| Artículos | 01 MAY 2000

PixelWare FILE

Tags: Histórico
Sistema de archivo documental con posibilidad de acceso a través de Internet
Eugenio Barahona.
Sin duda alguna uno de los principales problemas que tiene cualquier empresa u organismo oficial es el almacenamiento eficaz de toda la documentación en papel que se gestiona a diario, de manera que los responsables de una determinada función sean capaces de obtener rápidamente la información que necesitan. Sin embargo, en la era digital en que vivimos, el papel sigue siendo el soporte principal que se usa para mantener la gran mayoría de los documentos que se manejan en cualquier entorno empresarial o institucional, con los consiguientes problemas que se plantean de espacio necesario para el almacenamiento de la documentación, tiempo necesario para acceder al documento concreto que se necesita en un momento dado, etc. Diversas empresas vienen desarrollando desde hace tiempo herramientas informáticas que permitan almacenar de forma eficiente la documentación en papel, ofreciendo como es lógico potentes funciones de búsqueda y recuperación de documentos que permitan acceder de manera sencilla a la documentación que previamente estaba sólo en papel.
El archivo documental puede dividirse en varias etapas: digitalización de la documentación original, almacenamiento de la misma y, por último, el posterior acceso a la documentación almacenada mediante herramientas de búsqueda selectiva. El proceso de digitalización se realiza mediante el escaneado de la documentación original, tarea que se realiza usando un escáner adecuado dependiendo del soporte en el que se encuentren los datos originales. Lo más normal es que los documentos se encuentren sobre papel, por lo que en dicho caso lo adecuado es usar un escáner de sobremesa dotado de un alimentador automático de documentos que nos permita procesar rápidamente volúmenes elevados de documentación. La herramienta que comentamos, PixelWare FILE, dispone del módulo denominado Scan mediante el que se realiza la digitalización de los documentos originales. Se trata por tanto del punto a través del que el usuario introduce su documentación en el paquete PixelWare FILE.
Pero la herramienta de digitalización no se limita tan sólo al escaneado de documentos de una forma más o menos efectiva, ya que permite al usuario definir una serie de campos que posteriormente, mediante otras herramientas de este paquete, nos facilitarán la realización de consultas sobre la base de datos en la que se almacenen los documentos digitalizados. El proceso de digitalización se realiza con un asistente que nos guiará a través de todos los pasos necesarios para escanerar un determinado tipo de documento, para posteriormente ir marcando las partes del mismo que contienen datos que nos interese almacenar. De esta manera, el usuario indica al software de manera explícita, las partes del original que contienen información significativa, reduciéndose casi a cero de esta manera las posibilidades de que se produzcan errores durante el posterior paso de reconocimiento óptico de caracteres que permitirá almacenar la información que contengan los documentos en una base de datos de forma lo más compacta posible.
PixelWare Search y Viewer son las herramientas que permiten a los usuarios realizar búsquedas y visualizar los documentos que se hayan almacenado como resultado del proceso de digitalización. Una de las características más atrayentes de los módulos de acceso a datos son los niveles de seguridad que es posible implementar, de manera que el acceso a los documentos almacenados se realiza en función del perfil que tiene asignado cada usuario que utiliza el sistema. De esta manera un usuario corriente no podrá acceder, por ejemplo, a información confidencial que sólo debería estar accesible a determinados cargos de nuestra organización.
El producto también cuenta con paquetes que funcionan como servidores, cuya denominación es ImageServer e iNet. El primero de ellos es un servidor y gestor de almacenamiento de documentos, de manera que el almacenamiento de la información y su gestión se realice de una manera centralizada, lo que sin duda ayuda a reducir los costes de mantenimiento del sistema de gestión documental. iNet, como su nombre ya nos hace intuir, permite a los usuarios acceder al sistema de archivo documental a través de Internet o bien mediante la intranet corporativa de nuestra empresa.
El acceso a través de Internet será una herramienta muy útil para determinados usuarios que deban viajar con frecuencia y necesiten acceder a las bases de datos documentales de su empresa.
Se trata en definitiva de un paquete de software muy completo que intenta abarcar todos los aspectos del archivo documental, proporcionando acceso a los documentos que almacenemos incluso a través de accesos remotos a nuestros servidores. Además el producto lo ha desarrollado una empresa española.


PixelWare FILE *****
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FABRICANTE: PixelWare DISTRIBUIDOR: PixelWare Tel. 900 351 192 www.pixelware.com IDIOMA: castellano PVP: consultar

eugenio@idg.es

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