| Artículos | 01 DIC 2001

OfiPro 2002 para Windows

Tags: Histórico
Paquete integrado de gestión empresarial
Francisco Martín.
OfiPro 2002 sigue la excelente curva ascendente de mejoras y actualizaciones que inició allá por 1990. Se trata de una aplicación para oficinas que puede hacer las delicias del contable y, en general, del administrativo responsable de registros comerciales, de inventarios, de puntos de venta, de cobros y pagos, y de inmovilizado.
Las distintas áreas de control y actividad de que se compone la gestión de una empresa comercial, incluida la misma contabilidad, están tratadas en esta aplicación de una forma obvia, aunque no simplificada. Las fichas de entrada de datos y los formatos de consulta rápida o de informes en regla (listados) se han cuidado con la suficiente (a veces excesiva) prolijidad, siempre sin perder el carácter intuitivo y el fácil manejo que distinguen a esta aplicación desde sus primeras versiones. Y todo ello con una especial atención al tránsito y adopción definitiva del euro.
El paquete integrado consta de dos aplicaciones conectadas entre sí: GesPro y ContaPro. La primera aplicación permite una gestión integral de almacenes y de los débitos y créditos generados por el movimiento de los mismos (compras, ventas, clientes, proveedores). También gestiona la tesorería, y los tickets de caja y terminales punto de venta. Permite incluso la conexión con sistemas de auto-venta y pre-venta, mediante la comunicación de la aplicación con uno o varios terminales portátiles de los responsables de estas gestiones comerciales. Dicho de otro modo, un simple repartidor o agente comercial puede gestionar a distancia su trabajo dando de alta a nuevos clientes, consultando precios y existencias y cursando pedidos a la central.
La gestión de inventarios es un indudable punto fuerte de OfiPro 2002. Tanto la gestión de referencias como de los almacenes (movimientos, saldos, listados) tiene lugar con el suficiente detalle (proveedores, precios, pedidos, altas y bajas por compras y ventas, agentes comerciales, etc.), pero sin que el usuario se sienta en ningún momento perdido por el cúmulo de información. Un sistema de fichas con pestañas, de consultas rápidas (botones con puntos suspensivos) y de creación “al vuelo” del dato que se necesita, permiten este difícil equilibrio entre la riqueza informativa y la fácil comprensión. Sólo en algunas ocasiones este equilibrio deja de ser tal. Éste es el caso, en nuestra opinión, del tratamiento que el paquete hace de fabricación. En cambio, consideramos muy acertada la novedad de la planificación de stocks según fechas de recepción y entrega de pedidos y el cálculo por días del nivel previsible de esos stocks
También hemos vuelto a revisar el sistema de gestión de cobros y pagos, naturalmente enlazado con el de compras y ventas. El programa permite no sólo el control de extractos bancarios, sino también la impresión de cheques o de pagarés y, obviamente, una detallada previsión de entradas y salidas de efectivo por bancos y cajas. Una previsión que puede ser diaria o por cualquier intervalo temporal que se desee especificar. La adaptación al Euro desde 1999 constituyó un punto clave en esta aplicación, como lo ha sido en otros programas asimilables. Una adaptación que, en el deseo del fabricante, no se hizo de una vez por todas. La prueba de su constante renovación está, por ejemplo, en la posibilidad que esta nueva versión añade al primer formato de Recibos de exhibir el importe total del recibo en una “segunda divisa” (Euros-Pesetas), atendiendo las actuales y las previsibles necesidades del próximo 2002.
La tienda Web es otra interesante novedad. Muchos usuarios presentes y futuros del paquete van a agradecer de seguro esta ambiciosa mejora. Se trata de aprovechar los registros de la flexible base de datos que gestiona GesPro para crear una página Web donde se ofrezcan artículos y precios disponibles en la empresa. Unas opciones de menú, algo dispersas, permiten crear la página y visualizarla antes de su visto bueno definitivo. Una vez creada, es posible enviarla a Internet, para lo cual el fabricante ofrece incluso un sistema de hosting que, efectivamente, hace que el usuario pueda “disponer de su tienda en un tiempo récord”. Idea sin duda excelente que se irá afinando y enriqueciendo en las próximas versiones.
OfiPro 2002 demuestra un extremado esmero tanto en los elegantes listados como en las fichas de introducción de datos: elegantes y claros. Y para más comodidad, tales listados se ofrecen siempre por pantalla o por impresora. Por otra parte, una prueba de la variedad de estos listados puede verse con los relativos a los agentes comerciales. Se pueden obtener como listados generales, en forma de fichas individuales, por direcciones y teléfonos, y aún pueden añadirse otros tipos de formato creados por el usuario.
En cuanto a ContaPro, el paquete de contabilidad, éste viene con algunas adaptaciones sectoriales nuevas (en concreto, las Sociedades Anónimas Deportivas y las Empresas Vinícolas). Ya tuvimos ocasión de subrayar las facilidades que en la elaboración de asientos (y su visualización) presenta esta aplicación. La presente versión aporta interesantes novedades, como el botón que permite copiar asientos. Además de copiarlo, el programa se sitúa en modo edición para modificar el campo deseado en la copia realizada. Destacaremos también entre dichas novedades el nuevo modelo de impresión del 347 (Declaración de Operaciones con Terceros por más de 500.000 PTA), al tiempo que se permite seleccionar el soporte legible por ordenador según las especificaciones de la Agencia Tributaria. Esta misma preocupación legal hace que ContaPro genere no sólo los impresos de Cuentas Anuales para su depósito en el Registro Mercantil, sino también los archivos importables por el programa del Colegio Nacional de Registradores.
Algunas inconsistencias todavía perduran: entrando en Importar pedido del menú Web, no fue posible salir sin dar alguno de los códigos del agente, lo que obliga a reiniciar el programa. También queda pendiente el tránsito natural de GesPro a ContaPro, aunque el esfuerzo por agilizarlo es más que evidente en las últimas versiones.
La aplicación corre bajo Windows 95, 98, Millennium, NT 4 o Windows 2000, con un mínimo de 16 MB de RAM. Es capaz de gestionar hasta un millón de clientes o proveedores y dos mil millones de asientos, con importes de hasta 11 enteros. Se ha construido a partir del gestor de base de datos Microsoft Visual FoxPro, a 32 bits y con tecnología de programación orientada a objetos. Genera ficheros DBF y es multidivisa y multiusuario. Responde de forma aceptablemente ágil y segura.
En resumen, una aplicación en alza tanto en el perfeccionamiento de sus procesos de entrada y consulta de datos, como de ampliación de sus utilidades. Y todo esto sin perder el norte de su objetivo inicial: ofrecer a la pequeña y mediana empresa comercial (e industrial) una herramienta informática amable, sólida y en continua innovación.


Elemento nuevo Descripción
Precios de venta Posible actualización de precios según coste última compra o PMP para cada gama.
Bloqueo documentos Protección contra modificaciones/eliminaciones de documentos de fabricación, compras y ventas.
Tickets de caja y TPV El acceso a estas opciones es directo (antes se hacía desde Ventas). Posible clave de acceso.
Previsión de stocks Per

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