consulta. Los primeros sistemas diseñados para llevar a cabo esta tarea
-tanto de hardware con escáneres documentales de alto rendimiento, como de software con herramientas como la analizada en este Primer Contacto-, tenían un precio muy elevado, lo que obligaba a realizar grandes inversiones y echaban atrás a muchos posibles compradores.
Las ventajas y el éxito de la demanda de sistemas de digitalización de documentos han provocado la aparición de numerosas herramientas, muchas de ellas bastante económicas. PixelWare File, sin embargo, mantiene un coste elevado, pero cuenta como principal ventaja con su experiencia dentro de los sistemas de digitalización de documentos, aunque el precio del producto, muy superior al de otros sistemas de la competencia, le sitúan en clara desventaja y provoca la necesidad de un profundo análisis por parte de los posibles compradores de si compensa la fuerte inversión en relación a sus necesidades de digitalización documental.
Precisamente esta fase de análisis y previsión es otra de las ventajas que ofrece PixelWare File, que combina la tecnología de digitalización con un servicio de consultoría, estudio, control y seguimiento del proyecto a realizar, instalación, formación y soporte del sistema implantado (todo incluido en el precio final). Toda esta planificación y soporte se traduce en una solución personalizada para cada cliente y en una ventaja frente a otras soluciones, sobre todo en proyectos de digitalización de documentos de gran envergadura o dificultad. Estos servicios adicionales también acarrean un coste adicional al precio de la aplicación y, en cualquier caso, el presupuesto mínimo a prever será alrededor de 12.000 e.
Como conclusión, diremos que si únicamente necesita un sistema de digitalización de documentos sencillo y económico para su empresa que usted mismo pueda instalar y gestionar, PixelWare File no es la mejor opción, pero para proyectos a largo plazo que requieran estudio seguimiento, asesoría y mantenimiento, sí ofrece ventajas a tener en cuenta.


Novedades de la versión 2002
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Las principales novedades de la nueva versión de PixelWare File son las siguientes:
- Modelo de representación de la información en tres dimensiones: agiliza el proceso de clasificación y se asemeja a una representación en tres dimensiones con niveles de búsqueda.
- Registros asociados: permite asociar registros almacenados a productos y componentes, lo que facilita la búsqueda, mostrando los resultados a modo de lista, pudiendo visualizarlos mediante una pulsación sobre la línea de referencia.
- Avisos: permiten configurar advertencias para los usuarios sobre plazos o estados de los registros (por ejemplo, una letra pendiente de cobro), además de llevar un control del proceso de trabajo para departamentos de administración y controles de calidad. Los avisos pueden ser de dos tipos: por correo electrónico del usuario destino o a través del módulo PixelWare File.
- Soporte para archivos de vídeo: se incluye la posibilidad de almacenar y asociar en la base de datos ficheros de vídeo, lo que multiplica las posibilidades de la aplicación para clientes que necesiten trabajar con este tipo de información multimedia.
- Nueva interfaz del cliente web: se ha renovado el aspecto del módulo iNet con nuevas opciones de búsqueda y consulta.
- PixelWare Control Manager: nuevo servidor, que proporciona una interfaz única de administración.


FixelWare File 2002
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FABRICANTE: PixelWare
DISTRIBUIDOR: PixelWare
Tel: 918 039 534 www.pixelware.com
IDIOMA: castellano
PVP: a partir de 12.000 €
Calificación: ***

noe@idg.es

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