| Artículos | 01 NOV 2000

OFIPRO 2000 v4

Tags: Histórico
Gestión comercial y contable integrada
Francisco Martin.
La nueva versión 4 de OfiPro 2000 potencia todavía más las buenas cualidades ergonómicas y de versatilidad que ya demostraba en las versiones anteriores.

El propósito de Ofipro 2000 es ofrecer a la pequeña y mediana empresa un programa comercial (GesPro), con una moderna gestión de compras, fabricación, almacén y ventas, que, además, se integre de forma fácil con un segundo módulo de contabilidad (ContaPro). Su diseño y desarrollo se ha llevado a cabo teniendo en cuenta los estándares Windows en todo momento, por lo que resulta extremadamente fácil de manejar.
Para el departamento de administración y contabilidad, Ofipro 2000 puede convertirse en un paquete integrado análogo a lo que MS-Office 2000 representa para cualquier oficina. Su funcionalidad se extiende no sólo a los circuitos de compras, almacén y ventas, sino que permite, además la elaboración de libros y cuentas anuales, y la cumplimentación de las declaraciones a Hacienda en sus modelos oficiales.

GesPro 2000
El módulo dedicado a la gestión comercial, GesPro 2000, se compone de 10 menús de opciones: Archivos, Movimientos, Fabricación, Compras, Ventas, Tesorería, Varios, Utilidades, Edición y Ayuda.
El orden de los menús obedece a la misma lógica de prioridades de tareas que muestra un usuario normal. Una “atrevida” curiosidad que nos parece del todo defendible es la siguiente: en el menú Ayuda, último citado, el usuario puede encontrar no sólo orientaciones sino también opciones de activación de las más comunes herramientas de escritorio y cálculo :Calendario, Calculadora, Conversor de divisas- con indicación de las teclas de función que también las activan.
En general, toda gestión comercial debe tener en cuenta dos vertientes, la vertiente física, compuesta de tres circuitos (Compras y/o Fabricación, Almacenes, Ventas), y la vertiente monetaria, igualmente formada por tres grandes áreas de gestión (Proveedores, Clientes, Pagos/Cobros). Dos vertientes sólo disociadas en el plano conceptual, pues en la práctica diaria aparecen íntimamente ligadas (y con frecuencia simultaneadas).
En la vertiente física juegan un papel central los Almacenes, y este análisis ha prestado una atención especial al tratamiento que reciben en GesPro 2000. En la vertiente financiera, quizás el aspecto más destacable es el de Pagos/Cobros (movimientos de caja y bancos) y dentro de este ámbito colocaremos una de las funciones comerciales más típicas de la atención al cliente consumidor, que son los tickets de caja y los TPV (terminales punto de venta), que ilustran mejor que ninguna otra función la imbricación práctica de las dos vertientes antes señaladas.

Almacenes
El control de las necesidades de stock puede establecerse a partir de las necesidades de los clientes (sus pedidos en firme). Y el procedimiento para cursar pedidos a los proveedores contempla no sólo la inclusión del texto del pedido, sino también la posibilidad de guardar toda la documentación recibida de proveedores, junto con el envío por correo electrónico de nuestros pedidos. Esta última posibilidad es todavía más transparente cuando el proveedor, a su vez, utiliza GesPro 2000 para aceptar pedidos de sus clientes.
El programa permite realizar un seguimiento exhaustivo de todas las incidencias de los almacenes. Para ello, el usuario puede dar de alta o baja no sólo los envíos de proveedores o a clientes, sino también los intercambios entre los mismos almacenes de la empresa, los artículos que fabrica y las diferencias de inventario que resulten de deterioros, extravíos, sustracciones...
En todo momento se conoce el dato físico de las existencias actuales y su distancia hasta el stock establecido como mínimo o como recomendado. Igualmente, la aplicación informa de las existencias ya pedidas. Y si a todo ello añadimos la posibilidad de introducir los datos mediante código de barras, tendremos una justa idea de la complejidad del programa unida a la notable comodidad y facilidad de uso con que se presenta
El usuario establecerá los datos de partida en el menú de Ficheros, al que tradicionalmente se confía en este tipo de aplicaciones la parametrización del sistema, es decir, la información maestra con la que contará la aplicación de forma permanente. Posteriormente, una compra o una fabricación dará lugar al alta correspondiente en el almacén que se indique. Y una venta dará lugar a una baja automática, siempre desde sus menús correspondientes. En el menú Movimientos es posible también regularizar los almacenes, es decir, ajustarlos a eventualidades extracontables como sería la pérdida o el deterioro de determinados artículos.
La aplicación permite incluso enlazar los almacenes con terminales portátiles auto-venta y preventa, lo que hace posible que un agente comercial o repartidor pueda realizar una gestión comercial remota (como dar de alta clientes, consultar precios y stocks, realizar pedidos…), a través de un pequeño ordenador o terminal portátil. Esto se realiza a través de un sencillo mecanismo de exportación/importación de datos: por un lado, GesPro 2000 exporta al terminal portátil los datos que éste necesita, e importa los nuevos datos que el agente comercial o repartidor ha ido generando en el terminal portátil a lo largo de la jornada.
Otro de los puntos dignos de resaltar es que GesPro 2000 posibilita la gestión física y monetaria de artículos por componentes. Esto quiere decir que podemos crear artículos compuestos por varios elementos (un aparato de alta fidelidad, un ordenador) cuyos componentes son, a su vez, objeto de seguimiento individualizado (un monitor, un amplificador, etc.). Para cada uno de estos artículos, simples o compuestos, puede habilitarse un control de garantía o de servicio técnico mediante el correspondiente número de serie.

La vertiente monetaria
Por la parte de las deudas y pagos a los proveedores, GesPro 2000 permite elaborar, de forma automática, una sola factura sobre los datos de varios albaranes de un mismo proveedor. Y una vez elaborada, establecer las modalidades de pago y controlar los días de vencimiento y pago. El pago a proveedores (al igual que el cobro de clientes) puede realizarse por banco en el primer vencimiento, y otro distinto para el resto de los vencimientos. En este punto debemos resaltar el modo ejemplar con que se ha resuelto, no sólo el problema del Euro, sino también el de cualquier cambio a otras divisas.
Y por la parte de los clientes, igualmente gestiona los días de pago, y mes de no pago, puede agrupar albaranes en una sola factura, y avisar al cliente con respecto a cualquier operación monetaria (facturación, cobro). Todo lo cual puede realizarse especificando también zonas de venta y tipos de clientes, y hasta el transportista y si el porte es pagado o debido. GesPro 2000 permite, además, realizar un cuidadoso control de los agentes comerciales y de las comisiones de ventas y por facturas cobradas.
En cuanto a la fijación de precios y descuentos, el programa ofrece al usuario, al igual que lo hacía en la versión anterior, un asistente que facilita la tarea de fijar precios redondeados o psicológicos de los artículos (por alteración de una unidad, cinco, las decenas, las centenas, etc). Se pueden introducir los precios con IVA incluido, y

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