| Artículos | 01 DIC 1998

OfiPro 2000: una propuesta contable

Tags: Histórico
Contabilidad y gestión comercial
Francisco Martín.

OfiPro 2000 se presenta con buena parte de las garantías de éxito que en teoría debe tener todo producto comercial . En primer lugar, lo presenta una empresa con una demostrable voluntad de servicio a sus clientes . La atención a los mismos, el soporte técnico, el trato amable de sus comerciales y expertos, son algunos de los extremos de los que puede dar fe éste que escribe . Dos botones de muestra son el mismo Manual del Usuario ( un impecable volumen de 320 páginas ) y su página web en Internet, a la que aludiré después .

Ofipro 200 se compone de dos módulos: la gestión comercial y la contable . Este análisis se ha realizado tras múltiples pruebas de introducción de datos, peticiones de informes y listados, observación del contenido y las características de los archivos creados, activación de botones de ayuda y atajos, etc . , en ambos módulos indistintamente . Así como el estudio de la interconexión de éstos .

Sin duda sólo un empleo exhaustivo de todos los recursos que el programa pone a disposición del usuario podrá dar la verdadera medida de la virtualidad y de las posibilidades de OfiPro 2000 . Espero, sin embargo, contribuir a orientar al lector sobre aquellos extremos que, en mi opinión, merecen figurar entre lo más destacable de este paquete .

La gestión comercial

A los ojos de cualquier administrativo, la gestión comercial empieza por ser un triángulo con tres vértices: a ) proveedores ( datos estables y de compras ) ; b ) clientes ( datos condiciones estables y de ventas ) ; c ) almacén o almacenes de productos ( datos cuantitativos, valorativos y movimientos ) .

Esta trilogía contable, proveedores ? > almacenes ? > clientes, se complementa con un cuarto aspecto fundamental: d ) el control del dinero, auténtica savia que vitaliza y convierte el triángulo en una noria circular donde cada vuelta cuenta como una aportación al margen comercial de un ejercicio .

Una gestión comercial significa, pues, el seguimiento físico y económico de las compras y de las ventas de la empresa, junto con el control de los almacenes, que acusarán las entradas y salidas de los artículos objeto de comercio . OfiPro 2000 ha plasmado esta realidad ya en su barra de menús, aunque con ciertos añadidos dignos de notar: Ficheros, Movimientos, Fábrica, Compras, Ventas, Tesorería, Varios, Utilidades, Edición y Ayuda

Llama la atención el menú Fábrica dentro de una gestión comercial . Se trata de una interesante novedad de esta última versión . El menú ofrece las siguientes opciones: Secciones, Operarios, Operaciones, Órdenes de Fabricación, Partes de Trabajo .

La ambición omnicomprensiva del producto es obvia: quiere dotar los registros de almacenes de todo tipo de artículos, materiales, componentes, productos fabricados y productos comprados ya hechos . Lo que significa fundir osadamente la gestión comercial con la gestión industrial .

Ahora bien, aunque loable, el intento queda en OfiPro a mitad camino de una verdadera contabilidad industrial del tipo que ofrecen otros fabricantes con un módulo especializado ( Dimoni, por ejemplo ) . Y esto, a pesar de que en el menú Movimientos exista, además, una opción Producción, algo equívoca, pero muy oportuna: es una opción que permite el seguimiento de los movimientos por conjuntos de artículos ( como, por ejemplo, un lote de productos ofertado a un precio global ) . Su entrada o salida en almacén como conjunto, repercutirá en el informe sobre el stock disponible de los componentes que forman dicho conjunto . Piénsese en una tienda de electrodomésticos donde se venden equipos de alta fidelidad ( CD, altavoces, casete, amplificador . . . ) y se venden altavoces, casetes, amplificadores, individualmente .

En los Ficheros se introducen los datos estables tanto de los clientes, como de los proveedores y de los artículos . El menú Movimientos se encarga de registrar la situación contable y real de los almacenes, incluidos, como ya he dicho, los productos terminados . Es aquí donde aparecen datos fundamentales para la gestión de almacenes: inventario o recuento real de existencias, stock pendiente de recibir, stock apartado para expedir, stock mínimo, recomendado, por cajas . En el campo Tipo se consigna, con una sigla de dos letras, la operación o el justificante del movimiento . Unas siglas necesarias para el programa aunque difíciles de asimilar por el usuario . Seria buena idea que, en próximas ediciones, apareciera una síntesis de las mismas en la barra de estado o en forma de globo al pasar el cursor por esa zona .

Los menús Compras y Ventas se encargan de la generación de documentos por esas dos operaciones: el documento de pedido a un proveedor y la factura por venta a un cliente . Incluso permite atender las ventas menudas mediante la opción de tickets de caja elaborados sobre datos procedentes de un TPV ( terminal punto de venta ) o de un código de barras .

El menú Tesorería se encarga del control del dinero . Gestiona los vencimientos de facturas a cobrar o a pagar, así como los cobros y pagos que se van realizando .

Los restantes menús ( Varios, Utilidades, Edición y Ayuda ) me parecen completamente justificados salvo el de Edición, que debería resolverse como un botón de acciones .

La gestión contable

Así como en el apartado anterior he considerado un acierto la estructuración de la barra de menús en los ocho citados, la barra que corresponde a la gestión contable no me parece tan racional: Asientos, Plan, Efectos, Resultados, Impuestos, Varios, Utilidades, Ayuda

Es verdad que, como bien afirma el fabricante, todo este módulo gira en torno del diario, y más en concreto del asiento, como la tarea administrativa clave para todo sistema contable informatizado . Pero se ha perdido una ocasión de racionalizar, y hasta simplificar, la presentación en menús de todo el proceso contable . Así, por ejemplo, el menú Plan, con tan sólo dos opciones, Plan Contable y Configuración del Plan Contable no me parece que deba ocupar todo un apartado de la barra de menús . ¿ Por qué no aproximar los planteamientos de GesPro y ContaPro ( y de las aplicaciones Windows ) empezando por un menú de Archivos donde no sólo se dé cabida a los correspondientes al Plan contable sino a los de las empresas ?

Esto, sin embargo, no empaña la opinión favorable que me merece una función tan bien resuelta como la mencionada de Configuración del Plan Contable, a través de sus numerosas pestañas . Mediante esta opción se pueden definir algunas correspondencias y agrupaciones interesantes: las cuentas de Existencias y sus correspondientes cuentas de variaciones, las de Inmovilizado y sus correspondientes amortizaciones, las cuentas que integran el Modelo 130 para Hacienda, qué cuentas de facturas forman parte de la base imponible y qué cuentas resultan excepciones a la misma . Esta clasificación de cuentas por grupos fácticos permite definir incluso las cuentas que recogerán las diferencias por redondeos euro, tanto negativas como positivas .

Puestos a resaltar la necesidad de una mejor racionalización de estos menús, señalaré que en el menú Resultados se han incluido trece opciones, muchas de los cuales apenas pueden entenderse como resultados, en el sentido contable más inmediato: por ejemplo, un listado de diario, los extractos de cuentas y los libros-registro preceptivos de impuestos . A este propósito, señalaré que el diseñador de informes me ha dado algún que otro problema de visualización, especialmente cuando mantenía cargado al mismo tiempo otro programa Windows, como el procesador de textos Word 97 . Así, el cursor no me avisó al momento de insertar un objeto ( por ejemplo el texto predefinido de una memoria ) del trabajo que estaba realizando el programa .

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