| Artículos | 01 ENE 2009

Pago de Carraovejas "bebe" de Microsoft Dynamics

Tags: Histórico
Tecnología con denominación de origen
Paula Bardera.
"La bodega ha elegido, aprovechando las ventajas del Proyecto Traza del Ministerio de Industria, la aplicación vertical VinoTEC, desarrollada por la consultora riojana Tipsa sobre Microsoft NAV, que le permite combinar la tradición de la elaboración de un caldo de alta calidad, con su plan estratégico de apuesta por el I+D+i. Con VinoTEC han conseguido unificar los procesos de negocio, agilizar la gestión diaria y optimizar los recursos materiales y humanos.

El mundo del vino está viviendo una época dorada, cada vez son más las tiendas especializadas, la organización de catas de caldos y la afición crece a pesar de la crisis. Algunos adelantados a esta moda que ha venido para quedarse, se unieron en 1987 para crear una bodega en una buena zona de vinos tintos. Así que eligieron la Ribera del Duero por su proximidad geográfica a Segovia, provincia de la que provenían, y por ser para ellos la zona con más futuro dentro de los vinos españoles. Y dentro de esta zona, eligieron Peñafiel por ser el centro histórico del vino tinto de la Ribera del Duero.
Así nació la finca de Carraovejas, que actualmente cuenta con 150 hectáreas de viñedo, de las que cinco han sido plantadas en terrazas, un marco único y pionero en la Ribera del Duero. Un hito que han logrado gracias al trabajo diario de 30 personas, que desempeñan sus labores tanto en viñedo como en bodega, “con el objetivo de conseguir la mejor materia prima y la mayor calidad en todos los procesos con el fin de elaborar vinos de alta calidad con el sello Pago de Carraovejas”, declara Pedro L. Ruiz Aragoneses, gerente de Pago de Carraovejas. Así las cosas, anualmente salen al mercado nacional e internacional unas 750.000 botellas, dependiendo de la producción y las características de cada añada.

Naturaleza y tecnología
Pero para optimizar los recursos que ofrece la naturaleza y llegar a estos niveles de producción, es necesario caminar de la mano de la tecnología. Conscientes de esta importancia, los responsables de la bodega confiaban la gestión y trazabilidad del producto a tres programas enlazados entre sí, “con los correspondientes volcados entre uno y otro y la necesaria manipulación de la información, con todos los riesgos que ello implicaba”, explica su gerente. Por ello, ante las necesidades que se estaban planteando en la empresa y mirando hacia el futuro, comenzaron a observar que se hacía cada vez más necesario buscar un sistema de gestión integral en la bodega, con el fin de unificar los procesos en un único programa, evitando los enlaces entre varios y trabajando con la misma información, agilizando así los procesos de gestión y los recursos necesarios. “El crecimiento de la empresa y la intención de mejorar las condiciones de trabajo, así como la búsqueda de calidad en todos los procesos con el valor añadido que ello suponía, nos hizo inclinarnos por la decisión de buscar un nuevo sistema de gestión”, concreta Pedro L. Ruiz.
Así, entre todas las posibilidades del mercado, eligieron Microsoft Dynamics NAV-VinoTEC, que fue escogida por “las posibilidades que el programa ofrece y el potencial que permite, teniendo en cuenta también las necesidades que pudieran surgir a medio o largo plazo, pudiendo ampliar los recursos disponibles”.

Especial para bodegas
A la hora de decidirse por una solución u otra, este responsable apunta varios motivos que le llevaron a decantarse por VinoTEC, por un lado, su base en el ERP Microsoft Dynamics NAV, que “es una garantía”, y por otro, las referencias, “que fueron muy buenas”.
Lo cierto es que VinoTEC es un programa adaptado a las necesidades de la bodega y a su realidad, ofreciendo soluciones para cada demanda. Pero además, su diseño “familiar” hace que su manejo sea más sencillo y más común ante las dificultades de toda implantación. Por otro lado, el gerente de Pago de Carraovejas destaca el papel jugado en la implantación de Globales, como asesores y gestores de la informática en la bodega, que fueron quienes les propusieron el programa.
La principal ventaja de VinoTEC es que permite integrar todos los procesos de gestión: desde el viñedo hasta su consumo final, permitiendo el manejo de una gran cantidad de información y de importantes informes que detallan aquello que quieren saber de forma rápida y concreta. Por todo ello, la gestión de la bodega se ha agilizado, permitiendo el trabajo con información puntual en tiempo real, arrastrando todos los procesos anteriores y facilitando la trazabilidad del producto de forma sencilla y estricta, sin necesidad de tener varios programas para la gestión de la empresa, evitando así imprecisiones y dificultades de enlace entre los distintos programas. De hecho, tal y como explica Pedro L. Ruiz, “con Microsoft Dynamics NAV VinoTEC hemos evitado además tener que manipular la información continuamente con los riesgos y exceso de recursos a invertir en cada proceso”.
Tanto es así, que desde la puesta en marcha del programa a principios de 2008, actualmente ya llevan un par de meses sin trabajar con las anteriores aplicaciones, gracias, entre otros motivos, “a la familiarización con el nuevo programa, a su integración de todos los procesos de la empresa y a su mejor manejo que los anteriores”.

Paso a paso
Pero conozcamos cómo ha sido el proceso de implantación de esta solución. Desde la vid a la botella. Así, en un principio, se realizó un análisis de las necesidades de la empresa, para ver qué módulos eran necesarios aplicar para adaptarse a sus demandas. Tras esta fase de diseño, pasaron a la de formación del personal para después adaptar informes y modelos de documentos, procesos de gestión y diseño. Por último, implantaron el programa. Aunque, tal y como aclara este responsable, “hoy en día aún seguimos en la fase de seguimiento, tratando de adaptar al máximo nuestra realidad de empresa al software”.
Gracias a esta implantación, todos los empleados se han visto beneficiados, pues se ha logrado un mejor control de los procesos. Aunque de forma más directa, han sido los mandos intermedios y el personal de administración quienes le pueden sacar mayor partido, al lograr “un mayor control, empleando menos recursos en cuanto a tiempo y atención y manejando una mayor cantidad de información en tiempo real que agiliza la gestión y toma de decisiones”.
La inversión total del proyecto ha ascendido a 50.000 euros, pero, tal y como aclara el gerente de la bodega, “sin entrar en el retorno no tangible de la inversión, existen varias líneas de ayuda y subvención que facilitan aproximadamente el 30 por ciento en un tiempo relativamente corto de retorno de dicha inversión”.
Pero si algo destaca este responsable de todo el proyecto acometido es “el proceso de mejora continuo en el que la empresa se ve inmersa y su adaptación a las nuevas necesidades, sin perder de vista las posibilidades de futuro y el potencial que te ofrece un programa como Microsoft Dynamics NAV-Vinotec”. Y es que, en un proceso de estas características, considera que es importante no precipitarse y definir bien cuáles son las necesidades a cubrir y el rendimiento que esa inversión va a suponer a la empresa, no siempre en términos económicos. Una vez decidido, hay que buscar el programa que cubra esas necesidades

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