| Artículos | 01 JUL 2005

Office 2003 más seguro

Tags: Histórico
Cómo restringir el acceso a los archivos
Rodolfo de Benito.
La seguridad y el control de acceso a la información son cuestiones de gran relevancia en cualquier entorno. este mes vemos varios trucos orientados a la protección de archivos como, por ejemplo, restringir el uso de formatos y estilos, impedir la impresión de un archivo o ponerle una fecha de caducidad.

Impedir cambios en el formato de un documento
Suponga que prepara un informe en Word que va a ser distribuido a otras personas para que completen cierta información. El documento tiene un estilo determinado en cuanto a formatos se refiere como, por ejemplo, tipografía, formatos de párrafo, etc.; pero ¿qué ocurre si cada persona que lo modifica escribe con un tipo de letra y tamaño diferente o aplica estilos poco apropiados? El resultado quizá no sería muy adecuado y obligaría al autor del informe a modificarlo.
Lo ideal sería que el documento estuviera configurado de tal manera que sólo permitiera emplear unos estilos determinados. Veamos cómo:
1. Seleccione Herramientas » Proteger documento y active la opción Limitar formato a una selección de estilos.
2. Pulse el enlace Configuración... y deje marcados solamente los estilos que van a poder emplearse, por ejemplo: Normal, Título 1, Título 2 y Título 3.
3. Pulse el botón Sí, comenzar a respetar la protección e introduzca una contraseña. Ésta actuará como guardián del formato y sólo aquellos que la conozcan podrán utilizar otros estilos diferentes a los permitidos.
Guarde los cambios e intente aplicar un estilo con ayuda de la barra de formato. Word le vedará el acceso a aquellos formatos que violen los estilos permitidos.
Puede desactivar esta restricción en cualquier momento seleccionando en el menú Herramientas » Desproteger documento e introduciendo la contraseña.

Cómo restringir la edición e incluir excepciones
En esta ocasión, el autor del informe lo presenta a otras personas para que añadan sus comentarios al documento y modifiquen, borren o añadan lo que sea preciso pero teniendo constancia de los cambios introducidos por cada persona. Para lograrlo se puede restringir la edición de la forma siguiente:
1. Seleccione Herramientas » Proteger documento y active la opción Admitir sólo este tipo de edición en el documento.
2. En la lista desplegable que acompaña a esta opción seleccione Cambios realizados para activar el seguimiento de cambios y posibilitar su revisión o seleccione Comentarios para permitir únicamente la inserción de este tipo de textos.
3. Pulse el botón Sí, comenzar a respetar la protección e introduzca una contraseña.
De igual forma puede actuar en caso de que quiera impedir la modificación del archivo si selecciona la opción Sin cambios (sólo lectura) o para permitir rellenar los campos de un formulario de Word si selecciona la opción Rellenando formularios.
Una vez establecidas las restricciones, guarde el archivo y modifíquelo para comprobar su funcionamiento.
Continuando con el ejemplo del informe y suponiendo que cada persona que completa el documento sólo puede hacerlo en una parte concreta ¿cómo podemos asegurarnos de que realmente no modifica otros apartados? Aquí es donde entran en juego las excepciones, ya que permiten indicar qué partes de un documento restringido pueden ser modificadas libremente, bien sea por todos los usuarios o por aquellos que se indiquen. Eso sí, siempre y cuando se trate de una restricción de tipo Sin cambios (sólo lectura) o de tipo Comentarios. Tan sólo hay que seleccionarlas en el documento y marcar la casilla correspondiente al grupo de usuarios con permiso para modificar esa parte del documento.

Instalar Windows Rights Management
Si necesita utilizar restricciones más avanzadas como, por ejemplo, impedir la copia, reenvío y edición de archivos Office entonces tendrá que confiar en la Gestión de Derechos de Información o IRM disponible en Office 2003. Pero para poder empezar a disfrutar de este control sobre la distribución de archivos es necesario instalar previamente el cliente de Windows Rights Management. En este truco veremos cómo hacerlo.
El proceso de instalación es el siguiente:
1. Muestre el panel de tareas Proteger documento (Herramientas » Proteger documento) y pulse en el enlace Restringir permiso, situado en la parte inferior de dicho panel.
2. Un mensaje le indicará que para utilizar IRM es necesario instalar el cliente de Windows Rights Management, pulse el botón Sí para iniciar el proceso.
3. Un cuadro de diálogo le dará opción a ejecutar o guardar el archivo MSDRMclient.msi, pulse Ejecutar.
4. Dependiendo de su navegador de Internet y de la versión del mismo, puede aparecerle una advertencia de seguridad pidiéndole autorización para ejecutar el archivo que acaba de descargar de Internet. Pulse Ejecutar.
5. Se iniciará el asistente para la instalación del cliente Windows Rights Management, siga las indicaciones para completar la instalación.

Cómo probar IRM sin Windows Server 2003
Otro requisito para trabajar con IRM es disponer de Windows Server 2003 con los servicios de Windows Rights Management. Si ese no es su caso, Microsoft ofrece la posibilidad de utilizar igualmente esta funcionalidad mediante la suscripción gratuita al servicio de evaluación de IRM. Este servicio de prueba utiliza el pasaporte Microsoft (.NET Passport) como medio para identificar y autenticar al usuario y, por tanto, es necesario contar con dicho pasaporte para completar la suscripción. En cualquier caso, el propio proceso de suscripción facilitará el modo de conseguir el pasaporte si no se dispone de él.
Para suscribirse al servicio de evaluación de IRM siga estas indicaciones:
1. Seleccione en el menú Archivo » Permiso y haga clic en No distribuir. Tras realizar esta operación aparecerá el asistente de registro al servicio.
2. Seleccione la opción Sí, deseo suscribirme a este servicio de evaluación gratuito de Microsoft y pulse Siguiente.
3. Es el momento de indicar si se dispone de una cuenta .NET Passport o si se va a crear una nueva. Seleccione la opción adecuada y avance al siguiente paso del asistente, completando los pasos necesarios para crear la nueva cuenta .NET Passport, si ese ha sido su caso.
4. Para comprobar si el pasaporte es válido, el asistente le solicitará que introduzca su dirección de correo electrónica y contraseña. Hágalo y pulse Iniciar sesión.
5. Una vez autenticado, teclee nuevamente la dirección de correo electrónico (la que ha utilizado en el punto anterior) y avance al paso siguiente.
6. En este paso indicará qué tipo de certificado va a descargar. Si usted está en el ordenador donde va a utilizar habitualmente los servicios RMI entonces seleccione Estándar. Si usted está en otro ordenador o sólo quiere utilizar el certificado una vez entonces seleccione Temporal. Avance al siguiente paso para comenzar con la descarga del certificado.
7. Una vez descargado se le informará de que el certificado está instalado y sólo resta pulsar Finalizar para poder comenzar a usar el servicio RMI.

Restringir el acceso a un archivo
Si ya dispone del cliente de Windows Rights Management y se ha suscrito al servicio de prueba de RMI o dispone de Windows 2003 Server con los servicios RMI habilitados entonces ya puede utilizar los permisos para restringir el acceso a sus archivos de Word, E

Contenidos recomendados...

Comentar
Para comentar, es necesario iniciar sesión
Se muestran 0 comentarios
X

Uso de cookies

Esta web utiliza cookies técnicas, de personalización y análisis, propias y de terceros, para facilitarle la navegación de forma anónima y analizar estadísticas del uso de la web. Consideramos que si continúa navegando, acepta su uso. Obtener más información