| Artículos | 01 DIC 2003

Optimizar el trabajo con archivos y carpetas

Tags: Histórico
Jose M. Alarcón.
Dado el interés suscitado entre los lectores por el tema tratado en los Trucos Windows de septiembre (“La mejor manera de seleccionar archivos”, página 172 de PC World nº 201), vamos a continuar con consejos prácticos acerca de la utilización de archivos. Con ellos podremos mejorar mucho nuestra velocidad de trabajo

Personalizar la barra “Mis direcciones” de Microsoft Office
En el truco “Personalizar la barra de sitios” (publicado en esta sección en el mencionado número 201 de PC World) mostrábamos cómo se puede personalizar la barra de sitios de los diálogos comunes de Windows. De este modo podemos colocar cualquier acceso directo a nuestras carpetas más habituales accediendo a ellas de una forma directa y rápida a la hora de leer o guardar archivos.
Si bien esta técnica funciona perfectamente para las aplicaciones que utilizan los diálogos comunes del sistema, no sirve de nada para aquellas otras que implementan sus propios diálogos de selección de archivos. El ejemplo más habitual de este tipo de aplicaciones es Microsoft Office. Hemos recibido gran cantidad de correos electrónicos de lectores pidiendo consejo puesto que no conseguían que el truco les funcionase. El problema en realidad era que habían seguido correctamente los pasos del truco, pero trataban de comprobar si había funcionado abriendo alguna de las aplicaciones de Office (que usa sus propios diálogos). A raíz de todos estos mensajes hemos creído necesario explicar cómo conseguir la personalización buscada desde Office.
Abra un diálogo de selección de archivos cualquiera de Microsoft Office, por ejemplo pulsando sobre Archivo » Abrir… en Word. Navegue hasta que la carpeta que desea añadir a la barra de tareas aparezca listada en el panel de archivos. Seleccione el icono del directorio (en la figura anterior, por ejemplo, se ha seleccionado la carpeta Artículos) y pulse sobre el menú Herramientas situado en la parte superior derecha del diálogo. Dentro de las opciones que aparecen escoja Agregar a “Mis direcciones”. Esto hará que en la barra de la izquierda aparezca un nuevo icono con el nombre de la carpeta que hemos escogido y que al pulsar sobre él nos lleve directamente a visualizar su contenido. Es posible que de entrada no vea el icono, ya que en la barra de accesos directos sólo hay espacio para cinco y el suyo será el sexto. Puede moverse por la lista pulsando sobre la pequeña flecha de color negro que aparece en la parte inferior de la barra. También es posible visualizar el doble de iconos pulsando con el botón derecho del ratón sobre la barra de accesos directos y escogiendo la opción Iconos pequeños del menú contextual que aparece (esta opción de tener 10 iconos reducidos sólo está disponible en Office XP o 2003, pero no en las anteriores).
Tras haber añadido los accesos directos que necesitemos podemos ordenarlos con su correspondiente menú contextual, que nos ofrecerá las opciones de cambiar su posición en la lista como se puede observar en la figura.
Los cinco accesos directos que ofrece Office por omisión (Historial, Mis documentos, Escritorio, Favoritos y Mis sitios de red) no se pueden quitar de la lista con los medios que ofrece la herramienta. Sin embargo sí es posible haciendo uso, cómo no, del registro de configuración del sistema.
Abra el editor del registro y navegue hasta la rama HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Common\Open Find\Places\StandardPlaces
Ésta es la ruta para Office XP. Deberá sustituir el 10.0 de la ruta por el correspondiente a su versión de Office. Una vez en ella (segunda figura adjunta) podrá hacer que desaparezca el icono que desee sin más que añadir una clave de tipo DWORD con el nombre Show (que por defecto toma el valor 0) en la clave correspondiente al acceso directo que desea eliminar. Por ejemplo, para eliminar el acceso directo a Mis sitios de red sólo tiene que crear la entrada Show en la clave Publishing. Lo mismo pasa con las demás entradas por defecto.
Tenga en cuenta que no vale de nada eliminar la clave, ya que Office la añade automáticamente en cuanto usted la elimina. La única forma de conseguirlo es mediante este valor Show.
En cuanto a los accesos directos personalizados que haya añadido puede controlar ciertos aspectos de su comportamiento sin más que añadir valores de tipo DWORD de la misma forma que acabamos de describir bajo sus correspondientes claves en HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Common\Open Find\Places\UserDefinedPlaces. Los valores de comportamiento que se pueden ajustar son los siguientes:
View: controla el modo en que se visualizan los contenidos de la carpeta a la que apunta el acceso directo. Los valores válidos son: 1 para lista de archivos, 2 para detalles, 3 para resumen y 4 para obtener una vista previa de los mismos.
ArrangeBy: permite escoger el criterio con el que aparecerán ordenados los archivos en la vista del diálogo. El valor 1 obliga a que estén ordenados por nombre, el 2 por tipo, el 3 por tamaño y el 4 por fecha de creación.
SortAscending: si vale 1 el orden es ascendente y si vale 0, descendente.
Con todos estos valores se obtiene una gran flexibilidad, incluso mayor que la que ofrece el propio sistema operativo. Es una lástima de todos modos que no haya un único lugar en el que se pueda configurar esto para todas las aplicaciones.
Esperamos que este texto haya satisfecho las inquietudes de todos los lectores que nos han escrito y que usan más los diálogos de Office que los de cualquier otra aplicación, a los que este consejo práctico les resultará mucho más útil que el anterior.

Ajustar la ruta por defecto de los programas
Otra cuestión que sería de mucha utilidad es que, cuando abriésemos un cuadro de diálogo de selección de archivos como los anteriores, éste apareciese directamente posicionado en la carpeta que usemos con más frecuencia. Esto evitará que tengamos que movernos a través de la jerarquía de carpetas de nuestro disco duro para llegar a dicha ubicación cada vez que iniciemos el programa.
Para conseguir este efecto con una aplicación cualquiera de Windows podemos usar este truco. Localice el acceso directo que ejecuta el programa (estará casi seguro en el menú Inicio » Programas, aunque puede que usted lo lance desde el escritorio o desde la barra de inicio rápido). Pulse con el botón derecho sobre él y escoja la opción Propiedades en el menú contextual. Introduzca la ruta inicial que desee en el campo Iniciar en:, tal y como ilustra la figura adjunta. A partir de ahora cuando ejecute la aplicación los diálogos de selección de archivos mostrarán por defecto el contenido de la carpeta o unidad que acabamos de especificar.
Por desgracia este truco tan sencillo tampoco funciona con Microsoft Office. En este caso lo que debemos hacer es especificar desde las propias aplicaciones las rutas que queremos emplear para diversas cuestiones. Abra Word o Excel y utilice el menú Herramientas » Opciones. En la pestaña Ubicación de archivos podrá especificar las rutas iniciales para abrir y guardar documentos, obtener imágenes, plantillas, etc. (segunda figura adjunta).

Repetir las búsquedasde manera sencilla
Un último truco rápido. Si realiza con frecuencia búsquedas de archivos muy similares (por ejemplo todos los gráficos de una carpeta, los ar

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